Analizamos algunos ejemplos de juntas de reuniones por niveles y repasamos las mejores prácticas para sacar el máximo partido de sus reuniones a todos los niveles.
Entender las juntas de nivel
Los tableros por niveles, también conocidos como tableros de gestión visual, son una herramienta esencial para facilitar las reuniones por niveles (también conocidas como huddles). Estos tableros son pantallas físicas o digitales que presentan datos e información clave en un formato visible y normalizado. Al hacer que esta información esté fácilmente disponible, los tableros de nivel contribuyen a fomentar la transparencia, promover la comunicación y garantizar que todo el mundo tenga una predisposición para la acción.
Los elementos comunes que se muestran en un tablero de niveles pueden incluir:
- Métricas de rendimiento: Puede incluir indicadores clave de rendimiento (KPI), como el rendimiento de la producción, los índices de calidad o los incidentes de seguridad. Las métricas deben ser relevantes para el equipo y estar alineadas con los objetivos de la organización.
- Estado de la resolución de problemas: Puede incluir información sobre problemas actuales, análisis de causas y medidas correctivas. También puede hacer un seguimiento del progreso de las iniciativas de mejora en curso.
- Estado de trabajo estándar: Puede incluir tareas rutinarias, listas de comprobación u horarios de turnos. Esta sección ayuda al equipo a cumplir sus funciones y responsabilidades en el momento oportuno y a buscar ayuda cuando sea necesario.
- Comunicación: Puede incluir actualizaciones de la dirección, reconocimientos para los miembros del equipo o recordatorios sobre próximos eventos. Esta sección ayuda a fomentar la cohesión y el compromiso del equipo.
Reuniones escalonadas y juntas escalonadas: Cómo funcionan juntas
El objetivo de una reunión por niveles es revisar la información del tablón de niveles, debatir cualquier problema o reto y planificar la mejora continua. Estas reuniones suelen ser breves y estructuradas, con un orden del día claro y funciones específicas para los participantes.
Una reunión por niveles podría seguir una estructura como la siguiente:
- Revisión de las métricas de rendimiento: La reunión comienza con una revisión de los indicadores clave que aparecen en el tablero de niveles. Esto ayuda a garantizar que todos comprenden el estado actual de las operaciones.
- Discusión de problemas y retos: A continuación, el equipo discute cualquier asunto o problema que haya sido escalado desde un nivel inferior. Cualquier cosa que requiera el apoyo de otros, una decisión, priorización o simple concienciación.
- Plan de mejora continua: Por último, el equipo discute las acciones para abordar los problemas identificados y los planes de mejora continua. Esto puede implicar la asignación de tareas, el establecimiento de plazos o la programación de reuniones de seguimiento.
Each tier in the organisation will have its own meeting, starting with frontline teams and progressing up to senior management. This “cascade” of meetings helps to ensure that information is shared and acted upon at all levels of the organisation. This is supported by, and built on, the tier meeting board.
Ejemplos de juntas de nivel
A continuación se ofrecen algunos ejemplos de cómo puede recogerse y visualizarse la información de una reunión de nivel en el tablón de la reunión de nivel:
Ejemplo 1: Reunión de nivel 1 sobre seguridad, calidad y suministro
This is an example of a highly visual, tier meeting board that enables a frontline team to understand performance across key pillars every day. The information presented on graphs and charts acts as agenda items to discuss. Even better, as all data is captured in real-time and linked on TeamAssurance, the team can investigate and share further information.
Por ejemplo, el informe de incidencias específico de un problema de tiempo de inactividad, la lista de comprobación de fin de turno del día anterior, los datos de producción del activo, etc.
Ejemplo 2: Informes de gestión de nivel 2
Este tablero de niveles para los niveles 2 y superiores cubre la información básica que los gerentes y supervisores necesitan para el debate interdisciplinario. Desde el S-Chart de seguridad estándar hasta los informes PowerBI integrados, pasando por las próximas actividades y sus dependencias. Todo se presenta y captura en el DMS, lo que permite un debate significativo y la alineación del nivel.
Temas clave para unas reuniones de nivel eficaces
Los paneles de nivel suelen incluir información que puede clasificarse en las tres áreas siguientes:
1. Personas
Esta área engloba la seguridad, la presencia y el estado de ánimo, la formación y los procesos de nuestro personal. Se puede utilizar una cruz de seguridad para visualizar el rendimiento en términos de seguridad.
Incluir un resumen de las competencias de los empleados, visualizado en una matriz de competencias (como la que se muestra a continuación en TeamAssurance) puede garantizar que ningún proceso quede huérfano o se pase por alto ningún día.
Aunque no se ve en muchas organizaciones, se puede utilizar un tablón de estado de ánimo para que los miembros del equipo expresen su estado de ánimo actual. Esto contribuye a identificar el compromiso del personal y ayuda a los miembros del equipo y a los líderes a navegar por sus interacciones mutuas. En entornos abiertos, honestos y psicológicamente seguros
2. Rendimiento
Indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos del puesto de trabajo o de la función. Estos KPI pueden visualizarse mediante gráficos, seguirse por turno y deben incluir una línea de objetivo. Si no se alcanza un objetivo, debe abordarse durante el debate de mejora continua en la reunión.
Además de los KPI, se puede hacer un seguimiento de determinados comportamientos que contribuyen a mejorar los resultados, como las 5S y las auditorías realizadas antes de empezar el turno, o la documentación de nuevas soluciones encontradas / comportamientos modelo en el trabajo estándar. El siguiente ejemplo muestra cómo, con un DMS digital, los miembros del equipo pueden grabar vídeo y compartirlo directamente en el tablón de niveles.
3. Ideas de mejora continua e identificación / escalado de problemas
Los temas de mejora continua que se debatan deben recogerse en tiempo real y debatirse en la reunión de nivel. Estos temas deben figurar en la pizarra de niveles. Además, cuando estos puntos están directamente relacionados con la estrategia y los objetivos de la organización, los equipos tienen un contexto adicional para el debate y su importancia.
Los problemas e ideas compartidos a través del tablón de niveles deben incluir descripciones y enlaces a datos. Esto nos ayuda a entender la definición del problema, a trabajar para identificar la causa del problema si se desconoce y a debatir contramedidas correctivas o preventivas. También significa que podemos asignar un propietario y un plazo a la actividad de seguimiento, incluso si esa actividad consiste simplemente en investigar o escalar el problema. Así nos aseguramos de que ninguna actividad se pierda en el olvido y no dejamos cabos sueltos.
Al cubrir las áreas anteriores en nuestras reuniones de nivel, nuestro personal se mantiene informado y las cadencias de mejora siguen avanzando.
Las reuniones escalonadas forman parte de un marco de I.C., no de una "isla" optimizada localmente
Un proceso de Gestión Diaria por Niveles que apoye todo el bucle PDCA es clave para la mejora continua. Pero, para alinear a todas las personas, procesos y sistemas implicados, hay que tener en cuenta cómo interactúan todos los elementos adyacentes. Las herramientas Lean de las que hablamos habitualmente, como las técnicas estandarizadas de resolución de problemas, los procedimientos normalizados de trabajo, etc., deben desarrollarse simultáneamente.
La imagen siguiente muestra cómo hemos desarrollado una plataforma interconectada para evitar "soluciones puntuales" (digitales o analógicas) localmente optimizadas e inconexas y mejorar la eficacia de su marco de C.I. para lograr los esfuerzos Lean de su organización.
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