La gestión diaria por niveles se refiere a reuniones recurrentes estructuradas celebradas entre distintos niveles de una organización para gestionar la actividad diaria/semanal/mensual y la resolución de problemas. Estas reuniones pueden utilizarse para compartir información, revisar el progreso, asignar actividades, tomar decisiones y resolver o escalar problemas.
Cuando se vincula a la estrategia empresarial global, la gestión diaria por niveles representa el La mayor herramienta de mejora continua en la organización, e implica al 100% de su plantilla en todas las funciones y a todos los niveles.
Las reuniones de nivel deben celebrarse con regularidad. Por lo general, cada equipo y nivel tendrá una cadencia natural que se alinea con un ciclo PDCA de mejora. Las organizaciones pueden diferir en la forma de dividir sus niveles, pero por lo general se trata de una estructura de 3 o 4 niveles.
Cuando se trata de iniciativas de mejora continua, el establecimiento de reuniones escalonadas es fundamental para el éxito. Es una estructura que nos permite trabajar en la empresa al tiempo que trabajamos en la empresa. Abordar simultáneamente lo urgente y lo importante permite a los líderes ser tácticos y estratégicos en sus funciones.
Ventajas de las reuniones escalonadas
Adoptar una estructura de reuniones escalonadas tiene muchas ventajas. Estas reuniones ayudan a:
- Mejorar la comunicación entre los distintos niveles de una organización
- Aumentar el aprendizaje y el trabajo en equipo
- Facilitar la toma de decisiones
- Resolver problemas con mayor eficacia
- Mejorar la moral y la productividad de los empleados
Puede parecer obvio, y tal vez sencillo, pero reunir a los equipos en foros estructurados y eficaces puede resultar complicado. Sin embargo, los beneficios suelen ser evidentes de inmediato, de ahí que deba darse prioridad al establecimiento de reuniones escalonadas en primera línea (Nivel 1).
Tipos de reuniones escalonadas
La cadencia de las reuniones de nivel varía en función del nivel de la organización en el que se lleven a cabo. Si bien es importante hacer un seguimiento diario de la marcha de las cosas, algunos proyectos a largo plazo pueden requerir un debate o un enfoque a intervalos menos regulares.
Una organización típica consta de tres niveles principales (aunque en algunos casos se extienden a cuatro). A continuación se ilustran los distintos niveles y la cadencia y el enfoque típicos de sus reuniones:
Daily Tiered Meetings
Estas reuniones se celebran todos los días en primera línea para debatir las prioridades del día y asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo. Suelen denominarse "reunión diaria", "reunión diaria de gestión", etc.
Son fundamentales para conectar y apoyar a la primera línea. Estas reuniones suelen girar en torno a un Consejo de Nivel 1 que destaca la información crítica visualmente sobre las funciones básicas (seguridad, calidad, prestación, etc.).
En una reunión diaria, los participantes deben revisar y debatir el rendimiento del día/turno anterior en relación con los objetivos y los planes para el turno siguiente. Es el momento de compartir cualquier problema, solicitar recursos o apoyo cuando sea necesario y también de celebrar los buenos resultados o los comportamientos modelo.
Cadence & Agenda:
Holding 240 daily meetings per year greatly limits the breadth, depth and overall engagement levels of the Teams involved. A richer approach is to hold 4 daily’s and a weekly; 3 weekly’s and a monthly; 2 monthly’s and a quarterly. This lets leaders get the right mix of Plan-Do-Check-Act into the routine. It also lets different members of the Team own different parts of the agenda.
Reuniones semanales por niveles
En estas reuniones se revisan los progresos, se debaten los retos y se hacen planes para la semana siguiente. Los jefes de equipo suelen dirigir estas reuniones para analizar las tendencias de rendimiento, señalar nuevos problemas y prestar apoyo transversal a otras funciones.
Asignación de recursos, evaluación comparativa del rendimiento de equipos y turnos, ajustes de calendarios, contactos proactivos con proveedores... son sólo algunos de los resultados habituales de las reuniones semanales, cuando se toma distancia del día a día.
Reuniones mensuales por niveles
En estas reuniones se revisan los objetivos a largo plazo, se analizan los avances de los proyectos de mejora y se realizan los ajustes necesarios.
Una reunión mensual de revisión debe incluir informes agregados e información de nuestros equipos de primera línea con el fin de proporcionar una visión holística de las operaciones, así como la escalada / resolución de problemas crónicos. Estas reuniones suelen requerir algunos informes de mayor alcance o mayor complejidad de consulta. Pueden revisarse los planes de desarrollo de los miembros del equipo y debatirse estrategias para superar o acelerar los problemas del mes anterior.
Agregación de datos
TeamAssurance también le permite extraer datos a PowerBI para superponerlos / crear los informes que necesite para proporcionar contexto e importarlos de nuevo al Tier board:
Por ejemplo: paretos de activos de bajo rendimiento, causas de los tiempos de inactividad o incluso tendencias de los minutos de inactividad mes a mes. Todos estos informes pueden prepararse automáticamente en tiempo real, listos para las reuniones de la función ejecutiva.
Los jefes de departamento y de función pueden utilizar estos foros como una oportunidad para corregir el rumbo de proyectos a largo plazo, ajustar objetivos, celebrar éxitos o compartir aprendizajes. Las reuniones mensuales por niveles también pueden incluir sesiones de desarrollo de habilidades para que los líderes ocupados apoyen el desarrollo de sus propias habilidades.
Quarterly Tiered Meetings
Estas reuniones escalonadas se celebran una vez al trimestre para revisar el rendimiento general de la organización y tomar decisiones estratégicas clave. El nivel ejecutivo puede alinearse con los objetivos, colaborar en cuestiones endémicas que se hayan planteado y tomar decisiones globales basadas en todas las aportaciones de la organización.
Los informes visuales que muestran las tendencias a lo largo del tiempo y agregan datos de equipos individuales son fundamentales para ayudar a los líderes a tomar decisiones informadas.
La preparación de estas reuniones puede resultar tediosa y laboriosa cuando los datos no son fácilmente accesibles o se almacenan en múltiples sistemas. A menudo nos encontramos con que éste es un punto problemático para los responsables de las organizaciones. El resultado es más trabajo administrativo para el personal de apoyo, o incluso que las reuniones trimestrales por niveles se pospongan o se pierdan.
Las cadencias trimestrales deben ser dirigidas por el nivel ejecutivo, pero eso no significa que los ejecutivos no deban tener el pulso del día a día. Un sistema de gestión diaria interconectado, accesible y en tiempo real contribuirá a ello, además de garantizar que la información adecuada esté disponible en la reunión trimestral.
Estructura escalonada de las reuniones
No existe una fórmula única para estructurar una reunión de nivel. Sin embargo, hay algunos consejos generales que pueden ayudar a garantizar que sus reuniones sean productivas y eficaces.
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Set clear goals and objectives for each of your tiered meetings
Antes de celebrar la reunión, tómese un tiempo para pensar en lo que espera conseguir. ¿Qué información necesita compartir? ¿Qué decisiones hay que tomar? Cuando tenga claros sus objetivos, podrá empezar a planificar la reunión en consecuencia.
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Invite a las personas adecuadas
No es necesario que todos los miembros de su organización asistan a todas las reuniones de nivel. Invite sólo a las personas esenciales para el debate. Esto le ayudará a mantener sus reuniones centradas y productivas.
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Crear una agenda
Un orden del día te ayudará a mantener el rumbo de la reunión. Antes de empezar la reunión, tómese su tiempo para elaborar un orden del día en el que figuren los temas que desea tratar. Así te asegurarás de que se traten todos los temas necesarios.
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Empezar y terminar a tiempo
El tiempo de la gente es valioso. Empieza y termina tus reuniones a tiempo para mostrar respeto por los asistentes.
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Encourage participation in tiered meetings
Las reuniones de nivel son una gran oportunidad para que los distintos niveles de una organización colaboren y compartan ideas. Anime a todos a participar en el debate. Esto ayudará a garantizar que todos estén de acuerdo y que se escuchen las ideas de todos.
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Summarise the tiered meetings (and next steps)
Al final de la reunión, dedique algún tiempo a resumir el debate y a determinar los pasos siguientes. Así te asegurarás de que todo el mundo está de acuerdo y sabe lo que tiene que hacer.
Ejemplo de orden del día para reuniones diarias por niveles
Estos son los elementos generales del orden del día de una reunión diaria de nivel 1:
- Revisión de las metas y objetivos de ayer:
- Repase lo que se hizo ayer, identifique los retos que se encontraron y establezca tareas de seguimiento.
- Debate sobre las metas y objetivos de hoy:
- Debatir lo que hay que hacer hoy e identificar los posibles retos.
- Lluvia de ideas:
- Organice una tormenta de ideas para encontrar soluciones a los problemas detectados. Establezca las tareas de seguimiento necesarias.
- Confirme los próximos pasos y responsabilidades:
- Reitere los próximos pasos/expectativas y asigne tareas. Asegúrese de que no hay actividades huérfanas.
Para que las reuniones sean eficientes y eficaces, es fundamental mantener el rumbo de las reuniones ciñéndose a la información presentada en el DMS. Para ello, resulta muy útil disponer de informes visuales, listas de actividades, listas de comprobación y riesgos y comportamientos modelo.
Garantiza que nuestros equipos se centren en abordar datos concretos, aportando información antes de la reunión en lugar de perder el tiempo recopilando datos o administrando la reunión.
Si se pregunta por dónde empezar con las Reuniones Diarias de Nivel 1, la respuesta es más fácil de lo que cree. Empiece con la mentalidad de eliminar las barreras que su equipo experimenta cada día y que les impiden alcanzar sus objetivos. Ellos son expertos en estos problemas, y normalmente son los líderes los que necesitan aprender aquí. Separar lo que está bajo su control de lo que necesita apoyo es el siguiente paso del líder de equipo. (Consejo: siempre hay muchas oportunidades de mejora bajo su control).
Uso de TeamAssurance para apoyar las reuniones de nivel
La plataforma TeamAssurance se creó para apoyar las actividades críticas de gestión diaria. Cuando se trata de reuniones por niveles, nuestra plataforma de trabajadores conectados permite al personal contribuir en primera línea, utilizando dispositivos móviles. Esto garantiza que la información se captura para su revisión en las reuniones por niveles, no hay carga administrativa y se mejora la comunicación y la coordinación.
También puede ayudar a identificar y resolver problemas más rápidamente.
Este estudio de caso de Pact Group es un magnífico ejemplo de cómo TeamAssurance ha integrado una estructura de reuniones por niveles y ha transformado sus procesos de mejora continua:
He aquí algunos ejemplos concretos de cómo nuestro DMS digital puede apoyar las reuniones de nivel:
- Crear y compartir órdenes del día: TeamAssurance facilita a los jefes de equipo la creación y el intercambio de órdenes del día para las reuniones por niveles. Esto ayuda a garantizar que todos los miembros del equipo conozcan los temas que se van a tratar y que tengan tiempo para prepararse.
- Seguimiento del progreso de las acciones: TeamAssurance puede utilizarse para hacer un seguimiento del progreso de los elementos de acción identificados durante las reuniones de nivel. Esto ayuda a garantizar que los elementos de acción no se olvidan y que se completan a tiempo.
- Almacenamiento de actas de reuniones: TeamAssurance puede utilizarse para almacenar las actas de las reuniones. Esto ayuda a garantizar que todo el mundo tenga acceso a las actas y que puedan consultarse fácilmente en una fecha posterior.
- Recogida y análisis de datos: TeamAssurance puede utilizarse para recopilar y analizar datos de las reuniones de nivel y durante un turno. Estos datos pueden utilizarse para identificar tendencias, hacer un seguimiento del rendimiento y mejorar el proceso.
- Con TeamAssurance, las organizaciones pueden mejorar la eficacia de sus reuniones de nivel. Esto puede conducir a una mejora de la comunicación, la coordinación y la resolución de problemas, lo que en última instancia puede conducir a una mejora del rendimiento operativo.
Puede ver todo esto en acción en una pizarra de gradas interactiva. Basta con colocar una pantalla, ya sea un quiosco táctil, un monitor de ordenador o un televisor, para que las reuniones tengan sentido.
Considerar la reunión de nivel como parte del marco general de la C.I.
Las reuniones de nivel ayudan a alinear a nuestro personal, nuestros procesos y nuestros sistemas. Sin embargo, debemos recordar que son una parte de un marco más amplio de mejora continua. Otras herramientas Lean, como las técnicas estandarizadas de resolución de problemas, los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) y un proceso de gestión diaria por niveles que respalde nuestro bucle PDCA completo, también son fundamentales para lograr el éxito a corto y largo plazo.
La siguiente ilustración muestra cómo hemos diseñado la plataforma TeamAssurance para evitar "soluciones puntuales" (digitales o analógicas) localmente optimizadas y desconectadas que pueden obstaculizar el avance hacia los objetivos de la organización.
Si usted es una empresa necesitada (o un consultor con clientes necesitados) y le gustaría explorar las oportunidades que ofrecen las herramientas digitales de Lean, póngase en contacto con nosotros para una demostración de la plataforma TeamAssurance hoy mismo.
