Para establecer una cultura del aprendizaje en su organización es fundamental que las estructuras y prácticas que permiten estas actividades se observen cada día, todos los días.
Toyota tiene un mantra de "todos, todos los días", lo que significa que se permite y se espera que todas las personas participen en la actividad de mejora continua como parte de su trabajo diario. La mejora continua, por su propia naturaleza, debe ser una actividad continua. Como cualquier hábito o habilidad, el desarrollo debe producirse de forma regular (diaria).
No podemos desarrollar la memoria muscular necesaria si carecemos de la disciplina necesaria para practicar todos los días, o varias veces al día. Al igual que cualquier otra rutina de práctica, debe realizarse con regularidad, siguiendo una forma determinada e implicar la formación y la reflexión en toda la organización para optimizar los beneficios.
Obstáculos a la cultura del aprendizaje
En muchas organizaciones, la actividad Kaizen (cambio para bien) es esporádica y a menudo puede durar meses. Esto, unido al hecho de que a menudo no se consulta a las principales partes interesadas durante el proceso de planificación, también se suma a las dificultades para crear una sólida cultura de aprendizaje. Ello agrava los efectos de no optimizar o mantener los beneficios potenciales de la actividad de mejora continua.
Esto puede deberse a varias razones, pero normalmente se debe a que existe una división entre los que hacen el trabajo (los empleados por horas de "cuello azul") y los que piensan (los directivos asalariados de "cuello blanco").
En este entorno tenemos cualquier cosa menos una cultura del conocimiento. Estamos firmemente anclados en el pensamiento de la era de la revolución industrial. Hemos creado una situación en la que en la cúspide de la jerarquía organizativa se crea un cuello de botella de toma de decisiones y pensamiento insular.
Esta limitación fatal significa que los problemas no se escalan adecuadamente, los problemas tardan mucho tiempo entre el escalado y la resolución, y los problemas no se tratan de manera informada, objetiva o eficaz.
Desarrollo de la capacidad de resolución de problemas en equipo
David Marquet habla de "Crear un equipo que no necesite que le digan lo que tiene que hacer". Esto habla de la liberación de los empleados de la toma de decisiones centralizada. Hay que liberarlos de una estructura de "mando y control" en la que a los empleados se les dice literalmente que cumplan instrucciones sin pensar.
Cuando los equipos pueden documentar lo aprendido y compartirlo con el resto de la organización, se crea un "banco" de conocimientos. Estos activos pueden utilizarse de muchas formas para descentralizar la resolución de problemas y mejorar las competencias. Un ejemplo sencillo es que los equipos puedan acceder en el futuro a la solución de un problema o al proceso para alcanzar una solución. Así se reparte la carga de la resolución de problemas y se acelera el ritmo de mejora.
Un ejemplo más dinámico con TeamAssurance es que lo aprendido en un proyecto (a través de las plantillas A3) puede convertirse en lecciones para toda la organización. Tomando los datos de actividad real, las notas, los medios enriquecidos y las conversaciones que se producen en la plataforma, los equipos pueden convertir rápidamente un proyecto en un programa de formación.
De este modo, pueden completarse en el puesto de trabajo sin interrumpir el flujo de trabajo o fuera de las cuatro paredes del lugar de trabajo, a un ritmo conveniente para los empleados, gracias a la naturaleza móvil de la plataforma.
Este formato, también conocido como "microaprendizaje", es una forma estupenda de desarrollar (y refrescar) las capacidades de resolución de problemas de cada uno de los miembros del equipo.
En un entorno Lean, nuestro objetivo es desafiar el statu quo. Queremos crear capacidad de resolución de problemas en todos a través de la mejora de las habilidades y competencias de los empleados en los aspectos técnicos de su trabajo. También lo hacemos enseñando una metodología junto con un apoyo dinámico al liderazgo.
Este apoyo al liderazgo consiste en comunicar claramente el propósito, el significado y el enfoque, pero también en aplicar un toque más ligero.
Se otorga expresamente confianza y permiso para actuar de forma autónoma en la resolución de problemas. Nuestro objetivo es crear una cultura en la que todos hagan y experimenten el trabajo, además de pensar.
La repetición es la clave de una cultura del aprendizaje
Una cultura de pensamiento Lean no se crea de la noche a la mañana. Requiere práctica y perseverancia en torno a un conjunto sencillo pero sofisticado de herramientas y principios visuales.
Sin embargo, a medida que se revelan los beneficios, crece la confianza en la práctica diaria. Las mentalidades y actitudes empiezan a cambiar, y la facilidad y frecuencia con la que desplegamos la mejora continua se acelera.
Se produce un efecto multiplicador explícito de más y más personas, cada vez más cerca del proceso, que identifican y emprenden acciones de mejora. Crea un impulso increíble, refuerza la cultura del aprendizaje y tiene un poderoso efecto multiplicador.
Maximizar el potencial de los empleados permite la optimización global del marco de I.C.
Dar autonomía a las personas y los equipos requiere sistemas que apoyen la toma de decisiones a todos los niveles. Sistemas como un proceso de Gestión Diaria por Niveles que apoye todo el bucle PDCA para alinear a las personas con sus objetivos organizativos y departamentales cada día. Junto con los datos adecuados, alineados con la estrategia, podemos facilitar el dominio individual y proporcionar a nuestra gente un propósito mayor que ellos mismos y la capacidad de contribuir a esa visión más amplia.
La siguiente ilustración muestra cómo hemos diseñado TeamAssurance como una plataforma interconectada que alcanza estos objetivos. Una plataforma que evita las "soluciones puntuales" (digitales o analógicas) localmente optimizadas y desconectadas que no ayudan a mantener un rendimiento empresarial duradero ni a maximizar el potencial individual de los empleados.
TeamAssurance enables organisations to create an army of problem solvers through an interconnected platform. If you’d like to explore the opportunities offered by digital aids to Lean tools contact us for a demonstration.
