Ahora, más que nunca, es el momento de revisar su inversión (y su enfoque) en la gestión y el desarrollo de competencias. Aunque las cifras varían de un país a otro y de un sector a otro, una cosa está clara: la falta de promoción profesional, formación y realización son las principales razones por las que la gente se marcha a otros lugares.
Esto, unido a la escasez de trabajadores cualificados, hace que la retención de los empleados sea una prioridad para las organizaciones de todo el mundo.
Las competencias se están convirtiendo rápidamente en la moneda con la que las personas encuentran empleo y las organizaciones evalúan a su personal. Por tanto, es fundamental que las organizaciones dispongan de los sistemas adecuados para facilitar la visibilidad e identificar las carencias en lo que respecta a las competencias de los empleados.
No sólo para mantenerse al día con los sistemas externos que se están construyendo para el futuro mercado de competencias, sino también para establecer un diferenciador competitivo para la propia organización. Aunque el cumplimiento de las normas suele estar determinado por fuerzas externas, hay muchos elementos que deben tenerse en cuenta a la hora de desarrollar programas internos de formación y desarrollo.
Hay tres perspectivas clave para enmarcar el pensamiento cuando se trata de mejorar la forma de construir e iterar en las iniciativas de formación:
Visualizarlo en nuestro marco de mejora continua ayuda a aclarar a qué nivel apoya cada elemento:
Utilizando este marco, podrá definir mejor los objetivos de sus programas. Además, puede identificar los beneficios que aportarán las mejoras en estas áreas y dejar claro el coste de no hacer nada. No olvidemos que la participación de todas las partes interesadas es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa de IC.
Now this is a particularly meaty topic – one which can’t be summarised within one blog. So there’ll be a few articles in this skills management series I imagine as we look to discuss these perspectives in detail. Nevertheless, in this article we’ll try and capture the ins and outs, main motivations and assumptions when it comes to dynamic skills management.
La gestión de las competencias no es en absoluto un proceso lineal; hay que tener en cuenta varios elementos y consideraciones simultáneamente. Pero para facilitar la comprensión, examinaremos las perspectivas mencionadas por orden.
Empecemos por la perspectiva organizativa...
Perspectiva de la organización en materia de competencias y conformidad
En lo que respecta al cumplimiento, es bastante obvio por qué es importante que el personal siga las normas reglamentarias y cuente con las certificaciones adecuadas. En resumen: el cumplimiento de la normativa nos mantiene en activo para ofrecer valor de forma segura (y eficaz) a todas nuestras partes interesadas.
The way that we train our staff, however, is an area ripe for improvement in order to achieve benefits beyond a simple tick in the ‘compliant’ checkbox. Establishing a skills management framework for development is a strategic endeavour that leads to ongoing efficiencies and supports / accelerates growth.
Start with key, value-creating skills management processes
El paso fundamental para sentar unas bases sólidas para unos programas de IC eficaces es la documentación (y la accesibilidad). Esto formaliza y estandariza la práctica, incorporando una forma de trabajar que puede extenderse a toda la organización.
In terms of skills development that means not only recording the various processes, but also the skills and/or certifications required to complete them. The act of documenting standards, creating training schedules, assigning trainers, and recording compliance requirements will highlight where skills management value is created.
Estos procesos críticos que el personal debe comprender y a los que debe adherirse son intrínsecamente los que aportan valor. Estos procesos intrínsecos, y a menudo idiosincrásicos, sustentan el éxito de la organización. Por tanto, al identificar estos procesos y los requisitos de cumplimiento, puede comprender mejor qué activos intangibles deben protegerse.
Convertir el conocimiento organizativo en un activo
Establecer una formación estandarizada que todos los empleados puedan completar en la misma medida convierte el "saber hacer" empresarial en un activo. Los conocimientos especializados salen de la cabeza de las personas y se convierten en documentación y procesos que pueden repetirse. Por lo tanto, toda esta información crucial (y la forma de hacer las cosas) permanece dentro de la empresa, incluso cuando la gente se va.
Esto nos ayuda a mitigar el "riesgo de persona clave", es decir, el riesgo de que un empleado propietario de un proceso sea apartado del mismo. Por ejemplo, que otra empresa se lo lleve, que caiga enfermo, se lesione, se traslade a otra área de la organización o se jubile.
Disponer de la documentación necesaria (y accesible) mitiga los problemas derivados de los cambios de personal. Con una plataforma como TeamAssurance, la información está ahí para identificar las capacidades actuales y notificar proactivamente al personal las carencias de competencias. Esto permite programar el perfeccionamiento del personal existente, realizar contrataciones proactivas y garantizar que se dispone de la información necesaria para formar a los futuros sustitutos.
Como se explica más adelante en este artículo, el objetivo debe ser siempre retener a los empleados el mayor tiempo posible. Sus equipos ganan una fuente de tutoría y experiencia valiosa, y la organización consigue mantener un propietario de procesos de alto rendimiento. Sin embargo, para mantener a estos empleados cualificados y de alto rendimiento a cualquier nivel en este mercado, es necesario demostrar que se tienen grandes esperanzas y planes concretos para su carrera.
Identificar el potencial del personal (y si lo está alcanzando)
Maximizar el potencial de su personal no es sólo un esfuerzo para sentirse bien, sino que también es fiscalmente responsable. Al fin y al cabo, usted está pagando por la persona en su totalidad, así que quiere obtener el máximo rendimiento de su inversión, ¿verdad?
Cuando las organizaciones cuentan con normas documentadas y registros precisos de las competencias de los empleados, resulta más fácil identificar cuándo el personal está alcanzando su potencial. Si hay lagunas en sus competencias, la organización puede indicar al empleado que reciba la formación adecuada o asignarle un compañero que le ayude mediante tutoría.
Los programas de formación concreta y continua también permiten a los miembros del personal mejorar más allá del status quo. Les da oportunidades para superarse y, a su vez, proporcionan a la empresa un empleado más completo.
On that note, training doesn’t have to be delivered in just one form. In order to offer your employees the best chance of achieving their potential you must consider both formal and self-paced training opportunities across multiple channels and formats. This is another area where a digital skills management module outperforms traditional ‘point solutions’ for training.
Puede proporcionar notificaciones tanto al responsable como al alumno cuando la formación sea necesaria o se haya completado, así como el método por el que debe impartirse.
Lo que nos lleva a otra consideración crítica para nuestros marcos de formación y cumplimiento: el proceso.
Applying Process Perspective to Skills Management & Compliance
Cuando se trata de formación y cumplimiento, el proceso desempeña un papel importante en la eficacia de su programa. Al fin y al cabo, se trata de los sistemas mediante los cuales su personal aprende a crear valor para la empresa. Hacerlo bien significa entender cómo se imparte la formación, cómo se priorizan los aprendizajes/habilidades y qué herramientas o documentación se proporciona a su personal.
Debemos asegurarnos de que tenemos una idea de cuáles deben existir, qué necesitan para funcionar eficazmente y qué personas deben participar en ellas. No se trata de un proyecto de "fijar y olvidar", sino de comprometerse a revisiones periódicas por parte del equipo directivo, recabar información de los equipos y experimentar con la metodología.
Un buen punto de partida -como para la mayoría de las cosas en Lean- es pensar en cómo encajan las personas en la ecuación.
Al destacar el proceso se identifica a los responsables del mismo
Cuando se dedica tiempo a identificar los procesos críticos, también se gana visibilidad sobre quién debería encargarse de ellos. Es decir, si es que hay alguien que se encargue de ellos.
Esto es muy valioso, porque nos permite asignar personas a esos procesos huérfanos y garantizar que todos los miembros de la organización tengan claras sus responsabilidades.
Eso significa que no hay procesos que se queden sin dueño o sin mejorar a largo plazo. La responsabilidad conduce a la eficiencia; la eficiencia aporta valor más rápidamente. Valor para la organización, para el empleado, para el cliente y para el propio proceso. Y todo lo que crea valor debe priorizarse y protegerse como un activo integral de la empresa.
Es una receta autosuficiente para la mejora continua:
- Revisar y validar los procesos clave
- Crear documentación
- Asignar propietarios y delegar la formación
- Recoger las reacciones de las partes interesadas y los informes de la plataforma
- Ajustar o aplicar el proceso en función de la información.
- Volver al paso 1
Por supuesto, lo anterior se consigue de forma óptima cuando la información es fácil de capturar o introducir, y de fácil acceso para los implicados.
¿Combinamos las competencias (y las personas) adecuadas con los procesos adecuados?
Para garantizar que los procesos se cumplen siempre, las organizaciones deben asegurarse de que el personal tiene las competencias adecuadas para la tarea. Esto significa identificar y documentar las competencias y certificaciones necesarias para cada proceso. De este modo se garantiza un número adecuado de personal formado para esa tarea y se identifica dónde es necesario aumentar el número de empleados o invertir en más formación.
También ofrece más oportunidades de recabar comentarios significativos para mejorar o ampliar los procesos. Esto ayuda a que la organización sea más resistente y a que los programas de formación sean más sólidos.
El resultado es una mayor confianza del personal en las herramientas y los sistemas, así como en la organización, que les ayudará a desarrollar sus capacidades.
Anticiparse a las carencias de cualificaciones
Cuando los responsables de los procesos son claros y los requisitos en materia de competencias se establecen de forma transparente, una organización está perfectamente preparada para defenderse de las carencias de competencias. Se vuelve más eficiente a la hora de garantizar que las personas adecuadas estén disponibles para cada proceso en todo momento. Cuando todo se documenta y visualiza de forma eficaz, queda muy claro (rápidamente) quién tiene las competencias necesarias.
La matriz de competencias es una forma sencilla pero eficaz de llevar un registro de los avances en certificación y desarrollo de competencias que se hayan producido. Tener esta herramienta conectada al sistema de gestión diaria y recopilar datos en tiempo real elimina la carga administrativa de garantizar que la formación está actualizada. Evaluar las capacidades de cualquier equipo, nivel o función puede hacerse en un par de clics. También se puede delegar la formación y asignar la propiedad de los procesos.
Las organizaciones pueden anticiparse a posibles carencias formando al personal, asignándole cursos de recertificación o transfiriendo a empleados de otras áreas con las competencias necesarias. Así se mitiga el mencionado "riesgo de la persona clave" y se refuerza aún más el potencial de los equipos.
Incluso cuando no hay un problema acuciante, surgen oportunidades cuando se sabe dónde se puede seguir formando a los empleados o cuándo caducan sus certificaciones. Puede programar la formación de forma más eficiente, asignar actividades de aprendizaje a su propio ritmo o simplemente mantener conversaciones más significativas con los empleados sobre sus expectativas/deseos a la hora de desarrollar sus competencias.
Puede ver cómo las personas (incluido usted mismo) son la principal preocupación de cualquier acción que se emprenda y son las que más valor pueden obtener de ellas. Lo que nos lleva a...
La importancia de la gestión de competencias desde la perspectiva del empleado
Cualquier decisión dentro de una organización que no sitúe a las personas en el centro de atención está abocada al fracaso. Se ha producido un cambio global hacia dinámicas de trabajo centradas en los empleados gracias a un mercado de competencias competitivo. Por no mencionar que excluir a nuestra gente de la conversación va en contra del "respeto por las personas", un principio básico de Lean.
Por tanto, al considerar la formación y el cumplimiento desde el punto de vista de los empleados, la mejora y la ampliación del compromiso deben guiar su pensamiento.
La formación fomenta la confianza y la lealtad de su personal
Cuando se tienen planes sólidos de desarrollo profesional e itinerarios de formación, se está diciendo implícitamente: "Te queremos aquí a largo plazo. Estas son todas las cosas que vamos a conseguir juntos".
Los empleados se sienten seguros sabiendo lo que se espera de ellos para progresar, cómo demostrar valor a la organización y qué recibirán a cambio. No languidecen en preguntas como "¿estoy haciendo un buen trabajo?". O, "¿soy el adecuado para este puesto?".
La sensación de seguridad en el empleo, junto con el respeto de la organización, es un factor importante para que los empleados empiecen a buscar nuevas funciones. De hecho, según un estudio reciente, es más probable que el 76 % de los empleados permanezca en una empresa que ofrece formación continua.
La falta de confianza o la escasa percepción de seguridad en el empleo pueden llevar a los empleados a buscar trabajo. A menudo lo hacen antes de ser sancionados o despedidos. Suele ser un mecanismo de defensa para evitar la vergüenza percibida.
Por otro lado, cuando los empleados sienten que confían en la organización y que tienen poder, es más probable que la promuevan. Esto puede dar lugar a un flujo constante de nuevos talentos y a una reducción de los costes de contratación.
Identifying learning opportunities and facilitating continuous skills management.
Desde el punto de vista del compromiso, gran parte de nuestras vidas gira en torno al trabajo, de ahí el dilema del equilibrio entre trabajo y vida personal. Así que tiene sentido que obtengamos un valor tanto intrínseco como extrínseco de esta importante inversión de nuestro tiempo.
Demostrar valor y poner en práctica nuestras habilidades en el trabajo a cambio de unos ingresos es el modelo básico de empleo, pero a menudo no basta para proporcionar una sensación de profunda satisfacción a largo plazo.
Al igual que los planes de formación apoyan a la organización, también aportan valor a los empleados al fomentar nuestro potencial y ofrecer oportunidades de aprendizaje.
Una cultura de aprendizaje y mejora alimenta nuestro deseo innato de retarnos a nosotros mismos. Favorece nuestra inclinación como empleados a ser más completos y, por tanto, nuestro sentimiento de valía en el lugar de trabajo.
Es aquí donde realmente brilla un sistema sólido de formación y cumplimiento. Permite asignar eventos de formación, hacer un seguimiento de su progreso y capturar datos para validar la eficacia del sistema y sus procesos.
Evaluar al personal por sus acciones, no por sus palabras
A todos nos gusta pensar que nuestros colegas y dirigentes se fijan en nuestras acciones, competencias y valía. También creemos en el ideal de que la promoción profesional se basa en el mérito.
Sin embargo, en la realidad de muchos lugares de trabajo no es así. Con demasiada frecuencia, la gestión de competencias es un ejercicio basado en el cumplimiento y en marcar casillas sin sentido.
A veces, cuando se trata de identificar nuestro potencial o de que el trabajo bueno y constante se tenga en cuenta o se documente, todo es un juego de niños.
Por supuesto, se elogian las grandes operaciones que conseguimos, las mejoras de procesos que aportamos o los grandes fracasos que evitamos, pero ¿qué pasa con nuestros éxitos y contribuciones cotidianos? ¿Y qué hay de contar con las personas adecuadas para un proyecto o una función que requiera determinadas habilidades?
Sin un sistema que capte nuestras actividades cotidianas, nuestras acciones y nuestras certificaciones, las organizaciones tienen enormes puntos ciegos.
When an organisation has visibility of all of these elements they can easily identify their ‘rock stars’ and ensure talent is nurtured and rewarded. It also allows people to self-identify the areas they need to improve in and makes clear what needs to be undertaken in order to qualify for career progression.
La claridad y la visibilidad a lo largo de todo nuestro desarrollo generan confianza en el sistema y, por tanto, en que se nos reconocerán adecuadamente nuestras acciones.
Como puede ver, la confianza es el denominador común cuando se trata de lo que buscamos como empleados.
Claridad para el éxito de la formación y el cumplimiento de la normativa
Al considerar sus sistemas de formación y cumplimiento (o la falta de ellos) debemos tener en cuenta varias perspectivas para identificar el camino correcto a seguir. Una narrativa común entre todas estas perspectivas es que la visibilidad y la claridad conducen al valor.
Esta claridad sólo se consigue mediante la revisión periódica y la concentración en nuestras iniciativas de formación. Debemos emprender estas revisiones a través de múltiples lentes y haciéndonos las preguntas adecuadas. Sólo entonces podremos identificar los sistemas necesarios para la gestión de las competencias.
Dado que las competencias son la moneda del futuro, las organizaciones necesitan una forma de identificar, organizar y desarrollar conjuntos de competencias para atraer y nutrir a sus plantillas.
Así que la pregunta del millón es: ¿están preparados sus programas de formación y cumplimiento?
Gestión de las competencias integrada en el marco de la C.I. - No es un sistema aislado
Para lograr la alineación de todo nuestro personal en lo que se refiere a objetivos y expectativas, debemos considerar cómo se conectan todos nuestros diversos procesos y sistemas. La alineación de nuestras herramientas Lean, como las técnicas estandarizadas de resolución de problemas, los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) y un proceso de Gestión Diaria por Niveles que respalde todo el bucle PDCA, es clave para lograr el éxito en este sentido.
La siguiente ilustración muestra cómo diseñamos una plataforma TeamAssurance interconectada para evitar "soluciones puntuales" (digitales o analógicas) localmente optimizadas e inconexas que oscurecen nuestra comprensión de los objetivos y las expectativas.
Si es usted una empresa necesitada (o un consultor con clientes necesitados) y desea explorar las oportunidades que ofrecen las herramientas digitales de Lean , póngase en contacto con nosotros para una demostración de la plataforma TeamAssurance hoy mismo.
