Paul Dunlop profundiza en el poder de los hábitos diarios para alcanzar objetivos personales y organizativos.
Si no mejora a diario, no está practicando la mejora continua.
El pensamiento Lean consiste en la práctica intencionada y deliberada de aplicar un método científico para mejorar cada día. Toyota fundó su empresa sobre esta filosofía unida al concepto de "respeto por las personas". Este binomio ha desarrollado un método incomparable y sostenible para implicar a los trabajadores vertical y horizontalmente. Por no hablar del aprovechamiento del potencial humano, especialmente en primera línea.
Desarrollar hábitos cotidianos
Desarrollar un sistema de trabajo basado en la normalización y la rutina tiene muchas ventajas para una organización. Crea un entorno de estabilidad y previsibilidad en el que la variación y la desviación de la norma son evidentes de inmediato, lo que nos ayuda a corregir rápidamente. Las rutinas también aprovechan nuestros puntos fuertes como seres humanos. Preferimos las tareas repetitivas, en las que nuestro cerebro puede ponerse en "piloto automático". Aunque sólo ocupa aproximadamente el 2% de la masa total del cuerpo, el cerebro humano consume hasta el 20% de la energía corporal. Por lo tanto, la energía que se ahorra al no tener que pensar demasiado y reducir la resistencia en nuestra función cerebral es muy valorada. Otro ejemplo de la importancia del hábito. La bendición y la maldición aquí es que somos criaturas de hábitos. Preferimos la comodidad y la seguridad de lo familiar. Tenemos una predisposición hacia la rutina que puede ser beneficiosa y complementaria para los objetivos, o no.
"Siempre lo hemos hecho así" es el típico grito de guerra cuando se avecinan cambios. Nuestro instinto natural es proteger los hábitos y las rutinas porque nos resultan familiares. El cambio significa incomodidad, resistencia y fricción en nuestros cerebros, que normalmente se sienten seguros en lo conocido y asumido. Piense en alguna situación de su vida en la que haya cambiado algo. Cuando aprendiste una nueva habilidad o desarrollaste un hábito diferente, te llevó tiempo, paciencia y mucha concentración y energía hasta que las cosas se volvieron más fáciles a medida que alcanzábamos un nivel de dominio. Ese nivel de dominio y la facilidad asociada se producen cuando nuestras vías neuronales se "conectan". Allanan el camino para que los pensamientos, las acciones y los comportamientos se produzcan sin requerir la potencia y la energía neuronales necesarias para ello.
Nuestras rutinas diarias en el lugar de trabajo no son diferentes.
Conseguir que los procesos de mejora continua se mantengan
Para establecer una cultura de mejora y aprendizaje en su organización es fundamental que las estructuras y prácticas que permiten estas actividades se observen cada día, todos los días.
Toyota tiene el mantra de "todos, todos los días". Esto significa que todas las personas están capacitadas y se espera que participen en la actividad de mejora continua como parte de su trabajo diario.
La mejora continua, por su propia naturaleza, debe ser una actividad continua y, como cualquier hábito o habilidad, debe desarrollarse con regularidad (a diario). No podemos desarrollar la memoria muscular necesaria si carecemos de la disciplina necesaria para practicar todos los días, o varias veces al día. Al igual que cualquier otra rutina, debe practicarse con regularidad, siguiendo una forma determinada y con la ayuda del entrenamiento y la reflexión para optimizar los beneficios.
En muchas organizaciones, la actividad Kaizen (cambio para mejorar) es esporádica y a menudo puede durar meses. Además, a menudo se excluye o no se consulta a las principales partes interesadas durante el proceso de planificación. Esto se suma a las dificultades de no optimizar o mantener los beneficios potenciales de la actividad de mejora continua. Si cogemos la guitarra de vez en cuando, es poco probable que lleguemos a tocar "Stairway to Heaven".
Si queremos convertirnos en grandes aprendices y solucionadores de problemas, es imperativo que practiquemos la mejora continua cada día y que tengamos una fuerte predisposición a la acción práctica.
Cambiar los hábitos diarios requiere constancia
Desarrollar nuevos hábitos requiere algunas cosas, pero en última instancia se trata de cambiar nuestro comportamiento, es decir, nuestra forma de hacer las cosas. James Clear lo explica muy bien en su libro "Hábitos atómicos", en el que habla de los tres niveles del cambio de comportamiento. Estas capas son:
- Cambiar los resultados: métricas y medidas del éxito
- Cambiar su proceso: hábitos, rutinas y sistemas
- Cambiar su identidad: sus creencias, su imagen, sus juicios y prejuicios
En muchos sentidos, esto también refleja el "círculo de oro" de Sinek: "¿Qué, cómo y por qué?". En resumen: debemos tener un sentido claro del propósito y la identidad como base para un cambio de comportamiento significativo y sostenible. Como individuos y como organizaciones.
En la práctica, en una organización lean, los hábitos de mejora continua se practican a diario y también visualmente. Ambas cosas aprovechan nuestros puntos fuertes de repetición en torno a una rutina / método. También reducen las barreras de entrada al crear un lugar de trabajo centrado en procesos y parámetros visuales sencillos. La estructura de reuniones diarias escalonadas que se celebran todos los días a la misma hora, siguiendo el mismo formato, nos ayuda a establecer un proceso que cumple nuestros objetivos de aprendizaje, mejora y resolución práctica de problemas.
Cultura a través de la disciplina
En resumen, si queremos desarrollar nuevos hábitos o perfeccionar los que ya tenemos y nuestra forma de hacer las cosas, debe haber un ajuste intencionado a una nueva forma. Los nuevos hábitos sólo pueden formarse a través de la disciplina y la adhesión a una estructura que proporcione repetición de forma regular (diaria). Una cultura de pensamiento ajustado no surge de la noche a la mañana y requiere práctica y perseverancia en torno a un conjunto sencillo pero sofisticado de herramientas y principios visuales.
Sin embargo, a medida que se revelan los beneficios y crece la confianza en la práctica diaria, empiezan a cambiar las mentalidades y las actitudes. La facilidad y frecuencia con la que aplicamos la mejora continua se acelera, ¡como montar en bicicleta!
Todo el marco de la IC debe apoyar los hábitos diarios
Alinearnos nosotros mismos, nuestros equipos, nuestros procesos y nuestros sistemas es clave para mantener los hábitos diarios. Las herramientas Lean, como las técnicas estandarizadas de resolución de problemas, los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) y un proceso de gestión diaria por niveles que respalde todo el bucle PDCA, nos permiten establecer y mantener rutinas eficaces. Para lograrlo, estas herramientas no deben desarrollarse de forma aislada. Debemos tener en cuenta cómo cada proceso adyacente influye y apoya a los relacionados con él, garantizando que el flujo de trabajo se optimiza y apoya nuestros esfuerzos diarios.
La siguiente ilustración muestra cómo hemos diseñado la plataforma TeamAssurance para evitar "soluciones puntuales" (digitales o analógicas) localmente optimizadas y desconectadas que pueden obstaculizar su capacidad para aplicar eficazmente una mentalidad de mejora continua y mantener los hábitos diarios.
TeamAssurance ayuda a muchas organizaciones a implantar hábitos diarios mediante herramientas de gestión visual intuitivas. Si usted es una empresa que lo necesita (o un consultor con clientes que lo necesitan) y le gustaría explorar las oportunidades que ofrecen las ayudas digitales a las herramientas Lean, póngase en contacto con nosotros para una demostración de la plataforma hoy mismo.
