Neste blogue, exploramos as reuniões diárias por níveis, centrando-nos na reunião de nível um. É a base para transformar (e acelerar) os esforços de melhoria da sua organização.
Enquanto profissionais da melhoria contínua, compreendemos o valor da participação dos nossos trabalhadores na linha da frente. Não há melhor ferramenta para este envolvimento do que uma reunião diária por escalões.
Estas reuniões, que envolvem interacções directas com os trabalhadores da linha da frente, têm um enorme potencial para promover a melhoria contínua. Vamos então analisar por que razão as reuniões de nível 1 são um imperativo e como podem ser efetivamente utilizadas.
As reuniões de nível 1 são um ponto crucial de envolvimento
As reuniões de nível 1 não são apenas uma atividade "agradável de ter"; são cruciais para estabelecer um forte envolvimento em todas as funções da organização. Ao estabelecer contacto com os funcionários da linha da frente, que são a última paragem antes dos seus clientes, obtém informações valiosas e um conhecimento profundo dos desafios operacionais.
As suas experiências em primeira mão e o seu conhecimento implícito podem alimentar iniciativas de melhoria significativas. Abaixo está um exemplo de como os comportamentos modelo e as novas formas de trabalhar podem ser capturados no Gemba e depois partilhados na reunião diária com o TeamAssurance:
Um bom ponto de partida para as reuniões de nível 1 (e algo que deve ser feito regularmente) é procurar obter feedback da sua equipa sobre quaisquer frustrações/perigos identificados no seu dia a dia. Isto dá início a uma conversa e abre oportunidades para resolver ou agravar problemas. Verá que, quando as suas equipas se sentirem à vontade para partilhar, as pequenas gotas de feedback tornar-se-ão uma torrente - transformando-se em ciclos de melhoria consistentes, significativos e rápidos.
Harnessing Process Know-How in The Daily Tiered Meetings
A força de trabalho da linha da frente detém a maior parte do know-how dos processos da sua organização. A sua experiência e conhecimentos são activos inestimáveis que devem ser tratados como ouro. Através de reuniões de nível 1, pode explorar esta riqueza de conhecimentos e obter informações sobre o que realmente funciona.
Ao envolver ativamente os funcionários da linha da frente no desenvolvimento da estratégia, nas tácticas e na execução, garante que quaisquer alterações estratégicas são implementadas com êxito. Além disso, com um sistema interligado, os seus colaboradores mantêm diariamente uma ligação ao panorama geral, à sua contribuição e ao progresso em direção aos objectivos.
A imagem acima mostra as várias formas como a informação pode ser registada, visualizada e acedida através da criação de um quadro de reuniões em camadas. Estimula uma conversa significativa e a informação não fica isolada. Os dados podem ser utilizados para tomar decisões informadas, permitindo uma contribuição autónoma para a melhoria contínua.
Pode encontrar mais exemplos de quadros de reunião de nível na nossa biblioteca completa de blogues e webinars.
Capacitar os funcionários para a melhoria contínua
As reuniões de nível 1 constituem uma oportunidade para libertar o potencial inexplorado da sua força de trabalho da linha da frente. Ao promover uma abordagem que coloca as pessoas em primeiro lugar, dá aos empregados a possibilidade de exprimirem as suas frustrações e contribuírem para a resolução de problemas. Este facto não só melhora a satisfação dos trabalhadores, como também promove uma cultura de melhoria contínua.
Ao abordar o inimigo comum em conjunto e ao fornecer uma metodologia para uma comunicação e ação simplificadas, cria-se a autossuficiência e elimina-se o medo da administração. O estudo de caso abaixo mostra como as reuniões faseadas (apoiadas por um sistema de gestão diária interligado) permitem que organizações inteiras contribuam para a IC.
Pact:
As reuniões diárias por níveis não são apenas mais uma caixa de verificação no percurso de melhoria contínua; são um catalisador para a mudança transformadora. Ao dar prioridade ao envolvimento, ao aproveitar o know-how do processo e ao dar poder aos funcionários, as organizações podem libertar todo o potencial da sua força de trabalho da linha da frente.
Aceite as reuniões de nível 1 como uma ferramenta poderosa no seu arsenal de melhoria contínua e testemunhe o impacto positivo que elas têm no desempenho da sua organização.
Daily Tiered Meetings Are Part of a C.I. framework not locally optimised ‘islands’
As reuniões de nível 1 devem ser apoiadas por ferramentas como técnicas normalizadas de resolução de problemas, Procedimentos Operacionais Normalizados (SOP) e um sistema digital de Gestão Diária. Isto eleva (e liga) todo o ciclo PDCA - fundamental para alcançar o sucesso da melhoria contínua. No entanto, as organizações devem garantir que todas as normas e processos são desenvolvidos em conjunto e não isoladamente. Sem ter em conta todos os processos adjacentes, podemos acabar por ter um desalinhamento das pessoas, silos de informação e procedimentos não optimizados.
A imagem abaixo demonstra como concebemos a plataforma interligada TeamAssurance para evitar "soluções pontuais" (digitais ou analógicas) optimizadas localmente e desconectadas, que não ajudam e podem até impedir o progresso em direção aos seus objectivos.
Se é uma empresa em necessidade (ou um consultor com clientes em necessidade) e gostaria de explorar as oportunidades que as ferramentas digitais de ajuda Lean proporcionam, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance hoje mesmo.
