As reuniões de nível Lean são fundamentais para melhorar o envolvimento e a colaboração com a sua força de trabalho. Estes encontros diários oferecem uma plataforma estruturada para promover a melhoria contínua. Neste blogue, discutimos alguns elementos práticos da implementação de reuniões de nível lean na sua organização, garantindo uma implementação bem sucedida (e com impacto).
Se está a perguntar-se "o que é uma reunião faseada? Sugerimos que comece por ler: As reuniões faseadas são o primeiro passo para a excelência operacional.
Envolver todas as partes interessadas
O primeiro passo para a implementação de reuniões por níveis lean é reconhecer a sua importância e obter a adesão de todas as partes interessadas. Comunicar o valor destas reuniões como um meio de libertar o potencial dos seus empregados e melhorar a satisfação do cliente.
Ao realçar o papel fundamental dos trabalhadores da linha da frente no sucesso da organização, o apoio de que necessitam de todos os outros níveis e a forma como os níveis de gestão irão beneficiar, pode criar apoio e entusiasmo para a iniciativa em toda a organização.
Uma abordagem de estrutura de reuniões por escalões proporciona as seguintes vantagens (e outras):
- Melhoria contínua como BAU para todo o pessoal.
- Livre circulação de informação horizontal e verticalmente em toda a organização.
- Eliminação de estrangulamentos de gestão e combate a incêndios.
- Atividade autónoma de melhoria na linha da frente.
- Contribuição e ligação de toda a organização ao planeamento/execução da estratégia.
Iniciar reuniões de nível Lean requer uma abordagem que coloque as pessoas em primeiro lugar
Para dar o pontapé de saída nas reuniões de nível lean, lembre-se do princípio lean 'respeito pelas pessoas'. Comece por encorajar os funcionários a exprimirem as suas frustrações e desafios. Estas são perdas comerciais. São do conhecimento geral. Porque não começar por aqui?
Neste webinar, explicamos como abordar as reuniões de nível básico (e a gestão diária):
Crie um espaço seguro onde eles possam partilhar as suas experiências e contribuir para a resolução de problemas. Ao abordar estas preocupações imediatas, está a estabelecer confiança e a mostrar aos empregados que as suas vozes são ouvidas e valorizadas.
A partir daqui, pode passar para uma cultura de não culpabilização em que todos assumem a responsabilidade pelo sucesso das suas iniciativas. Este ambiente psicologicamente seguro é crucial para reuniões faseadas sustentadas e significativas.
Outro dos nossos webinars, apresentado pelo Diretor Executivo da TeamAssurance, Matt Mafrici, centra-se na forma de continuar a desenvolver esta base para capitalizar as sinergias:
É mais provável que os seus colaboradores mantenham um olhar crítico (e uma perspetiva holística) sobre os processos e o seu próprio desempenho. Sentem-se à vontade para partilhar o feedback, sabendo que este terá significado, será apoiado por provas e terá impacto.
Considerar a metodologia e a escalabilidade dos sistemas
Desenvolva uma metodologia que se adapte às necessidades específicas da sua organização e se alinhe com os seus objectivos de melhoria contínua. Mantenha o processo simples, concentrando-se em medidas-chave e passos accionáveis.
Estabeleça um quadro claro para a atribuição de prioridades às questões, a resolução de problemas e os canais de comunicação. À medida que for ganhando experiência e sucesso, aumente o número de questões tratadas, mantendo o controlo através de processos empresariais eficientes. É aqui que um sistema digital de gestão diária (DMS) é tão útil - e é por isso que as equipas com melhor desempenho o utilizam.
Tal como o vídeo do estudo de caso acima demonstra, um DMS como o TeamAssurance permite-lhe incorporar facilmente as melhores práticas, recolher dados e escalar a sua melhoria contínua. Mantém a informação visível e apoia as decisões baseadas em dados. Isto é comunicado e posto em prática predominantemente na reunião de nível lean.
É por isso que estas reuniões diárias são um elemento fundamental de um sistema de gestão diária. É a melhor ferramenta para trabalhar na empresa ao mesmo tempo que se trabalha na empresa. Ao mesmo tempo que mantém tudo simples e todas as informações acessíveis a todos os seus colaboradores.
Um quadro de I.C. e não "ilhas" optimizadas localmente
As reuniões de nível Lean são apenas um elemento da estrutura de melhoria contínua. Continua a ser fundamental desenvolver simultaneamente as suas técnicas de resolução de problemas, os Procedimentos Operacionais Normalizados (SOPs) e a Gestão Diária abrangente. Alcançar um progresso consistente através do ciclo PDCA exige que as normas e os processos não sejam desenvolvidos isoladamente. Sem considerar todos os processos adjacentes, podemos acabar por ter um desalinhamento das pessoas, silos de informação e procedimentos sub-óptimos.
A ilustração abaixo demonstra como concebemos a plataforma interconectada TeamAssurance para evitar 'Soluções Pontuais' (digitais ou analógicas) optimizadas localmente e desconectadas que não ajudam, e podem até impedir o progresso em direção aos seus objectivos.
Se é uma empresa com necessidades (ou um consultor com clientes com necessidades) e gostaria de explorar as oportunidades que as ajudas digitais para reuniões de nível Lean proporcionam, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance hoje mesmo.
Lean Tier Meetings FAQs
What are the key benefits of implementing lean tier meetings in an organisation?
Lean tier meetings facilitate continuous improvement as a standard practice for all staff. They encourage free-flowing information horizontally and vertically throughout the organisation. These meetings help in eliminating managerial bottlenecks and the need for constant firefighting. Autonomous improvement activities are enabled at the frontline and there is a connection to strategy planning / execution.
How should an organisation start implementing lean tier meetings?
- Begin with a people-first approach, respecting employees’ opinions and encouraging them to voice their frustrations and challenges.
- Create a safe, no-blame environment where employees feel heard and valued, and are comfortable sharing feedback.
- Focus on establishing trust and showing that employee voices have a meaningful impact on organisational processes.
How can an organisation scale lean tier meetings?
Develop a simple, effective methodology aligned with the organisation’s unique needs and continuous improvement goals. Establish a clear framework for issue prioritisation, problem resolution, and communication. Utilise a digital daily management system (DMS) to embed best practices, capture data, scale continuous improvement, and facilitate data-driven decisions.
