Discutimos alguns exemplos de quadros de reuniões de nível superior e analisamos as melhores práticas para tirar o máximo partido das suas reuniões a todos os níveis.
Compreender os quadros de reunião de nível
Os quadros de níveis, também conhecidos como quadros de gestão visual, são uma ferramenta essencial para facilitar as reuniões por níveis (também conhecidas como huddles). Estes quadros são ecrãs físicos ou digitais que apresentam dados e informações essenciais num formato visível e normalizado. Ao disponibilizarem prontamente estas informações, os quadros de níveis ajudam a fomentar a transparência, promovem a comunicação e garantem que todos têm uma tendência para agir.
Os elementos comuns apresentados num quadro de níveis podem incluir:
- Métricas de desempenho: Isto pode incluir KPIs, tais como produção, taxas de qualidade ou incidentes de segurança. Os indicadores devem ser relevantes para a equipa e estar alinhados com os objectivos organizacionais.
- Estado da resolução de problemas: Pode incluir informações sobre problemas actuais, análise da causa raiz e acções correctivas. Pode também acompanhar o progresso das iniciativas de melhoria em curso.
- Situação normal de trabalho: Pode incluir tarefas de rotina, listas de controlo ou horários de turnos. Esta secção ajuda a equipa a garantir que cumpre as suas funções e responsabilidades de forma atempada, procurando apoio sempre que necessário.
- Comunicação: Pode incluir actualizações da liderança, reconhecimento dos membros da equipa ou lembretes sobre eventos futuros. Esta secção ajuda a promover um sentimento de coesão e envolvimento da equipa.
Reuniões faseadas e conselhos de administração faseados: Como funcionam em conjunto
O objetivo de uma reunião por níveis é analisar as informações do quadro de níveis, discutir quaisquer problemas ou desafios e planear a melhoria contínua. Estas reuniões são normalmente breves e estruturadas, com uma ordem de trabalhos clara e funções específicas para os participantes.
Uma reunião por níveis pode seguir uma estrutura como esta:
- Rever os indicadores de desempenho: A reunião começa com uma revisão das principais métricas apresentadas no quadro de níveis. Isto ajuda a garantir que todos compreendem o estado atual das operações.
- Discutir questões e desafios: Em seguida, a equipa discute quaisquer questões ou problemas que tenham sido escalados a partir de um nível inferior. Qualquer coisa que exija apoio de outros, uma decisão, definição de prioridades ou simples consciencialização.
- Plano de melhoria contínua: Por fim, a equipa discute as acções para resolver os problemas identificados e os planos de melhoria contínua. Isto pode implicar a atribuição de tarefas, o estabelecimento de prazos ou a marcação de reuniões de acompanhamento.
Each tier in the organisation will have its own meeting, starting with frontline teams and progressing up to senior management. This “cascade” of meetings helps to ensure that information is shared and acted upon at all levels of the organisation. This is supported by, and built on, the tier meeting board.
Exemplos de quadros de reunião de nível
Seguem-se alguns exemplos de como a informação para uma reunião de nível pode ser captada e visualizada no quadro da reunião de nível:
Exemplo 1: Reunião de Segurança, Qualidade e Execução de Nível 1
This is an example of a highly visual, tier meeting board that enables a frontline team to understand performance across key pillars every day. The information presented on graphs and charts acts as agenda items to discuss. Even better, as all data is captured in real-time and linked on TeamAssurance, the team can investigate and share further information.
Por exemplo, o relatório de incidente específico para um problema de inatividade, a lista de verificação de fim de turno do dia anterior, dados de saída do ativo, etc.
Exemplo 2: Relatórios de gestão de nível 2
Este quadro de nível para o Nível 2 e superior abrange as informações de base de que os gestores e supervisores necessitam para uma discussão interfuncional. Desde o S-Chart de segurança padrão até aos relatórios PowerBI incorporados, passando pelas actividades futuras e respectivas dependências. Tudo isto é apresentado e capturado no DMS, permitindo uma discussão significativa e o alinhamento do nível.
Tópicos-chave para reuniões de nível eficazes
Os quadros de nível abrangem normalmente informações que podem ser classificadas nos três domínios seguintes:
1. Pessoas
Esta área abrange a segurança, a presença e o estado de espírito, a formação e os processos dos nossos colaboradores. Uma cruz de segurança pode ser utilizada para visualizar o desempenho em termos de segurança.
A inclusão de um resumo das competências dos empregados, visualizado numa matriz de competências (como na imagem abaixo, no TeamAssurance), pode garantir que nenhum processo fique órfão ou seja negligenciado todos os dias.
Embora não seja visto em muitas organizações, um quadro de humor pode ser utilizado para os membros da equipa expressarem o seu estado de espírito atual. Isto ajuda a identificar o empenho do pessoal, a ajudar os membros da equipa e os líderes a navegar nas suas interacções uns com os outros. Em ambientes abertos, honestos e psicologicamente seguros
2. Desempenho
Indicadores-chave de desempenho (KPI) específicos do posto de trabalho ou da função. Estes KPIs podem ser visualizados através de gráficos, controlados por turno e devem incluir uma linha de objetivo. Se um objetivo não for atingido, deve ser abordado durante a discussão de melhoria contínua no grupo de trabalho.
Para além dos KPIs, podem ser monitorizados determinados comportamentos que contribuem para a melhoria dos resultados, como os 5S e as auditorias realizadas antes do início do turno, ou a documentação de novas soluções encontradas/comportamentos modelo no trabalho padrão. O exemplo abaixo mostra como, com um DMS digital, os membros da equipa podem gravar vídeos e partilhá-los diretamente no quadro de níveis.
3. Ideias de melhoria contínua e identificação de problemas / escalonamento
Os pontos de melhoria contínua para discussão devem ser registados em tempo real e discutidos na reunião da fase. Estes pontos devem ser listados no quadro da camada. Além disso, quando estes pontos estão diretamente relacionados com a estratégia e os objectivos da organização, as equipas têm mais contexto para a discussão e a sua importância.
Os problemas e as ideias partilhados através do quadro de níveis devem incluir descrições e ligações a dados. Isto ajuda-nos a compreender a definição do problema, a trabalhar para identificar a causa do problema, se esta for desconhecida, e a discutir as contramedidas correctivas ou preventivas. Significa também que podemos atribuir um proprietário e um prazo à atividade de acompanhamento - mesmo que essa atividade seja simplesmente investigar ou aprofundar o problema. Isto garante que nenhuma atividade se perde no ar e que não deixamos pontas soltas.
Ao abranger as áreas acima referidas nas nossas reuniões de nível, o nosso pessoal mantém-se informado e as cadências de melhoria continuam a progredir.
As reuniões faseadas fazem parte de um quadro de I.C. e não de uma "ilha" optimizada a nível local
Um processo de Gestão Diária por Níveis que suporte todo o ciclo PDCA é fundamental para a melhoria contínua. Mas, para alinhar todas as pessoas, processos e sistemas envolvidos, é necessário considerar como todos os elementos adjacentes interagem. As ferramentas Lean que discutimos regularmente, como técnicas padronizadas de resolução de problemas, SOPs e outras, devem ser desenvolvidas simultaneamente.
A imagem abaixo demonstra como desenvolvemos uma plataforma interligada para evitar "soluções pontuais" (digitais ou analógicas) localmente optimizadas e desconectadas e melhorar a eficácia da sua estrutura de I.C. para alcançar os esforços Lean da sua organização.
Se é uma empresa com necessidades (ou um consultor com clientes com necessidades) e gostaria de explorar a forma de criar reuniões diárias significativas na linha da frente e aumentar o envolvimento do pessoal a todos os níveis com o TeamAssurance, contacte-nos para uma demonstração da plataforma hoje mesmo.
