A reunião por níveis permite que a informação e as actividades de melhoria circulem a todos os níveis, em cascata. Analisamos a forma de o fazer corretamente a todos os níveis.
A reunião de nível é uma ferramenta eficaz para alinhar os esforços de uma organização com os seus objectivos estratégicos. Em particular, desempenham um papel fundamental no envolvimento das equipas da linha da frente e na sua capacitação para contribuírem ativamente para a execução da estratégia da organização.
Estas reuniões em camadas formam uma série de discussões rápidas e focadas que visam colocar cada equipa em sincronia com os objectivos da organização. Elas promovem uma cultura de responsabilidade, incutem uma mentalidade de melhoria contínua e fornecem uma base sólida para uma transformação Lean sustentada.
N.B. Se ainda não implementou um sistema de reuniões faseadas, pode também ler o nosso artigo "As reuniões faseadas são o primeiro passo para a excelência operacional
A importância da reunião de nível
The importance of tiered meetings cannot be overstated. Without them, organisations risk losing ground on previous improvements. Fortunately, implementing these meetings is not a daunting task.
It’s as simple as the coach of a basketball team meeting with the players at the start of each game to set expectations, discuss positions and plans, and address concerns.
O formador analisa então o seu comportamento ao intervalo e faz os ajustes necessários. Da mesma forma, as equipas da linha da frente podem facilmente adotar reuniões por níveis para alinhar os seus esforços com os objectivos estratégicos da organização e melhorar continuamente o seu desempenho. O vídeo abaixo destaca a forma como as reuniões por níveis, apoiadas por um sistema de gestão diária interligado, elevaram e aceleraram a melhoria no Grupo Pact.
O objetivo e o foco da reunião de nível
Cada reunião de nível serve vários objectivos e contribui para um sistema de gestão eficaz. Oferece uma oportunidade para a equipa refletir sobre as últimas 24 horas, rever os pontos em atraso e planear os dias seguintes. As reuniões também proporcionam uma plataforma para a partilha de conhecimentos, a promoção da aprendizagem e o desenvolvimento de capacidades de resolução de problemas na equipa. Podem também servir para verificar a cultura e o moral da equipa.
Uma estrutura de reuniões por níveis envolve todos os elementos da organização e não apenas a linha da frente. A maioria das organizações utiliza normalmente uma abordagem de 3 níveis, embora possa também existir um 4º nível, o nível executivo.
A imagem acima ilustra o foco típico das reuniões de nível em cada nível:
- Nível 1: Realizado no início de cada turno, centrado em frustrações, questões de segurança e qualidade e formas de melhorar o processo.
- Fase 2: Os chefes de equipa de cada reunião da Fase 1 reúnem-se para discutir os problemas que surgiram, com a presença de representantes das funções de apoio relevantes para ajudar a resolver esses problemas.
- Nível 3: Os gestores, os líderes de área e as funções de apoio reúnem-se para tratar de questões de todo o sistema e avançar com projectos de melhoria contínua.
- Nível 4: As reuniões de nível executivo centram-se em questões tácticas e estratégicas, com responsabilidades pela gestão e melhoria da empresa.
O CEO da TeamAssurance, Matt Mafrici, organizou uma série de webinars que discute em profundidade a gestão diária (e os processos Lean) em cada nível. Pode seguir-nos no LinkedIn para participar na próxima transmissão ao vivo ou ver os episódios anteriores a pedido abaixo:
Por onde começar com as reuniões diárias de nível 1
Digitalizar as suas reuniões funcionais diárias (Nível 2)
A consistência e a rotina são fundamentais para as reuniões de nível
Estas reuniões devem ser realizadas regularmente e as nossas equipas devem ser suficientemente disciplinadas para as realizarem. A linha da frente deve completar os huddles diariamente / por turnos e todos devem ter em mente que deve haver tempo suficiente entre eles para a escalada ou resolução de problemas.
O sistema foi concebido para garantir que cada nível depende do outro para ser eficaz. Por exemplo, se uma reunião da Fase 1 não se realizar, a Fase 2 fica sem problemas para resolver ou sem capacidade de apoio.
A implementação de reuniões por níveis começa por encontrar um local próximo do local onde o trabalho é efectuado. A equipa deve estar em círculo à volta de um quadro de níveis e discutir o desempenho do dia anterior, as dificuldades actuais e os planos para o dia seguinte. Os relatórios de gestão visual fornecem contexto aos envolvidos e tornam estas discussões significativas. Os indicadores de desempenho do processo são visíveis e imediatamente acessíveis.
A imagem abaixo demonstra a reunião diária de gestão de um cliente de longa data da TeamAssurance:
Com o tempo, estas reuniões tornar-se-ão mais eficientes, reduzindo de 30 minutos para cerca de 10-15 minutos, com os membros da equipa a apresentarem problemas que já resolveram ou para os quais desenvolveram planos sólidos.
As vantagens da reunião de nível incluem:
- Melhorar a normalização e a qualidade dos processos
- Proporcionar visibilidade do desempenho planeado em relação ao desempenho real
- Permitir ajustamentos para satisfazer a procura dos clientes ou dos doentes
- Criar uma cultura de segurança
- Desenvolver capacidades de resolução de problemas e conhecimentos organizacionais
- Incorporação de um quadro de melhoria contínua sustentável.
A Reunião de Nível faz parte de um quadro maior de IC
As reuniões diárias de gestão permitem-nos alinhar as nossas pessoas, processos e sistemas. No entanto, devemos lembrar-nos que é uma parte de uma estrutura de melhoria contínua maior. Outras ferramentas Lean, tais como técnicas normalizadas de resolução de problemas, Procedimentos Operacionais Normalizados (SOPs) e um processo de Gestão Diária por Escalões que apoia o nosso ciclo PDCA completo, são também fundamentais para alcançar o sucesso a curto e longo prazo.
A imagem abaixo demonstra como construímos a plataforma TeamAssurance para evitar 'Soluções Pontuais' (digitais ou analógicas) optimizadas localmente e desconectadas que podem impedir o seu progresso em direção aos objectivos da organização.
Se é uma empresa com necessidades (ou um consultor com clientes com necessidades) e gostaria de discutir a ajuda digital que as ferramentas Lean fornecem, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance hoje mesmo.
Tier Meetings FAQs
What is the role of tier meetings in an organisation?
Tier meetings are critical for aligning an organisation’s efforts with its strategic goals. They engage frontline teams, empowering them to contribute to the execution of the organisation’s strategy. These meetings create a culture of accountability, foster continuous improvement, and form the foundation for sustained Lean transformation.
What is the specific focus of the different tiers within tiered meetings structure?
- Tier 1: meetings focus on daily shift issues like frustrations, safety, quality issues, and process improvements.
- Tier 2: involves team leaders discussing escalated issues with support function representatives.
- Tier 3 / 4: consists of managers and function leaders addressing system-wide issues and continuous improvement projects. Sometimes, executive-level discussions are split out into a fourth tier for on tactical and strategic matters.
How should organisations implement and conduct tier meetings?
- Start by finding a location close to the work area (Gemba).
- Conduct meetings in a circle around a tier board, discussing the previous day’s performance, current issues, and plans for the day.
- Use visual management reports and performance metrics for meaningful discussions.
- Over time, aim to make these meetings more efficient, reducing their duration whilst maintaining effectiveness.
