A gestão diária por níveis refere-se a reuniões estruturadas recorrentes realizadas entre diferentes níveis de uma organização para gerir a atividade diária/semanal/mensal e a resolução de problemas. Estas reuniões podem ser utilizadas para partilhar informações, analisar o progresso, atribuir actividades, tomar decisões e resolver ou escalar problemas.
Quando associada à estratégia empresarial global, a gestão diária faseada representa o A maior e única ferramenta de melhoria contínua na organização, e envolve 100% da sua força de trabalho em todas as funções e a todos os níveis.
As reuniões de nível devem ser realizadas regularmente. Cada equipa e nível terá geralmente uma cadência natural que se alinha com os ciclos de melhoria PDCA. As organizações podem diferir na forma como dividem os seus níveis, no entanto, a estrutura é geralmente de 3 ou 4 níveis.
Quando se trata de iniciativas de melhoria contínua, o estabelecimento de reuniões por níveis é fundamental para o sucesso. É uma estrutura que nos permite trabalhar no negócio enquanto trabalhamos no negócio. Abordar simultaneamente o urgente e o importante, permitindo que os líderes sejam tácticos e estratégicos nas suas funções.
Vantagens das reuniões faseadas
Há muitas vantagens em adotar uma estrutura de reuniões por níveis. Estas reuniões ajudam a:
- Melhorar a comunicação entre os diferentes níveis de uma organização
- Aumentar a aprendizagem e o trabalho em equipa
- Facilitar a tomada de decisões
- Resolver problemas de forma mais eficaz
- Melhorar a moral e a produtividade dos empregados
Pode parecer óbvio, e talvez simples, mas reunir as equipas em fóruns estruturados e eficazes pode ser um desafio. No entanto, os benefícios são muitas vezes imediatamente evidentes - daí que o estabelecimento de reuniões faseadas na linha da frente (Nível 1) deva ser uma prioridade.
Tipos de reuniões escalonadas
As reuniões de nível diferem em termos de cadência, consoante o nível da organização em que são realizadas. Embora seja importante acompanhar diariamente o progresso das actividades, há projectos a longo prazo que podem exigir uma discussão/concentração em intervalos menos regulares.
Uma organização típica é composta por três níveis principais (embora, nalguns casos, se estenda a quatro). Segue-se uma ilustração dos vários níveis e da sua cadência típica de reuniões:
Daily Tiered Meetings
Estas reuniões são realizadas todos os dias na linha da frente para discutir as prioridades do dia e para garantir que todos estão na mesma página. São frequentemente designadas por "reunião diária" ou "reunião de gestão diária", etc.
Estas reuniões são fundamentais para ligar e apoiar a linha da frente. Normalmente, estas reuniões giram em torno de um conselho de administração de nível 1 que destaca visualmente informações críticas sobre as funções principais (segurança, qualidade, entrega, etc.).
Numa reunião diária, os participantes devem analisar e discutir o desempenho do dia anterior / turno em relação aos objectivos e planos para o turno seguinte. É uma altura para partilhar quaisquer problemas, pedir recursos ou apoio, se necessário, e também para celebrar o bom desempenho ou os comportamentos exemplares.
Cadence & Agenda:
Holding 240 daily meetings per year greatly limits the breadth, depth and overall engagement levels of the Teams involved. A richer approach is to hold 4 daily’s and a weekly; 3 weekly’s and a monthly; 2 monthly’s and a quarterly. This lets leaders get the right mix of Plan-Do-Check-Act into the routine. It also lets different members of the Team own different parts of the agenda.
Reuniões semanais de nível
Estas reuniões analisam os progressos, discutem os desafios e fazem planos para a semana seguinte. Estas reuniões são normalmente conduzidas por chefes de equipa para analisar as tendências de desempenho, chamar a atenção para novos problemas e prestar apoio multifuncional a outras funções.
Afetação de recursos, avaliação comparativa do desempenho da equipa/turno, ajustamentos de horários, contactos proactivos com fornecedores - estes são apenas alguns dos resultados mais comuns das reuniões semanais, quando se afasta do dia a dia.
Reuniões mensais de nível
Estas reuniões analisam os objectivos a longo prazo, discutem o progresso dos projectos de melhoria e fazem os ajustamentos necessários.
Uma reunião de análise mensal deve incluir relatórios e informações agregadas das nossas equipas da linha da frente, a fim de proporcionar uma visão holística das operações, bem como a escalada/resolução de problemas crónicos. Estas reuniões exigem frequentemente alguns relatórios com um âmbito mais alargado ou uma maior complexidade de consulta. Os planos de desenvolvimento dos membros da equipa podem ser revistos e discutidas estratégias para ultrapassar ou acelerar os problemas do mês anterior.
Agregação de dados
O TeamAssurance também lhe permite extrair dados para o PowerBI para sobrepor/criar os relatórios de que necessita para fornecer contexto e importar de volta para o quadro de níveis:
Por exemplo: paretos de activos com fraco desempenho, causas de inatividade, ou mesmo tendências de minutos de inatividade mês a mês. Todos estes relatórios podem ser automaticamente preparados em tempo real, prontos para as reuniões da função executiva.
Os chefes de departamento e de função podem utilizar estes fóruns como uma oportunidade para corrigir projectos a longo prazo, ajustar objectivos, celebrar sucessos ou partilhar aprendizagens. As reuniões mensais por escalões podem também incluir sessões de desenvolvimento de competências para líderes ocupados, de modo a apoiar o desenvolvimento das suas próprias competências.
Quarterly Tiered Meetings
Estas reuniões por níveis realizam-se uma vez por trimestre para analisar o desempenho global da organização e tomar decisões estratégicas fundamentais. O nível executivo pode alinhar-se pelos objectivos, colaborar em questões endémicas que tenham sido escaladas e tomar decisões globais com base em todos os contributos da organização.
Os relatórios visuais que mostram tendências ao longo do tempo e agregam dados individuais da equipa são fundamentais para ajudar os líderes a tomar decisões informadas.
A preparação destas reuniões pode ser entediante e trabalhosa quando os dados não são facilmente acessíveis ou estão armazenados em vários sistemas. É frequente constatarmos que este é um ponto problemático para os líderes das organizações. Uma situação que leva a mais trabalho administrativo para o pessoal de apoio, ou mesmo a reuniões trimestrais por escalões que são adiadas ou perdidas.
As cadências trimestrais devem ser lideradas pelo nível executivo - mas isso não significa que os executivos não devam ter o dedo no pulso do dia a dia. Um sistema de gestão diária interligado, acessível e em tempo real irá apoiar este processo, bem como garantir que a informação adequada está disponível na reunião trimestral.
Estrutura de reuniões escalonada
Não existe uma abordagem única para a estruturação de uma reunião de nível. No entanto, existem algumas dicas gerais que podem ajudar a garantir que as suas reuniões sejam produtivas e eficazes.
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Set clear goals and objectives for each of your tiered meetings
Antes de realizar a reunião, reserve algum tempo para refletir sobre o que pretende alcançar. Que informações precisa de partilhar? Que decisões precisa de tomar? Quando tiver uma ideia clara dos seus objectivos, pode começar a planear a reunião em conformidade.
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Convidar as pessoas certas
Nem todas as pessoas da sua organização precisam de participar em todas as reuniões de nível. Convide apenas as pessoas que são essenciais para a discussão. Isto ajudará a manter as suas reuniões concentradas e produtivas.
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Criar uma agenda
Uma ordem de trabalhos ajudará a manter a reunião no caminho certo. Antes de iniciar a reunião, reserve algum tempo para criar uma ordem de trabalhos com uma lista dos tópicos que pretende discutir. Isto ajudará a garantir que tudo o que é necessário é abordado.
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Começar e terminar a tempo
O tempo das pessoas é valioso. Comece e termine as suas reuniões a horas para mostrar respeito pelos seus participantes.
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Encourage participation in tiered meetings
As reuniões de nível são uma óptima oportunidade para os diferentes níveis de uma organização colaborarem e partilharem ideias. Incentive todos a participarem na discussão. Isto ajudará a garantir que todos estão na mesma página e que as ideias de todos são ouvidas.
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Summarise the tiered meetings (and next steps)
No final da reunião, dedique algum tempo a resumir o debate e a identificar os passos seguintes. Isto ajudará a garantir que todos estão na mesma página e que todos sabem o que têm de fazer.
Exemplo de ordem de trabalhos para reuniões diárias faseadas
Eis os elementos gerais para uma ordem de trabalhos de uma reunião diária de nível 1:
- Revisão das metas e objectivos de ontem:
- Rever o que foi feito ontem, identificar os desafios encontrados e definir as tarefas de acompanhamento.
- Discussão das metas e objectivos de hoje:
- Discutir o que tem de ser feito hoje e identificar eventuais desafios.
- Brainstorming:
- Discutir soluções para os desafios identificados. Definir tarefas de acompanhamento, se necessário.
- Confirmar as próximas etapas e responsabilidades:
- Reiterar os próximos passos/expectativas e atribuir tarefas. Assegurar que não existem actividades órfãs.
Para realizar reuniões eficientes e eficazes, é fundamental manter as reuniões no caminho certo, seguindo as informações apresentadas no DMS. É por isso que é útil ter relatórios visuais, listas de actividades, listas de verificação e perigos levantados/comportamentos modelo associados.
Garante que as nossas equipas se concentram na abordagem de dados concretos, contribuindo com informações antes da reunião, em vez de perderem tempo na recolha de dados ou na administração da reunião.
Se está a pensar por onde começar com as reuniões diárias de nível 1, a resposta é mais fácil do que pensa. Comece com a mentalidade de eliminar as barreiras que a sua equipa enfrenta todos os dias e que a impedem de atingir os seus objectivos. Eles são especialistas nestes problemas e, normalmente, são os líderes que precisam de aprender. Separar o que está sob o seu controlo do que precisa de apoio é o passo seguinte do líder da equipa. (Dica: há sempre muitas oportunidades de melhoria sob o seu controlo!)
Utilizar o TeamAssurance para apoiar as reuniões de nível
A plataforma TeamAssurance foi criada para apoiar as actividades críticas da Gestão Diária. Quando se trata de reuniões por escalões, a nossa plataforma de trabalhadores conectados permite que o pessoal contribua na linha da frente, utilizando dispositivos móveis. Isto assegura que a informação é recolhida para análise nas reuniões por escalões, que não há encargos administrativos e que a comunicação e a coordenação são melhoradas.
Pode também ajudar a identificar e resolver problemas mais rapidamente.
Este estudo de caso do Pact Group é um excelente exemplo de como o TeamAssurance incorporou uma estrutura de reuniões por níveis e transformou os seus processos de melhoria contínua:
Eis alguns exemplos específicos de como o nosso DMS digital pode apoiar as reuniões de nível:
- Criação e partilha de agendas: O TeamAssurance facilita aos chefes de equipa a criação e partilha de ordens de trabalho para reuniões de nível. Isto ajuda a garantir que todos os membros da equipa estão cientes dos tópicos que serão discutidos e que têm tempo para se prepararem.
- Acompanhamento do progresso dos itens de ação: O TeamAssurance pode ser utilizado para acompanhar o progresso dos pontos de ação identificados durante as reuniões de nível. Isto ajuda a garantir que os itens de ação não são esquecidos e que são concluídos atempadamente.
- Armazenamento de actas de reuniões: O TeamAssurance pode ser utilizado para armazenar actas de reuniões. Isto ajuda a garantir que todos têm acesso às actas e que estas podem ser facilmente consultadas numa data posterior.
- Recolha e análise de dados: O TeamAssurance pode ser utilizado para recolher e analisar dados de reuniões de nível e durante um turno. Estes dados podem ser utilizados para identificar tendências, acompanhar o desempenho e introduzir melhorias no processo.
- Ao utilizar o TeamAssurance, as organizações podem melhorar a eficácia das suas reuniões de nível. Isto pode levar a uma melhor comunicação, coordenação e resolução de problemas, o que, em última análise, pode levar a um melhor desempenho operacional.
Pode ver tudo isto em ação num quadro interativo de níveis. Basta instalar um ecrã - seja ele um quiosque com ecrã tátil, um monitor de computador ou uma televisão - e dar significado às suas reuniões.
Considerar a reunião de nível como parte do quadro geral da IC
As reuniões de nível ajudam a alinhar as nossas pessoas, processos e sistemas. No entanto, temos de nos lembrar que é uma parte de uma estrutura de melhoria contínua mais alargada. Outras ferramentas Lean, como as técnicas normalizadas de resolução de problemas, os Procedimentos Operacionais Normalizados (SOP) e um processo de Gestão Diária por Escalões que apoia o nosso ciclo PDCA completo, são também fundamentais para alcançar o sucesso a curto e a longo prazo.
A ilustração abaixo demonstra como concebemos a plataforma TeamAssurance para evitar 'soluções pontuais' (digitais ou analógicas), optimizadas localmente e desconectadas, que podem impedir o seu progresso em direção aos objectivos da organização.
Se é uma empresa com necessidades (ou um consultor com clientes com necessidades) e gostaria de explorar as oportunidades que as ferramentas digitais de ajuda Lean oferecem, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance hoje mesmo
