Cuanto mejor construyamos nuestros sistemas de comunicación y resolución de problemas, más fluidos serán nuestros procesos de mejora (o cualquier proceso en realidad).
Como líder, optimizar el flujo de información y materiales a través de su proceso es una prioridad clave.
Sin embargo, para lograrlo es necesario crear estructuras eficaces de comunicación y resolución de problemas que faciliten la exposición del rendimiento de los procesos y el flujo de comunicación entre personas, equipos y funciones.
Gestión visual para la comunicación y la resolución de problemas
Una herramienta importante para crear estructuras eficaces de comunicación y resolución de problemas es el sistema de gestión visual diaria. Este sistema debe ofrecer una representación visual clara del rendimiento de los procesos y poner de relieve cualquier aspecto que deba mejorarse.
Con las señales visuales adecuadas, los equipos pueden identificar rápidamente cuándo es necesario actuar, y los responsables pueden hacer un seguimiento de los avances hacia los objetivos.
Reuniones escalonadas y colaboración
Otra estructura importante para la resolución de problemas son las reuniones diarias por niveles. Estas reuniones ofrecen una plataforma para que los equipos interfuncionales se reúnan, debatan los avances, identifiquen posibles problemas y acuerden acciones de mejora. Por supuesto, el compromiso es algo más que celebrar una reunión diaria.
Se trata de crear un entorno en el que el flujo de información sea libre y se centre en los aspectos adecuados para permitir una acción y una mejora reales.
En el siguiente vídeo puede ver en acción la resolución de problemas en colaboración y la mejora dirigida desde la primera línea. Vea cómo la implantación de las 5S en un taller cuenta con el apoyo y la contribución de varios equipos y niveles:
Nuestro objetivo debe ser siempre permitir "el funcionamiento y la gestión de un vistazo". Esto significa dedicar tiempo a consultar a nuestros destinatarios a la hora de desarrollar e implantar cualquier herramienta y en las agendas de reuniones periódicas.
Tenemos que entender lo que quieren ver y cómo necesitan verlo. Es fundamental que expliquemos y comuniquemos claramente por qué lo necesitan. A continuación, debemos asegurarnos de que los elementos visuales sean claros y se expresen en los términos más sencillos y comprensibles.
No debe haber ambigüedad ni confusión al mirar un tablero visual. Las personas que no estén familiarizadas con el proceso deben ser capaces de entender lo que comunican las imágenes.
Esto es válido para todos los niveles de nuestra organización. Del mismo modo que nuestra primera línea debe reunirse a diario o por turnos, el personal directivo y ejecutivo también debe hacerlo con regularidad.
Si se asegura de que todos los niveles de la organización participan en reuniones periódicas, puede fomentar la colaboración y garantizar que todo el mundo trabaja por los mismos objetivos.
La influencia de la normalización en la comunicación y la resolución de problemas
Para hacer posible la colaboración en la resolución de problemas y una comunicación eficaz, los líderes deben proporcionar un marco para que los equipos trabajen juntos. Cuando se dispone de este marco, nuestros equipos pueden identificar y rectificar las causas subyacentes de los problemas, en lugar de limitarse a tratar los síntomas. Este planteamiento garantiza que se realicen las mejoras adecuadas y se obtengan resultados duraderos.
A continuación se ofrece un ejemplo del impacto de un marco de este tipo, cuando se apoya en un sistema de gestión diaria ajustada:
La normalización es otro componente clave de las estructuras eficaces de comunicación y resolución de problemas. Los líderes deben desarrollar procesos estándar y un trabajo estándar que se practiquen con disciplina a lo largo del tiempo. Así se garantiza que todo el mundo trabaje de forma coherente y resulta más fácil identificar y mejorar las áreas en las que se ha producido una desviación de la norma.
Un marco de I.C. no islas aisladas y optimizadas localmente
Al igual que las estructuras de comunicación y resolución de problemas comentadas anteriormente, herramientas como los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) y un proceso de Gestión Diaria por Niveles que respalde todo el bucle PDCA alinearán a todo el mundo con los objetivos de la organización y del departamento cada día. Esta es la clave para alcanzar el éxito y resolver los problemas a diario. Facilitará la concentración y estimulará las conversaciones sobre lo que necesitamos exactamente para resolver los problemas con eficacia.
Pero debemos abstenernos de pensar en cada elemento de nuestros esfuerzos de mejora continua como una isla optimizada localmente.
El siguiente gráfico muestra cómo hemos desarrollado TeamAssurance como una plataforma interconectada para evitar "soluciones puntuales" desconectadas (digitales o analógicas) que pueden obstaculizar sus esfuerzos de mejora continua.
Si es usted una organización necesitada (o un consultor con clientes necesitados) y desea hablar de las ayudas digitales a las herramientas Lean, póngase en contacto con nosotros para una demostración de la plataforma TeamAssurance.
