West Gippsland Healthcare Group (WGHG) ejecuta su Sistema Operativo Diario (DOS) con TeamAssurance. Esto les permite;
- Actualice y visualice el rendimiento en tiempo real
- Comparta fácilmente la información dentro y fuera de la organización
- Comunicar rápidamente las necesidades a todos los equipos que comparten sus recursos
- Compartir conocimientos y buenas prácticas con cualquier parte del grupo en tiempo real.
- Establecer un orden del día y un formato normalizados para las reuniones diarias.
- Enviar cada día lo que solían ser "Actualizaciones mensuales".
West Gippsland Healthcare Group (WGHG) es una organización de salud pública que presta servicios de cuidados intensivos, atención residencial y salud comunitaria a más de 51.000 personas.
Adoptar las mejores prácticas
Bettercare Victoria ayudó a WGHG a adoptar un enfoque sistémico para la innovación y la mejora, que incluía la introducción de un Sistema Operativo Diario (DOS). Al no tener experiencia previa con un DOS, el equipo ejecutivo necesitaba un marco que le ayudara a gestionar el cambio en una plantilla numerosa.
Implementing a best practice daily operating system
TeamAssurance está diseñado para asentarse sobre un Sistema Operativo Diario y ayudar a facilitar el proceso. WGHG cuenta ahora con 38 equipos (25 de nivel 1) en todo el grupo que participan en el DOS. Esto incluye Servicios Medioambientales, Operaciones Clínicas, Salud Aliada y Comunitaria, Farmacia, Aprendizaje y Desarrollo, Unidad de Mejora del Rendimiento y Servicios de Alimentación.
La agenda típica del primer nivel de WGHG, basada en una reunión diaria, incluye;
- Seguridad y calidad (caídas, errores de medicación, lesiones por presión y riesgos). Cualquier cuestión identificada en la lista de comprobación se plantea como actividad y se asigna la responsabilidad correspondiente.
- Escaladas. Por ejemplo, obstáculos al flujo de pacientes, lesiones del personal o de los pacientes...
- Preparación de los recursos para el día: personal, equipos, suministros, etc.
- Recompensas y reconocimiento, que serán compartidos por todos los equipos. El reconocimiento de los mismos puede fluir hacia arriba y hacia abajo.
Cada equipo tiene visibilidad de las operaciones actuales, lo que permite identificar rápidamente los problemas. El personal de primera línea está capacitado para resolver estos problemas a diario. Cualquier problema que no puedan solucionar se eleva, lo que permite crear contramedidas rápidamente.
Antes, las reuniones mensuales suponían un reto para el personal debido a los requisitos de los turnos. El DOS mantiene a todos informados y cada vez hay más personas que participan a diario. Los directivos consideran que este mayor compromiso es un indicador de la mejora del rendimiento en todos los ámbitos.
Puntualidad de las escaladas y los proyectos
WGHG ya gestionaba eficazmente las escaladas hacia arriba. Sin embargo, la eterna laguna ha sido el flujo descendente de información, como decisiones o comentarios. Este flujo bidireccional es donde un Sistema Operativo Diario puede ser eficaz, y WGHG realmente notó la diferencia con TeamAssurance. El personal de planta siente que sus preocupaciones son escuchadas y que se actúa en los niveles más altos, porque es visible para todos. Esto crea un círculo virtuoso en el que la gente tiene más confianza para plantear problemas e incidentes -incluso los de menor importancia- porque pueden ver y hacer un seguimiento del estado de todo lo que han planteado. Así es más fácil controlar el rendimiento y conseguir mejoras sostenibles a largo plazo.
"El personal siente que tiene más tracción y capacidad para hacer que las cosas se aborden"
Daniel Scholtes, Director de Operaciones, West Gippsland Healthcare Group
WGHG también ha notado que la actividad de los proyectos de Calidad ha dado un salto significativo. Es más fácil crear, compartir y gestionar tareas de proyectos como parte de las actividades diarias. La incorporación de los proyectos a las tareas habituales ha sido fundamental para impulsar la mejora de la calidad. Y la visibilidad ahorra tiempo al personal de proyectos y a los ejecutivos.
Strategic alignment across the organisation through a Daily Operating System
Una vez que el Sistema Operativo Diario esté implantado en todos los servicios, el WGHG se centrará en el despliegue de la estrategia. Tienen objetivos claros en la cúspide y objetivos claros a nivel de departamento, pero el reto es conectar ambos. TeamAssurance 'Goals' se considera la herramienta que puede ayudar a salvar la distancia. Reunir las actividades diarias y las actividades estratégicas ayudará a WGHG a continuar su excelente progreso en la mejora de la seguridad y la calidad.
Parte de un marco de I.C., no una isla optimizada localmente
Un sistema operativo diario como el descrito anteriormente reforzará sus esfuerzos diarios de gestión y CI. Sobre todo si el sistema se crea y utiliza teniendo en cuenta las mejores prácticas . El sistema operativo diario facilitará la concentración y estimulará conversaciones significativas en torno a la seguridad, la calidad y la mejora. Garantiza que la información llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno, proporcionando el apoyo y los recursos necesarios para que las personas (y los equipos) prosperen.
The various elements like standardised problem solving techniques, documented Standard Operating Procedures (SOPs), and an embedded Tiered Daily Management process that supports the entire PDCA loop – just to name a few – all play their part.
Por tanto, no debemos pensar en ningún elemento como una isla optimizada localmente.
La siguiente imagen muestra cómo hemos diseñado TeamAssurance como una plataforma interconectada para evitar "soluciones puntuales" desconectadas (digitales o analógicas) que no ayudan, o incluso pueden obstaculizar, los objetivos de emprender una transformación Lean.
Si es usted una empresa necesitada (o un consultor con clientes necesitados) y desea hablar de las oportunidades que ofrecen las herramientas digitales de Lean , póngase en contacto con nosotros para una demostración de la plataforma TeamAssurance.
