When it comes to Lean, the array of tools and concepts can be quite overwhelming. We often mention that continuous improvement requires all elements to be optimised simultaneously. It can be a struggle to make sense of how all the lean tools and princples work together in harmony.
Keeping It Simple with Lean Tools
Tanto a nivel macroeconómico como microeconómico, la clave está en la sencillez. Mantener las cosas sencillas facilita la comprensión de lo que pretendemos conseguir. Para convertirnos en una organización de aprendizaje y mejora, centrada en el crecimiento continuo, debemos trabajar en pos de un conjunto claro de objetivos estratégicos.
Fundamentalmente, cualquier herramienta que utilicemos debe contribuir de algún modo a nuestros objetivos primarios o a nuestra estrategia. Una herramienta que nos ayude a unir los puntos de la gestión de la estrategia, la gestión de proyectos y la gestión de la comunicación y la información diarias. La siguiente ilustración lo demuestra a alto nivel, con cada capa interconectada y apoyando a las demás:
Un sistema de mejora continua de este tipo debe ayudarnos a desarrollar una capacidad eficaz de resolución de problemas y a controlar los procesos. Así podremos exponer las desviaciones, apoyándonos en una estructura y una metodología para identificar y aplicar las oportunidades de mejora.
Cada capa de la estructura de mejora tiene un ámbito y una cadencia diferentes. Sin embargo, se complementan y nutren mutuamente cuando nos adherimos al pilar Lean del Ciclo "Planificar, Hacer, Comprobar, Ajustar". El reto consiste en construir esta estructura pieza a pieza de forma cohesionada y metódica.
Start with Lean Tools Like Daily Management
Quizá la pregunta más habitual sea: "¿por dónde empezar?". Pues como dijo Taiichi Ohno: "Empezar por la necesidad". Evalúe dónde están los mayores puntos de dolor u oportunidades en la empresa y empiece por ahí. Esto suele ocurrir en el día a día operativo. Aquí debemos centrarnos en la visibilidad, la organización y el control de los procesos, la actividad y los recursos.
In essence our continuous improvement, lean tools and structures should support us to: Find problems, solve problems and to engage our people in meaningful conversations.
Estas conversaciones deben centrarse en mejorar las cosas mediante ganancias marginales. Deben llevarse a cabo dentro de una estructura escalonada en la que seamos capaces de separar y conectar lo operativo, lo táctico y lo estratégico. Esta es la estructura de mejora más directa y eficaz.
En una estructura de gestión diaria por niveles, la información correcta estará disponible en el lugar adecuado, en el momento oportuno y ante las personas adecuadas. Esto nos permite tomar las medidas oportunas o utilizar la herramienta de mejora necesaria con toda la información fluyendo sin problemas hacia arriba, hacia abajo y a través de toda la organización.
Pact Group, uno de los principales fabricantes de envases sostenibles, compartió recientemente cómo la gestión diaria les ha permitido integrar la mejora continua en todos los niveles:
Al implantar una plataforma digital para la gestión diaria, toda la organización puede trabajar en el negocio mientras trabaja en el negocio. Para Pact Group, esto ha supuesto:
- Reducción de 2/3 de los incidentes de seguridad.
- Realización puntual y ajustada al presupuesto de proyectos críticos de renovación de activos y del programa de productividad.
- Intercambio diario de información para priorizar claramente las tareas gracias a la contribución directa de los empleados de primera línea.
- Capacidad para compaginar el trabajo estratégico con las actividades rutinarias diarias.
- Los clientes informan de una mayor calidad y nivel de servicio.
No hiervas el océano
Este sistema funciona en cualquier fase de madurez, pero la clave está en no abarcar demasiado de una sola vez o hacer que el alcance del trabajo sea tan grande que resulte imposible encontrar una solución o realizar un cambio impactante. Para conseguir la aceptación de la implantación de la gestión diaria rutinaria mencionada anteriormente, hay que empezar por sondear a los empleados. Involucre a los propios interesados que se verán afectados en el desarrollo del plan de acción. No sólo tienen los conocimientos y la experiencia necesarios para elaborar un plan eficaz, sino que serán las personas clave que lo apliquen y lo conviertan en algo normal.
El ejercicio de los 5 porqués es quizás una buena herramienta básica para la resolución de problemas, que puede iniciarse y ampliarse poco a poco. Los 5 porqués es una técnica de resolución de problemas sencilla y fácil de digerir que hace que las personas más cercanas al problema se pregunten "¿Por qué?" repetidamente hasta llegar a la causa raíz. Nos ayuda a elaborar el plan de acción identificando oportunidades de ganancia rápida y centrando el alcance del trabajo. A medida que madure el uso de esta herramienta para los problemas más pequeños, será una progresión natural para todos los implicados convertirla en una herramienta más amplia y exhaustiva de resolución de problemas crónicos.
La misma forma de pensar puede utilizarse para toda una serie de herramientas Lean, desde las 5S y las rutinas de limpieza de equipos hasta el análisis de pérdidas y la generación de ideas de mejora. Empiece por la necesidad y construya a partir de ahí.
Aclárelo con niveles
Una estructura de gestión por niveles permite una mayor claridad, alineación y visibilidad. Un conocimiento profundo de las prioridades de cada equipo y de la organización en su conjunto. Las herramientas de IC utilizadas en cada nivel sirven para lo mismo. Hacen que el proceso sea visual, exponen problemas / desviaciones e implican a las partes interesadas en la mejora a través del PDCA.
Cada nivel sirve como punto de escalada, visibilidad y toma de decisiones. Además, garantiza que los puntos de atención estén alineados con el nivel superior e inferior mediante indicadores clave de rendimiento, normalización y el despliegue eficaz de iniciativas clave. La siguiente ilustración muestra la estructura de alto nivel y el enfoque de cada nivel. Si desea obtener más información, puede leer aquí cómo vincular los niveles entre sí.
Lean Tools Help Give a View of the Whole C.I. Framework
Para garantizar un esfuerzo cohesivo en cada una de las áreas de estrategia, proyecto y gestión diaria, debemos asegurarnos de que se construyen teniendo en cuenta cada área adyacente (y sus respectivos procesos). Por ejemplo, las actividades diarias, como el trabajo estándar de los líderes y las reuniones diarias, deben apoyarse en técnicas normalizadas de resolución de problemas, documentación y el cumplimiento del proceso PDCA.
Como ya se ha mencionado, para lograr esta cohesión ningún elemento del gran Marco C.I. debe quedar huérfano o desarrollarse de forma aislada. Por eso hemos diseñado una plataforma interconectada que garantiza que no haya "soluciones puntuales" desconectadas (digitales o analógicas) que puedan impedir a las organizaciones alcanzar sus objetivos.
La digitalización de su estructura escalonada a través de TeamAssurance proporciona a las empresas una herramienta inigualable para integrar y conectar todos los niveles de la empresa a la perfección. La facilidad de uso, la visibilidad clara y sencilla con barreras de entrada mínimas constituyen un potente proceso de mejora continua que mejorará inmediatamente cualquier organización y la lanzará hacia el futuro.
Si usted es una empresa que lo necesita, o un consultor con clientes que lo necesitan, póngase en contacto con nosotros para una demostración de la plataforma TeamAssurance hoy mismo.
