Esta es la guía definitiva del ciclo Planificar, Hacer, Comprobar, Ajustar (PDCA), uno de los pilares de Lean, la mejora continua y la excelencia operativa.
Planificar, Hacer, Comprobar y Ajustar (PDCA) es la sala de máquinas de la mejora continua. Es el ciclo de mejora más conocido y utilizado. Esta metodología sencilla, pero muy eficaz, está en el centro de todas las oportunidades de mejora o aprendizaje en una organización con mentalidad Lean. Sin embargo, también puede ser la menos comprendida en la práctica.
En mi experiencia, muchas organizaciones siguen una versión "PDCA lite", que en realidad es simplemente Planificar y Hacer, o simplemente Hacer, Hacer, Hacer. Adoptan un enfoque de escopeta para la mejora; simplemente esperan lo mejor. Con demasiada frecuencia malgastamos tiempo, esfuerzo y recursos escasos en esfuerzos de mejora. Nuestra actividad se basa en corazonadas y suposiciones que no están bien concebidas, ejecutadas o seguidas.
Considerar el PDCA como un enfoque científico
La metodología PDCA se basa en el enfoque científico de la predicción, el desarrollo de una hipótesis, la realización de experimentos, la observación y comprobación del resultado, la aplicación del pensamiento crítico y el intento de aprender del resultado.
The scientific approach has resonated through the ages. This method has driven countless breakthroughs and innovation through time simply by designing and executing experiments. It’s the approach used by Francis Bacon, Galileo Galilei, Thomas Edison to name a few. As human beings we naturally think and behave this way – particularly as children.
Experimentamos con el mundo que nos rodea para aprender, crecer y desarrollar nuestros conocimientos mediante el ensayo y error continuos. Pensemos en cómo aprendemos a andar, a hablar y a relacionarnos con el mundo que nos rodea. Esto continúa a lo largo de nuestra vida, a medida que aprendemos y nos adaptamos a nuestra situación y circunstancias actuales. Evolucionamos y crecemos hacia nuestros objetivos, tanto profesionales como personales.
Actualmente, el método se visualiza como un círculo con los cuatro cuadrantes del proceso PDCA. El movimiento circular es una indicación de la secuencia del método. Además, es un recordatorio de la naturaleza perpetua de la mejora continua del proceso. Dato curioso: ¡no siempre fue un círculo!
El primero en mostrarlo como tal fue Walter Shewhart, también conocido como "el padre del control estadístico de la calidad". Sin embargo, Shewart originalmente sólo tenía tres pasos, primero en línea y más tarde en círculo -Especificación, Producción, Inspección-, conocidos como el ciclo Shewhart.
Un ingeniero de calidad llamado W. Edwards Deming editó el libro de Shewhart en 1930. Con estos conocimientos, Deming adoptó y evolucionó el modelo de Shewart. Con el tiempo, Deming se hizo famoso en Japón por enseñar a los japoneses herramientas y técnicas de control de calidad. Deming nos enseñó que debemos pensar en el cambio y la mejora como en un experimento científico, como una forma de probar y desarrollar nuestra comprensión del proceso. De este modo, se empieza a pensar críticamente en el resultado o la mejora. El resultado del trabajo de Deming mejoró significativamente la calidad de los productos en Japón y dio lugar a la evolución del Planificar, Hacer, Comprobar, Ajustar (también conocido como el Ciclo Deming) tal y como lo conocemos hoy en día.
El PDCA puede aplicarse tanto a lo macro como a lo micro. Esto permite utilizar la herramienta para Hoshin o el despliegue de políticas a nivel estratégico, para su uso como implementación del flujo de valor, para apoyar los procesos de cambio organizativo, para facilitar la formación o los cambios y mejoras de procesos más pequeños.
En última instancia, a través de la práctica, la repetición, la estructura y la disciplina, el PDCA se convierte en habitual. Acabamos con una forma de pensar entretejida en el ADN de una organización, su entorno y su gente.
Definición de cada paso del PDCA
Plan
Planificar es, en primer lugar, establecer y comprender nuestro estado actual: dónde estamos ahora mismo.
Antes de ponernos a planificar el siguiente paso es fundamental que conozcamos el terreno en el que nos encontramos para iniciar nuestro viaje. Debemos comprender el estado actual de nuestro proceso y establecer el objetivo o meta.
El plan debe consistir en dividir el objetivo en trozos manejables. Debemos tener claros los posibles obstáculos y priorizarlos. Con esto formulamos nuestra hipótesis, que a su vez define el siguiente paso. Si damos este paso estaremos prediciendo un resultado concreto o deseado. El plan debe aportar claridad sobre lo que vamos a hacer, cómo lo haremos y cuándo lo haremos.
Como parte de un proceso cíclico, el Plan también incorporará componentes de la fase de Ajuste del ciclo anterior, ya que habremos obtenido aprendizajes y reflexiones clave para informar la nueva fase de planificación.
Este es un ejemplo de cómo el PDCA se aplica tanto a nivel macroeconómico como microeconómico.
Visite
Hacer es simplemente ejecutar el plan de mejora. Hacer es pasar a la acción: obvio, sí, pero a menudo nos encontramos con la inercia de la fase de planificación. Hacer es poner a prueba la hipótesis y ejecutar el proceso de acuerdo con nuestro plan.
Esto suele hacerse a pequeña escala o en ciclos cortos para garantizar que la retroalimentación y el aprendizaje sean rápidos. Como dijo una vez el filósofo Mike Tyson. "Todo el mundo tiene un plan hasta que le dan un puñetazo en la boca".
En otras palabras: no conocerá el valor de su plan hasta que lo ponga a prueba sobre el terreno.
Consulte
Comprobar consiste en observar, medir, comprender y recibir confirmación de cómo ha funcionado nuestro plan en comparación con lo que habíamos previsto.
Sin una fase de comprobación o un sistema de medición, ¿cómo sabremos si el plan ha sido eficaz o no (y en qué medida)? ¿Qué se comprobará? ¿Cómo se medirá? ¿Cuándo debemos comprobarlo? ¿Quién lo comprobará? ¿Cuáles son las definiciones de éxito o fracaso basadas en nuestro plan?
La comprobación no sólo debe poner de relieve el resultado global, sino también los parámetros clave del proceso por los que se ha logrado el resultado.
Ajustar
La fase de ajuste es aquella en la que nos detenemos a reflexionar y aprender de lo que ha sucedido en Planificar, Hacer, Comprobar. Es posible que hayas visto que esta fase se denomina Actuar, pero Ajustar quizás sea más lógico, ya que este componente trata realmente del aprendizaje y la práctica reflexiva.
Reflect
Reflexionamos sobre:
- ¿Qué ha funcionado bien?
- ¿Qué no lo ha hecho?
- ¿Qué hemos aprendido de nuestra experiencia?
- ¿Qué hemos aprendido de nuestros controles, medidas, comentarios y observaciones?
However, merely reflecting on the findings is insufficient. It is imperative for the team to take decisive action based on these insights. This fosters continual improvement and moves us towards the desired outcomes.
Take action
1. Adjust and reassess: adjustments and reassessments are conducted when the outcomes of the implemented plan do not meet the expected results. For instance, if a company aimed to reduce product defects by 20% within six months but falls short of this target, they will review the initial plan and make necessary modifications. This sub-stage focuses on identifying areas for improvement and refining the approach for better outcomes.
2. Provide feedback: Feedback plays a pivotal role in the Adjust phase. This involves gathering input from various stakeholders, including employees, customers, and other relevant parties. Feedback channels, such as tier meeting huddles and customer comments provide valuable insights into the effectiveness of the implemented plan and highlight any areas that require further improvements. By actively seeking feedback, organizations can make informed decisions and enhance their processes accordingly.
3. Standardize processes: It is an essential that corrective measures are deployed, and all procedures are standardized. This ensures that the improvements identified and implemented previously are integrated systematically. Standardization guarantees consistency in the execution of activities, ensuring operational stability and long-term success. By standardizing processes, organizations can establish a framework for continuous improvement efforts, aligning their operations with best practices for sustained growth and efficiency.
It is rare that everything goes perfectly, according to our plan. The adjust phase provides time and space to ensure we capture, standardise and sustain our gains and learnings. It allows us to understand the gaps and opportunities for further innovation or improvement. This may be an opportunity for wider sharing and communication (Yokoten) and documentation and training of the new condition or process standard.
Cosechar los frutos del PDCA
En esencia, el PDCA parece sencillo y puede pasarse por alto con facilidad, lo que conduce a una aplicación deficiente. Pero si se ejecuta bien y los equipos lo interiorizan, es una herramienta absolutamente poderosa. El metaciclo incorpora la práctica intencionada y deliberada hacia la mejora.
El proceso PDCA no es una "isla optimizada localmente", sino que forma parte del marco general de la C.I.
Las técnicas normalizadas de resolución de problemas, los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) y la gestión diaria por niveles son sólo algunas de las herramientas y procesos Lean adyacentes que sustentan todo el bucle PDCA. Para optimizar nuestro uso del PDCA debemos garantizar la alineación de todas las personas, procesos y sistemas implicados en el marco general de mejora continua. Ningún elemento debe desarrollarse de forma aislada.
La siguiente ilustración muestra cómo hemos diseñado la plataforma interconectada TeamAssurance para evitar "soluciones puntuales" (digitales o analógicas) localmente optimizadas y desconectadas que no ayudan, e incluso pueden obstaculizar, su progreso en lo que respecta a la mejora continua.
Si es usted una empresa necesitada (o un consultor con clientes necesitados) y desea implantar o mejorar un enfoque PDCA, póngase en contacto con nosotros para una demostración de la plataforma TeamAssurance hoy mismo.
