El gráfico de control es una herramienta útil para seguir los esfuerzos de mejora continua y su impacto en el proceso. Analizamos cómo aplicar los gráficos de comportamiento del proceso e interpretar los datos.
Lean, en su esencia, consiste en un profundo respeto por la humanidad y en visualizar lo que ocurre en cualquier proceso. Esto nos permite sacar a la luz los residuos e identificar las oportunidades de mejora. Se trata de crear una forma fundamental de pensar y de dotarse de herramientas que guíen el camino. Estas herramientas ayudan a desarrollar los hábitos y comportamientos deseados.
Existen multitud de herramientas y conceptos Lean que sirven para crear tirón y flujo en el proceso. Ayudan a las personas a sacar el máximo partido del proceso y a centrarse en el método de la mejora continua del proceso y los resultados.
El gráfico de control
Una herramienta importante del arsenal Lean es el gráfico de control (o gráfico de comportamiento del proceso). A veces se denomina gráfico Shewhart o gráfico de control estadístico de procesos (SPC).
Es una de las diversas herramientas visuales que suelen aplicarse al análisis del control de calidad. El gráfico permite comprender cómo se comporta y cambia un proceso a lo largo del tiempo. Inventados por Walter A. Shewhart en la década de 1920, los gráficos de control se utilizan en numerosos sectores como parte de las metodologías de mejora continua.
Shewhart comprendió que, por muy bien que se diseñe un proceso, siempre habrá variación dentro de él. El SPC es una técnica eficaz para supervisar y controlar las variaciones, siempre que se reconozcan sus limitaciones. El SPC se ocupa principalmente de controlar el proceso, no el producto o servicio que produce. Si el proceso está bajo control, es capaz y consistente, entonces los resultados del proceso serán buenos.
Similitudes entre el gráfico de comportamiento del proceso y el gráfico de ejecución
Un gráfico de comportamiento del proceso es similar en muchos aspectos al gráfico de ejecución convencional; en realidad, no es más que una extensión de éste. Un gráfico de ejecución es una herramienta de mejora de procesos potente y fácil de usar. Todo proceso se define esencialmente como una serie de actividades de transformación que transforman un conjunto de entradas en un conjunto discreto de salidas.
Los cambios en los procesos se producen con el tiempo. Determinar si se ha producido un cambio y cuándo, y si ese cambio se mantiene en el tiempo, es fundamental para la mejora de los procesos.
Un gráfico de ejecución suele utilizarse para determinar la media (valor central) de un proceso y si esa media está cambiando o no.
Un gráfico de ejecución es muy fácil de usar: representa los valores observados en el eje Y y las horas en que se observaron en el eje X. Los gráficos de ejecución son similares a los gráficos de comportamiento del proceso, pero no muestran los límites de control del proceso. Los gráficos de ejecución son similares a los gráficos de comportamiento del proceso, pero no muestran los límites de control del proceso.
Su elaboración esmás sencilla, por lo que no permiten utilizar todas las técnicas analíticas que ofrece un gráfico de control.
Interpretación de los datos del gráfico de control
Cuando un proceso es estable y está bajo control, presenta una variación natural, es decir, una variación inherente al proceso. Se considera que un proceso está bajo control cuando, basándose en la historia, puede predecirse con fiabilidad cómo se comportará (dentro de unos límites) en el futuro. Visualizamos y analizamos los números para comprender cuándo se ha producido un cambio en nuestro proceso.
Es importante que nos avisen de los cambios a tiempo para poder responder con eficacia. Esto puede parecer sencillo -y en algunos aspectos lo es-, pero las cifras de producción pueden cambiar aunque el proceso no cambie. En nuestro análisis es importante disponer de un método para distinguir las cifras que representan cambios en nuestro proceso de las que son ruido o variación natural.
Aquí es donde entra en juego el gráfico de comportamiento del proceso. Walter Shewhart hizo una distinción crítica entre los tipos de variación en los números. Parte de la variación en un proceso es variación natural o rutinaria, es la variación que cabe esperar aunque no haya cambiado nada en el proceso en sí; otra variación es excepcional. La variación excepcional se considera anormal y puede verse como una señal de un cambio o de que algo diferente está ocurriendo en el proceso.
Los cuatro estados de los procesos
Los procesos entran en uno de estos cuatro estados:
El ideal
El proceso está bajo control estadístico y produce un 100% de conformidad con las expectativas del cliente. Se considera un proceso predecible y satisface sistemáticamente las demandas de los clientes.
El Umbral
El proceso se caracteriza por estar bajo control estadístico, pero aún así produce algún incumplimiento ocasional. Este tipo de proceso produce niveles constantes de no conformidad. Aunque es predecible, no satisface sistemáticamente los requisitos de los clientes.
Al borde del caos
El proceso no está bajo control estadístico pero no produce defectos. El proceso es impredecible, pero los resultados siguen cumpliendo las especificaciones del cliente. La ausencia de defectos puede crear una falsa sensación de seguridad, pero el proceso puededesviarse en cualquier momento. Depende más de la suerte que de un buen diseño.
El estado del caos
El proceso no está bajo control estadístico y produce niveles impredecibles de no conformidad. En una palabra: caos.
Cada proceso caerá en uno de estos estados en un momento dado, pero no permanecerá en él. Todos los procesos avanzan hacia el caos con el tiempo. Desgraciadamente, la mayoría de las organizaciones sólo empiezan a mejorar cuando un proceso alcanza el estado de caos. Para entonces, ya han creado un importante despilfarro interno y han dañado el servicio al cliente y la fiabilidad.
Distinción entre el diagrama de comportamiento del proceso y otras herramientas
Sin entrar en demasiados detalles, un gráfico de comportamiento del proceso nos ayuda creando una línea central alrededor de la media de los puntos de datos como en un gráfico de ejecución. En lo que difiere el gráfico de comportamiento del proceso es en que añadelímites de control. Los límites de control superior e inferior (UCL y LCL) se calculan a partir de los datos disponibles y se colocan equidistantes de la línea central. Los límites de control sirven para garantizar la intencionalidad de nuestra actividad de mejora. Representan la distribución normal de los datos dentro de los límites de control y señalan una variación excepcional cuando los puntos de datos caen fuera de ellos a lo largo del gráfico de comportamiento del proceso.
Existen diversas variantes del gráfico de control y consideraciones que deben tenerse en cuenta a la hora de identificar el gráfico adecuado.
Saber qué gráfico de control utilizar en una situación determinada garantizará un seguimiento preciso del comportamiento y la estabilidad de un proceso. En última instancia, la utilización de un gráfico de control eliminará las conclusiones erróneas y la pérdida de tiempo o esfuerzo. De este modo, las actividades de mejora se centran en las oportunidades adecuadas.
Considerar los procesos desde el punto de vista del marco general de la I.C.
A la hora de experimentar, revisar y desarrollar procesos, debemos tener en cuenta cómo encajan en el marco general de la mejora continua. Ningún proceso debe vivir aislado como una "isla optimizada localmente". Es fundamental tener en cuenta los procesos y sistemas adyacentes. La interconexión de las herramientas Lean, como las técnicas estandarizadas de resolución de problemas, los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) y un proceso de gestión diaria por niveles que respalde todo el bucle PDCA, es fundamental.
La siguiente ilustración muestra cómo hemos diseñado la plataforma interconectada TeamAssurance para evitar "soluciones puntuales" desconectadas (digitales o analógicas) que no ayudan, e incluso pueden obstaculizar, el desarrollo de los procesos de una organización.
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