La reunión por niveles permite que la información y la actividad de mejora fluyan a todos los niveles en cascada. Veamos cómo hacerlo bien a todos los niveles.
La reunión de nivel es una herramienta eficaz para alinear los esfuerzos de una organización con sus objetivos estratégicos. En particular, desempeñan un papel fundamental a la hora de implicar a los equipos de primera línea y capacitarlos para que contribuyan activamente a la ejecución de la estrategia de la organización.
Estas reuniones escalonadas forman una serie de debates rápidos y centrados cuyo objetivo es que todos los equipos estén en sintonía con los objetivos de la organización. Fomentan una cultura de responsabilidad, inculcan una mentalidad de mejora continua y proporcionan una base sólida para una transformación Lean sostenida.
Nota: Si aún no ha implantado un sistema de reuniones por niveles, puede que también le interese nuestro artículo "Lasreuniones por niveles son el primer paso hacia la excelencia operativa".
La importancia de la reunión de nivel
The importance of tiered meetings cannot be overstated. Without them, organisations risk losing ground on previous improvements. Fortunately, implementing these meetings is not a daunting task.
It’s as simple as the coach of a basketball team meeting with the players at the start of each game to set expectations, discuss positions and plans, and address concerns.
A continuación, el entrenador revisa su comportamiento en el descanso y realiza los ajustes necesarios. Del mismo modo, los equipos de primera línea pueden adoptar fácilmente las reuniones por niveles para alinear sus esfuerzos con los objetivos estratégicos de la organización y mejorar continuamente su rendimiento. El siguiente vídeo muestra cómo las reuniones por niveles, apoyadas por un sistema de gestión diaria conectado, han elevado y acelerado la mejora en Pact Group.
Propósito y enfoque de la reunión de nivel
Cada reunión de nivel tiene múltiples objetivos y contribuye a la eficacia del sistema de gestión. Ofrece al equipo la oportunidad de reflexionar sobre las últimas 24 horas, revisar los asuntos pendientes y planificar los próximos días. Las reuniones también proporcionan una plataforma para compartir conocimientos, fomentar el aprendizaje y desarrollar la capacidad de resolución de problemas dentro del equipo. También pueden servir para tomar el pulso a la cultura y la moral del equipo.
Una estructura de reuniones por niveles implica a todos los miembros de la organización, no sólo a los de primera línea. La mayoría de las organizaciones suelen utilizar un enfoque de tres niveles, aunque también puede haber un cuarto nivel ejecutivo.
La imagen anterior ilustra el enfoque típico de las reuniones de nivel en cada nivel:
- Nivel 1: Se celebra al comienzo de cada turno y se centra en las frustraciones, los problemas de seguridad y calidad y las formas de mejorar el proceso.
- Nivel 2: Los jefes de equipo de cada reunión del nivel 1 se reúnen para debatir los problemas planteados, con la presencia de representantes de las funciones de apoyo pertinentes para ayudar a resolverlos.
- Nivel 3: Los directivos, los jefes de área y las funciones de apoyo se reúnen para abordar los problemas de todo el sistema y avanzar en los proyectos de mejora continua.
- Nivel 4: Las reuniones a nivel ejecutivo se centran en asuntos tanto tácticos como estratégicos, con responsabilidades para dirigir y mejorar la empresa.
Matt Mafrici, CEO de TeamAssurance, ha organizado una serie de seminarios web en los que se analiza en profundidad la gestión diaria (y los procesos Lean) en cada nivel. Puede seguirnos en LinkedIn para participar en la próxima retransmisión en directo o ver los episodios anteriores a la carta a continuación:
Por dónde empezar con las reuniones diarias de nivel 1
Digitalización de las reuniones funcionales diarias (nivel 2)
La coherencia y la rutina son la clave de las reuniones por niveles
Estas reuniones deben celebrarse de forma rutinaria y nuestros equipos deben tener la disciplina suficiente para llevarlas a cabo. La primera línea debe completar los huddles a diario o por turnos y todos deben tener en cuenta que debe haber tiempo suficiente entre ellos para escalar o resolver los problemas.
El sistema está diseñado para garantizar que cada nivel dependa del otro para ser eficaz. Por ejemplo, si no se celebra una reunión del nivel 1, el nivel 2 carece de problemas que resolver o de capacidad de apoyo.
La puesta en práctica de las reuniones por niveles comienza por encontrar un lugar cercano al lugar donde se realiza el trabajo. El equipo debe colocarse en círculo alrededor de un tablero de niveles y debatir el rendimiento del día anterior, las dificultades actuales y los planes para el día. Los informes visuales de gestión proporcionan contexto a los implicados y hacen que estas discusiones tengan sentido. Los indicadores de rendimiento del proceso son visibles y accesibles de inmediato.
La siguiente imagen muestra una reunión de gestión diaria en un cliente de TeamAssurance desde hace mucho tiempo:
Con el tiempo, estas reuniones serán más eficientes, reduciéndose de 30 minutos a unos 10-15 minutos, y los miembros del equipo presentarán problemas que ya han resuelto o para los que han desarrollado planes sólidos.
Entre los beneficios de la reunión de nivel se incluyen:
- Mejora de la normalización y la calidad de los procesos
- Visibilidad de los resultados previstos frente a los reales
- Permitir ajustes para satisfacer la demanda de clientes o pacientes
- Crear una cultura de la seguridad
- Desarrollar la capacidad de resolución de problemas y los conocimientos organizativos
- Implantación de un marco sostenible de mejora continua.
La Reunión de Niveles forma parte de un marco más amplio de I.C.
Las reuniones de gestión diarias nos permiten alinear a nuestro personal, nuestros procesos y nuestros sistemas. Sin embargo, debemos recordar que es una parte de un marco mayor de mejora continua. Otras herramientas Lean, como las técnicas estandarizadas de resolución de problemas, los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) y un proceso de gestión diaria por niveles que respalde nuestro bucle PDCA completo, también son fundamentales para lograr el éxito tanto a corto como a largo plazo.
La siguiente imagen muestra cómo hemos creado la plataforma TeamAssurance para evitar "soluciones puntuales" (digitales o analógicas) localmente optimizadas y desconectadas que pueden obstaculizar el avance hacia los objetivos de la organización.
Si usted es una empresa necesitada (o un consultor con clientes necesitados) y le gustaría hablar de que las ayudas digitales a las herramientas Lean proporcionan póngase en contacto con nosotros para una demostración de la plataforma TeamAssurance hoy mismo.
Tier Meetings FAQs
What is the role of tier meetings in an organisation?
Tier meetings are critical for aligning an organisation’s efforts with its strategic goals. They engage frontline teams, empowering them to contribute to the execution of the organisation’s strategy. These meetings create a culture of accountability, foster continuous improvement, and form the foundation for sustained Lean transformation.
What is the specific focus of the different tiers within tiered meetings structure?
- Tier 1: meetings focus on daily shift issues like frustrations, safety, quality issues, and process improvements.
- Tier 2: involves team leaders discussing escalated issues with support function representatives.
- Tier 3 / 4: consists of managers and function leaders addressing system-wide issues and continuous improvement projects. Sometimes, executive-level discussions are split out into a fourth tier for on tactical and strategic matters.
How should organisations implement and conduct tier meetings?
- Start by finding a location close to the work area (Gemba).
- Conduct meetings in a circle around a tier board, discussing the previous day’s performance, current issues, and plans for the day.
- Use visual management reports and performance metrics for meaningful discussions.
- Over time, aim to make these meetings more efficient, reducing their duration whilst maintaining effectiveness.
