Para estabelecer uma cultura de aprendizagem na sua organização, é fundamental que as estruturas e práticas que permitem estas actividades sejam observadas todos os dias, todos os dias.
A Toyota tem um mantra de "todos, todos os dias" - o que significa que todas as pessoas podem e devem participar na atividade de melhoria contínua como parte do seu trabalho diário. A melhoria contínua, pela sua própria natureza, deve ser uma atividade contínua. Como qualquer hábito ou competência, o desenvolvimento deve ocorrer numa base regular (diária).
Simplesmente não podemos desenvolver a memória muscular necessária se não tivermos a disciplina para praticar todos os dias - ou várias vezes por dia. Como qualquer rotina de prática, esta deve acontecer regularmente, deve seguir uma forma específica e deve envolver treino e reflexão em toda a organização para otimizar os benefícios.
Barreiras a uma cultura de aprendizagem
Em muitas organizações, a atividade Kaizen (mudança para o bem) é esporádica e pode, muitas vezes, ter um intervalo de meses. Esta situação, associada ao facto de as principais partes interessadas não serem frequentemente consultadas durante o processo de planeamento, também contribui para as dificuldades de criação de uma cultura de aprendizagem forte. Além disso, agrava os efeitos da não otimização ou manutenção dos ganhos potenciais da atividade de melhoria contínua.
Isto pode dever-se a uma série de razões, mas normalmente deve-se ao facto de haver uma divisão entre os que fazem o trabalho (os trabalhadores horistas de "colarinho azul") e os que pensam (os gestores assalariados de "colarinho branco").
Neste ambiente, temos tudo menos uma cultura do conhecimento. Estamos firmemente presos ao pensamento da era da revolução industrial. Criámos uma situação em que, no topo da hierarquia organizacional, se cria um estrangulamento na tomada de decisões e no pensamento insular.
Este constrangimento fatal significa que os problemas não são encaminhados de forma adequada, que os problemas demoram muito tempo entre o encaminhamento e a resolução e que os problemas não são tratados de forma informada, objetiva ou eficaz.
Desenvolvimento de competências de resolução de problemas em equipas
David Marquet fala sobre "Criar uma equipa que não precisa que lhe digam o que fazer". Isto refere-se à libertação dos trabalhadores da tomada de decisões centralizada. Devem ser libertados de uma estrutura de "comando e controlo" em que os trabalhadores são literalmente instruídos a cumprir instruções sem pensar.
Quando as equipas podem documentar as aprendizagens e partilhá-las com toda a organização, é criado um "banco" de conhecimentos. Estes activos podem ser utilizados de muitas formas para descentralizar a resolução de problemas e aumentar o nível de competências. Um exemplo simples é o facto de a solução para um problema, ou o processo para alcançar uma solução, poder ser acedido pelas equipas no futuro. Distribuindo a carga de resolução de problemas e acelerando o ritmo da melhoria.
Um exemplo mais dinâmico da utilização do TeamAssurance é o facto de as aprendizagens de um projeto (através dos modelos A3) poderem ser transformadas em lições para a organização em geral. Com base nos dados reais da atividade, nas notas, nos meios de comunicação e nas conversas que ocorrem na plataforma, as equipas podem rapidamente transformar um projeto num programa de formação.
Estas podem então ser completadas no local de trabalho sem perturbar o fluxo de trabalho ou fora das quatro paredes do local de trabalho, a um ritmo conveniente para os empregados - graças à natureza móvel da plataforma.
Este formato, também conhecido como "microaprendizagem", é uma excelente forma de desenvolver (e atualizar) as competências de resolução de problemas de cada um dos membros da equipa.
Num ambiente Lean, o nosso objetivo é desafiar o status quo. Queremos criar a capacidade de resolução de problemas em todos através da melhoria das aptidões e competências dos colaboradores nos aspectos técnicos das suas funções. Também o fazemos através do ensino de uma metodologia juntamente com um apoio dinâmico à liderança.
Este apoio à liderança consiste em comunicar claramente o objetivo, o significado e o foco, mas também em aplicar um toque mais leve.
A confiança e a permissão para agir de forma autónoma para resolver problemas são expressamente dadas. O nosso objetivo é criar uma cultura em que todos estejam a fazer e a experimentar o trabalho - bem como a pensar.
A repetição é a chave para uma cultura de aprendizagem
Uma cultura de pensamento Lean não acontece de um dia para o outro. É preciso prática e perseverança em torno de um conjunto simples, mas sofisticado, de ferramentas e princípios visuais.
No entanto, à medida que os benefícios se revelam, a confiança na prática diária aumenta. As mentalidades e atitudes começam a mudar, e a facilidade e a frequência com que implementamos a melhoria contínua aceleram.
Há um efeito multiplicador explícito de mais e mais pessoas, cada vez mais próximas do processo, identificando e tomando medidas de melhoria. Isto cria uma dinâmica incrível, reforça uma cultura de aprendizagem e tem um poderoso efeito multiplicador.
A maximização do potencial dos colaboradores permite a otimização global do quadro de I.C.
Proporcionar autonomia aos indivíduos e às equipas requer sistemas que apoiem a tomada de decisões a todos os níveis. Sistemas como um processo de gestão diária por níveis que apoie todo o ciclo PDCA para alinhar as pessoas com os seus objectivos organizacionais e departamentais todos os dias. Juntamente com os dados correctos, alinhados com a estratégia, podemos facilitar o domínio individual e dar aos nossos colaboradores um objetivo maior do que eles próprios e a capacidade de contribuir para esse objetivo maior.
A ilustração abaixo mostra como concebemos o TeamAssurance como uma plataforma interligada que atinge estes objectivos. Uma plataforma que evita as "soluções pontuais" (digitais ou analógicas) localmente optimizadas e desconexas, que não ajudam a manter um desempenho empresarial duradouro nem a maximizar o potencial individual dos empregados.
TeamAssurance enables organisations to create an army of problem solvers through an interconnected platform. If you’d like to explore the opportunities offered by digital aids to Lean tools contact us for a demonstration.
