Agora, mais do que nunca, é a altura certa para rever o seu investimento (e concentração) na gestão e desenvolvimento de competências. Embora os números variem de país para país, de sector para sector, uma coisa é certa - a falta de progressão na carreira, de formação e de realização são as principais razões pelas quais as pessoas estão a deixar a empresa.
Este facto, associado à escassez de trabalhadores qualificados, torna a retenção de trabalhadores uma prioridade para as organizações a nível mundial.
As competências estão a tornar-se rapidamente a moeda através da qual as pessoas encontram emprego e as organizações avaliam os seus colaboradores. Por conseguinte, é fundamental que as organizações disponham dos sistemas correctos para facilitar a visibilidade e identificar lacunas no que diz respeito às competências dos trabalhadores.
Não só para acompanhar os sistemas externos que estão a ser criados para o futuro mercado de competências, mas também para estabelecer um diferencial competitivo para a própria organização. Embora a conformidade seja muitas vezes determinada por forças externas, há muitos elementos a considerar ao desenvolver os seus programas internos de formação e desenvolvimento.
Existem três perspectivas principais para enquadrar o pensamento quando se trata de melhorar a forma como se constrói e se repete as iniciativas de formação:
A sua visualização em relação ao nosso quadro de melhoria contínua ajuda a clarificar o nível que cada elemento apoia:
Ao utilizar este quadro, pode definir melhor os objectivos dos seus programas. Além disso, pode identificar os benefícios que as melhorias nestas áreas trarão e tornar claro o custo de não fazer nada. Não esqueçamos que a adesão de todas as partes interessadas é fundamental para o sucesso de qualquer iniciativa de IC.
Now this is a particularly meaty topic – one which can’t be summarised within one blog. So there’ll be a few articles in this skills management series I imagine as we look to discuss these perspectives in detail. Nevertheless, in this article we’ll try and capture the ins and outs, main motivations and assumptions when it comes to dynamic skills management.
A gestão de competências não é, de forma alguma, um processo linear; é necessário ter em conta vários elementos e considerações em simultâneo. Mas, para facilitar a compreensão, vamos analisar as perspectivas acima referidas por ordem.
Comecemos pela perspetiva da organização...
A perspetiva da organização para as competências e a conformidade
No que diz respeito à conformidade, é bastante óbvio porque é que o pessoal que segue as normas regulamentares e possui as certificações adequadas é importante. Resumindo: a conformidade mantém-nos no negócio para fornecer valor de forma segura (e eficaz) a todos os nossos intervenientes.
The way that we train our staff, however, is an area ripe for improvement in order to achieve benefits beyond a simple tick in the ‘compliant’ checkbox. Establishing a skills management framework for development is a strategic endeavour that leads to ongoing efficiencies and supports / accelerates growth.
Start with key, value-creating skills management processes
O passo fundamental para estabelecer uma base sólida para programas de IC eficientes é a documentação (e acessibilidade). Isto formaliza e padroniza a prática; incorporando uma forma de trabalho que pode ser escalada por toda a organização.
In terms of skills development that means not only recording the various processes, but also the skills and/or certifications required to complete them. The act of documenting standards, creating training schedules, assigning trainers, and recording compliance requirements will highlight where skills management value is created.
Estes processos críticos que o pessoal deve compreender e respeitar são, por natureza, os que produzem valor. Estes processos intrínsecos, e muitas vezes idiossincráticos, são a base do sucesso da organização. Assim, ao identificar estes processos e os requisitos de conformidade, pode compreender melhor quais os activos intangíveis que devem ser protegidos.
Transformar o conhecimento organizacional num ativo
A criação de uma formação normalizada que possa ser concluída da mesma forma por todos os contratados transforma efetivamente o "know-how" da empresa num ativo. Está a tirar o conhecimento especializado da cabeça das pessoas e a transformá-lo em documentação / processos que podem ser repetidos. Assim, toda esta informação crucial (e forma de fazer as coisas) permanece na empresa - mesmo quando as pessoas saem.
Isto ajuda-nos a mitigar o "risco de pessoa-chave" - o risco de que um funcionário proprietário de um processo possa ser removido do processo. Por exemplo, pode ser contratado por outra empresa, adoecer, lesionar-se ou mesmo mudar para outra área da organização ou reformar-se.
Ter documentação em vigor (e acessível) atenua quaisquer problemas decorrentes de mudanças de pessoal. Com uma plataforma como o TeamAssurance, a informação está disponível para identificar as capacidades actuais e notificar proactivamente o pessoal sobre as lacunas de competências. Isto permite programar a melhoria das competências do pessoal existente, efetuar contratações proactivas e garantir que a informação para formar os futuros substitutos está disponível.
Tal como referido mais abaixo neste artigo, o objetivo deve ser sempre manter os colaboradores durante o máximo de tempo possível. As suas equipas ganham uma fonte de orientação e experiência valiosa, e a organização consegue manter um proprietário de processo de alto desempenho. No entanto, para manter estes colaboradores qualificados e de elevado desempenho a qualquer nível neste mercado, é necessário mostrar que tem grandes esperanças e planos concretos para a sua carreira.
Identificar o potencial do pessoal (e se o estão a alcançar)
Maximizar o potencial do seu pessoal não é apenas um esforço de "bem-estar", é também fiscalmente responsável. Afinal de contas, está a pagar por toda a pessoa, por isso quer obter o máximo retorno do seu investimento, certo?
Quando as organizações dispõem de normas documentadas e de registos precisos das competências dos trabalhadores, torna-se mais fácil identificar se o pessoal está a atingir o seu potencial. Se existirem lacunas nas suas competências, a organização pode orientar o membro do pessoal para a formação adequada ou designar um colega para o ajudar através de orientação.
Os programas de formação concretos e contínuos também permitem que os funcionários melhorem para além do status quo. Dão-lhes oportunidades para se aperfeiçoarem e, por sua vez, proporcionam à empresa um funcionário mais completo.
On that note, training doesn’t have to be delivered in just one form. In order to offer your employees the best chance of achieving their potential you must consider both formal and self-paced training opportunities across multiple channels and formats. This is another area where a digital skills management module outperforms traditional ‘point solutions’ for training.
Pode fornecer notificações ao líder e ao formando quando a formação é necessária ou está concluída - e o método pelo qual deve ser ministrada.
O que nos leva a outra consideração crítica para os nossos quadros de formação e conformidade - o processo.
Applying Process Perspective to Skills Management & Compliance
Quando se trata de formação e conformidade, o processo desempenha um papel significativo na eficácia do seu programa. Afinal de contas, estes são os sistemas através dos quais o seu pessoal aprende a criar valor para a empresa. Para o fazer corretamente, é necessário compreender a forma como a formação é ministrada, como é dada prioridade às aprendizagens/competências e que ferramentas ou documentação são fornecidas ao seu pessoal.
Temos de nos certificar de que temos uma ideia de quais os que precisam de existir, o que é necessário para funcionarem eficientemente e quais os nossos colaboradores que devem estar envolvidos neles. Não se trata de um projeto do tipo "definir e esquecer"; é necessário um compromisso para com revisões regulares por parte da equipa de liderança, feedback recolhido junto das suas equipas e experimentação de metodologias.
Um bom ponto de partida - como a maioria das coisas em Lean - é pensar em como as pessoas se encaixam na equação.
O destaque do processo identifica os seus responsáveis pelo processo
Quando se dedica algum tempo a identificar os processos críticos, também se ganha visibilidade sobre quem deve ser responsável por eles. Isto é, se é que existe alguém - mais sobre isso abaixo.
Isto é incrivelmente valioso, porque nos permite colocar pessoas no lugar para esses processos órfãos e garantir que todos na organização tenham clareza sobre as responsabilidades.
Isto significa que não há processos que não tenham dono ou que não sejam melhorados a longo prazo. A responsabilização conduz à eficiência; a eficiência gera valor mais rapidamente. Valor para a organização, para o empregado, para o cliente e para o próprio processo. E tudo o que cria valor deve ser considerado prioritário e protegido como um ativo integral da empresa.
É uma receita autossustentável para a melhoria contínua:
- Rever e validar processos-chave
- Criar documentação
- Atribuir proprietários e delegar formação
- Recolher reacções das partes interessadas e relatórios da plataforma
- Ajustar ou implementar o processo com base nas informações.
- Voltar ao passo 1
É claro que o acima exposto é alcançado de forma óptima quando a informação é fácil de captar ou introduzir e facilmente acedida pelas pessoas envolvidas.
Estamos a fazer corresponder as competências (e as pessoas) certas aos processos certos?
Para garantir que os processos são sempre bem sucedidos, as organizações devem assegurar que o pessoal possui as competências correctas para a tarefa. Isto significa identificar e documentar as competências/certificações necessárias para cada processo. Isto permite assegurar um número adequado de pessoal com formação para essa tarefa e identificar os casos em que é necessário aumentar o número de efectivos ou investir em mais formação.
Também proporciona mais oportunidades de recolha de feedback significativo para melhorar ou alargar os processos. Isto ajuda a tornar a organização mais resistente e os programas de formação mais robustos.
O resultado é uma maior confiança do pessoal nas ferramentas e nos sistemas, bem como na organização, que os ajudará a desenvolver as suas competências.
Antecipar as lacunas de competências
Quando os responsáveis pelos processos são claros e os requisitos de competências são definidos de forma transparente, uma organização está perfeitamente preparada para se defender contra as lacunas de competências. Torna-se mais eficiente para garantir que as pessoas certas estão sempre disponíveis para cada processo. Torna-se muito claro (muito rapidamente) quem tem as competências necessárias quando tudo está documentado e visualizado de forma eficiente.
A matriz de competências é uma forma simples, mas eficaz, de manter um registo da certificação e do progresso do desenvolvimento de competências que possa ter encontrado. O facto de esta ferramenta estar ligada ao sistema de gestão diária e recolher dados em tempo real elimina a carga administrativa de garantir que a formação está actualizada. A avaliação das capacidades de qualquer equipa, nível ou função pode ser feita com apenas alguns cliques. O mesmo acontece com a delegação de formação e a atribuição da propriedade do processo.
As organizações podem antecipar-se a potenciais lacunas - formando o pessoal, atribuindo formação de recertificação ou transferindo funcionários de outras áreas, com as competências necessárias. Isto atenua o já referido "risco de pessoa-chave" e reforça ainda mais o potencial das equipas.
Mesmo quando não existe um problema urgente, surgem oportunidades quando se sabe onde as pessoas podem receber mais formação ou quando as suas certificações estão a expirar. Pode programar a formação de forma mais eficiente, atribuir actividades de aprendizagem individualizadas ou simplesmente ter conversas mais significativas com os empregados sobre as suas expectativas/desejos no que diz respeito ao desenvolvimento das suas competências.
Pode ver como as pessoas (incluindo você mesmo) são a principal preocupação de quaisquer acções a serem tomadas e são as que mais valor têm a ganhar com elas. O que nos leva a...
A importância da gestão de competências na perspetiva dos trabalhadores
Qualquer decisão numa organização que não coloque as pessoas no centro das atenções está condenada a falhar o objetivo. Tem havido uma mudança global no sentido de uma dinâmica de trabalho centrada no trabalhador, graças a um mercado de competências competitivo. Para além disso, excluir os nossos colaboradores da conversa vai contra o "respeito pelas pessoas" - um princípio fundamental do Lean.
Por isso, ao considerar a formação e a conformidade do ponto de vista dos trabalhadores, a melhoria e o alargamento do envolvimento devem ser o ponto de partida.
A formação gera confiança e lealdade nos seus colaboradores
Quando se dispõe de planos sólidos para a evolução da carreira e para os percursos de formação, está-se a dizer implicitamente: "Queremos tê-lo por perto a longo prazo. Aqui estão todas as coisas que vamos alcançar juntos".
Os funcionários sentem-se seguros sabendo o que se espera deles para progredirem, como demonstrar valor para a organização e o que receberão em troca. Não há dúvidas como "estou a fazer um bom trabalho?" Ou "será que sou a pessoa certa para este cargo?"
Um sentimento de segurança no emprego, juntamente com o respeito da organização, é um fator significativo para que os empregados comecem a procurar novas funções. De facto, de acordo com um estudo recente, 76% dos trabalhadores têm maior probabilidade de permanecer numa empresa que ofereça formação contínua.
A falta de confiança ou a fraca perceção da segurança do emprego podem levar os trabalhadores a procurar outros empregos. Muitas vezes, fazem-no antes de serem castigados ou despedidos. Trata-se muitas vezes de um mecanismo de defesa para evitar constrangimentos.
Por outro lado, quando os empregados se sentem confiantes e capacitados, é mais provável que evangelizem em nome da organização. Isto pode levar a um fluxo constante de novos talentos e a uma redução dos custos de recrutamento - um resultado vantajoso para todos.
Identifying learning opportunities and facilitating continuous skills management.
Numa perspetiva de compromisso, grande parte das nossas vidas gira em torno do trabalho - daí o dilema do equilíbrio trabalho/vida pessoal. Por isso, faz sentido que obtenhamos valor intrínseco e extrínseco deste investimento significativo do nosso tempo.
Demonstrar valor e flexibilizar as nossas competências no trabalho em troca de um rendimento é o modelo básico de emprego - mas muitas vezes não é suficiente para proporcionar uma sensação de satisfação profunda a longo prazo.
Tal como a existência de planos de formação apoia a organização, também oferece valor aos trabalhadores através da promoção do seu potencial e da oferta de oportunidades de aprendizagem.
Uma cultura de aprendizagem e melhoria alimenta o nosso desejo inato de nos desafiarmos. Contribui para a nossa inclinação, enquanto trabalhadores, de nos tornarmos mais completos e, por conseguinte, para o nosso sentimento de valor no local de trabalho.
É aqui que um sistema de formação e conformidade robusto realmente brilha. Permite a atribuição de eventos de formação, o acompanhamento do seu progresso e a recolha de dados para validar a eficácia do sistema e dos seus processos.
Avaliar o pessoal pelos seus actos e não pelas suas palavras
Todos nós gostamos de pensar que as nossas acções, competências e valor são notados pelos colegas e líderes. Também acreditamos no ideal de que a progressão na carreira é baseada no mérito.
No entanto, a realidade em muitos locais de trabalho não é assim. Demasiadas vezes, a gestão de competências é um exercício de conformidade, sem significado.
Por vezes, pode ser um verdadeiro tiro no escuro quando se trata de identificar o nosso potencial ou quando um trabalho bom e consistente é notado e/ou documentado.
É certo que os grandes negócios que realizamos, as grandes melhorias de processos para as quais contribuímos ou os grandes fracassos que evitamos são louvados - mas e os nossos sucessos e contributos diários? E se tivermos as pessoas certas para um projeto ou uma função que exija determinadas competências?
Sem um sistema que capte as nossas actividades quotidianas, as nossas acções e as nossas certificações, as organizações têm enormes pontos cegos.
When an organisation has visibility of all of these elements they can easily identify their ‘rock stars’ and ensure talent is nurtured and rewarded. It also allows people to self-identify the areas they need to improve in and makes clear what needs to be undertaken in order to qualify for career progression.
A clareza e a visibilidade ao longo de todo o nosso desenvolvimento criam confiança no sistema e, por conseguinte, confiança de que seremos devidamente reconhecidos pelas nossas acções.
Como se pode ver, a confiança é o denominador comum quando se trata do que procuramos enquanto empregados.
Obter clareza para o sucesso da formação e da conformidade
Ao considerar os seus sistemas de formação e conformidade (ou a falta deles), devemos ter em conta várias perspectivas para identificar o caminho certo a seguir. Uma narrativa comum entre todas estas perspectivas é que a visibilidade e a clareza conduzem ao valor.
Esta clareza só é possível através de uma revisão regular e da concentração nas nossas iniciativas de formação. Temos de efetuar estas revisões através de várias lentes e colocar a nós próprios as perguntas certas. Só então poderemos identificar os sistemas necessários para a gestão de competências.
Como as competências são a moeda do futuro, as organizações precisam de uma forma de identificar, organizar e desenvolver conjuntos de competências para atrair e alimentar a sua força de trabalho.
Portanto, a pergunta de um milhão de dólares é: os seus programas de formação e conformidade estão preparados?
Gestão de competências integrada no quadro de I.C. - não um sistema isolado
Para conseguir o alinhamento de todos os nossos colaboradores no que diz respeito a objectivos e expectativas, temos de considerar a forma como todos os nossos diferentes processos e sistemas se interligam. O alinhamento das nossas ferramentas Lean, como as técnicas normalizadas de resolução de problemas, os Procedimentos Operacionais Normalizados (SOP) e um processo de Gestão Diária por Escalões que suporta todo o ciclo PDCA, são fundamentais para alcançar o sucesso neste domínio.
A ilustração abaixo demonstra como concebemos uma plataforma TeamAssurance interligada para evitar "soluções pontuais" (digitais ou analógicas) optimizadas localmente e desconectadas que obscurecem a nossa compreensão dos objectivos e expectativas.
Se é uma empresa em necessidade (ou um consultor com clientes em necessidade) e gostaria de explorar as oportunidades que as ferramentas digitais de ajuda Lean proporcionam, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance hoje mesmo.
