Paul Dunlop analisa o poder dos hábitos diários para atingir objectivos pessoais e organizacionais.
Se não estiver a melhorar diariamente, não está a praticar a melhoria contínua.
O pensamento Lean consiste na prática intencional e deliberada da aplicação de um método científico para efetuar melhorias todos os dias. A Toyota fundou a sua atividade com base nesta filosofia, associada ao conceito de "respeito pelas pessoas". Esta combinação desenvolveu um método inigualável e sustentável para envolver a força de trabalho vertical e horizontalmente. Já para não falar do aproveitamento do potencial humano, nomeadamente na linha da frente.
Desenvolver hábitos quotidianos
O desenvolvimento de um sistema de trabalho baseado na normalização e na rotina tem muitas vantagens para uma organização. Cria um ambiente de estabilidade e previsibilidade onde a variação e o desvio da norma são imediatamente evidentes - ajudando-nos a corrigir rapidamente. As rotinas também jogam com os nossos pontos fortes enquanto seres humanos. Temos uma forte preferência por tarefas repetitivas, em que o nosso cérebro pode entrar em "piloto automático". Embora ocupe apenas cerca de 2% da massa total do corpo, o cérebro humano consome até 20% da energia do corpo. Por conseguinte, a energia poupada pelo facto de não termos de pensar demasiado e de reduzirmos a resistência no funcionamento do nosso cérebro é altamente valorizada. Outro exemplo da importância do hábito. A bênção e a maldição aqui é o facto de sermos criaturas de hábitos. Preferimos o conforto e a segurança do que nos é familiar. Temos uma tendência para a rotina que pode ser benéfica e complementar aos objectivos - ou não.
"Sempre fizemos isto desta forma" é o grito de alerta típico quando a mudança está em curso. O nosso instinto natural é proteger os hábitos e as rotinas devido à sua familiaridade. A mudança significa desconforto, resistência e cria fricção nos nossos cérebros que, normalmente, se sentem seguros no que é conhecido e assumido. Pense em qualquer situação da sua vida em que algo tenha mudado. Quando aprendeu uma nova habilidade ou desenvolveu um hábito diferente - foi preciso tempo, paciência e muita concentração e energia até que as coisas se tornaram mais fáceis e atingimos um nível de domínio. Esse nível de mestria e a facilidade que lhe está associada acontecem quando as nossas vias neurais se "ligam" umas às outras. Elas facilitam o caminho para que os pensamentos, as acções e os comportamentos aconteçam sem que seja necessária a potência e a energia neurais para o fazer.
As nossas rotinas diárias no local de trabalho não são diferentes.
Tornar os processos de melhoria contínua eficazes
Para estabelecer uma cultura de melhoria e aprendizagem na sua organização, é fundamental que as estruturas e práticas que permitem estas actividades sejam observadas todos os dias, todos os dias.
A Toyota tem um mantra de "todos, todos os dias". Isto significa que todas as pessoas podem e devem participar em actividades de melhoria contínua como parte do seu trabalho diário.
A melhoria contínua, pela sua própria natureza, deve ser uma atividade contínua e, tal como qualquer hábito ou desenvolvimento de competências, deve ocorrer numa base regular (diária). Simplesmente não podemos desenvolver a memória muscular necessária se não tivermos a disciplina para praticar todos os dias - ou várias vezes por dia. Como qualquer rotina de prática, tem de acontecer regularmente, tem de acontecer seguindo uma forma específica e tem de envolver treino e reflexão para otimizar os benefícios.
Em muitas organizações, a atividade Kaizen (mudança para o bem) é esporádica e pode, muitas vezes, ter um intervalo de meses. Além disso, as principais partes interessadas são frequentemente excluídas ou não são consultadas durante o processo de planeamento. Isto aumenta as dificuldades de não otimizar ou manter os ganhos potenciais da atividade de melhoria contínua. Se pegarmos na guitarra de vez em quando, é pouco provável que consigamos tocar com sucesso a "Stairway to Heaven" num futuro próximo.
Se quisermos tornar-nos grandes aprendizes lean e solucionadores de problemas, é imperativo que pratiquemos a melhoria contínua todos os dias e que tenhamos uma forte tendência para a ação prática.
Mudar os hábitos diários requer consistência
Desenvolver novos hábitos requer algumas coisas mas, em última análise, trata-se de mudar o nosso comportamento - a forma como fazemos as coisas. James Clear, no seu livro "Atomic Habits", enquadra isto muito bem quando fala das três camadas da mudança comportamental. As camadas são:
- Alterar os seus resultados - métricas e medidas de sucesso
- Mudar o seu processo - hábitos, rotinas e sistemas
- Mudar a sua identidade - as suas crenças, a sua imagem, os seus julgamentos e preconceitos
Em muitos aspectos, isto também reflecte o "círculo dourado" de Sinek: "O quê, como e porquê? Conclusão: temos de ter um sentido claro de objetivo e identidade como base para uma mudança de comportamento significativa e sustentável. Quer como indivíduos, quer como organizações.
Na prática, numa organização lean, os hábitos de melhoria contínua são praticados diariamente e também visualmente. Ambas as coisas jogam com os nossos pontos fortes de repetição em torno de uma rotina / método. Também reduzem as barreiras à entrada, criando um local de trabalho centrado em processos e métricas visuais simples. A estrutura das reuniões diárias por níveis, que se realizam todos os dias à mesma hora, seguindo o mesmo formato, ajuda-nos a estabelecer um processo que cumpre os nossos objectivos de aprendizagem, melhoria e resolução prática de problemas.
Cultura através da disciplina
Em suma, se quisermos desenvolver novos hábitos ou aperfeiçoar os nossos hábitos actuais e a nossa forma de fazer as coisas, tem de haver um ajustamento intencional a uma nova forma. Novos hábitos só podem ser formados através da disciplina e da aderência a uma estrutura que proporcione a repetição numa base regular (diária). Uma cultura de pensamento lean não acontece da noite para o dia e requer prática e perseverança em torno de um conjunto simples, mas sofisticado, de ferramentas e princípios visuais.
No entanto, à medida que os benefícios se revelam e a confiança na prática diária aumenta, as mentalidades e as atitudes começam a mudar. A facilidade e a frequência com que implementamos a melhoria contínua aceleram - tal como andar de bicicleta!
Toda a estrutura de I.C. deve apoiar os hábitos diários
O alinhamento de nós próprios, das nossas equipas, dos nossos processos e dos nossos sistemas é fundamental para manter hábitos diários. As ferramentas Lean, tais como as técnicas normalizadas de resolução de problemas, os Procedimentos Operacionais Normalizados (SOPs) e um processo de Gestão Diária por Escalões que suporta todo o ciclo PDCA, permitem-nos estabelecer e manter rotinas eficazes. Para o conseguir, estas ferramentas não devem ser desenvolvidas isoladamente. Temos de considerar a forma como cada processo adjacente influencia e apoia os que lhe estão associados, garantindo que o fluxo de trabalho é optimizado e apoiando os nossos esforços diários.
A ilustração abaixo demonstra como concebemos a plataforma TeamAssurance para evitar "soluções pontuais" (digitais ou analógicas) localmente optimizadas e desconectadas que podem prejudicar a sua capacidade de implementar eficazmente uma mentalidade de melhoria contínua e manter hábitos diários.
O TeamAssurance apoia muitas organizações na implementação de hábitos diários através de ferramentas de gestão visual intuitivas. Se é uma empresa com necessidades (ou um consultor com clientes com necessidades) e gostaria de explorar as oportunidades que as ferramentas digitais de apoio ao Lean proporcionam, contacte-nos para uma demonstração da plataforma hoje mesmo.
