Discutimos por que razão a definição clara de expectativas e objectivos é fundamental para envolver as equipas, aumentar o moral dos funcionários e permitir uma melhoria contínua.
Como é um bom dia para si e para a sua equipa?
É uma pergunta simples, mas que muitas pessoas nas nossas organizações teriam dificuldade em responder claramente. As especificidades do que estavam a tentar alcançar todos os dias são muitas vezes difíceis de articular. Isto é particularmente relevante para as pessoas que trabalham na linha da frente. Existem frequentemente lacunas significativas na capacidade da liderança para fornecer uma comunicação clara, atempada e inclusiva. Existem também lacunas no que respeita à transmissão de conhecimentos numa base ad hoc.
It’s interesting that we expect people to give their time, their effort and best endeavours to a cause yet the cause is often ill defined. Setting expectations is so often left by the wayside. We regularly leave people in the dark regarding the real purpose and objectives.
O poder de definir expectativas e objectivos
Refiro-me frequentemente e reflicto sobre um exemplo que li sobre dois grupos de empregados de limpeza de hospitais diferentes. Estes grupos foram entrevistados e questionados sobre a forma como encaravam a sua função. Um dos grupos referiu o facto de o seu trabalho ser de baixo nível, mal pago e centrado no trabalho sujo. Faziam o básico do que tinham de fazer e mais nada.
Não havia um propósito ou objetivo mais elevado para o trabalho que faziam e não viam a sua contribuição para além disso. O moral e o entusiasmo da equipa eram baixos; a equipa recebia pouco ou nenhum feedback sobre o seu desempenho.
Por outro lado, o segundo grupo reconheceu que o seu trabalho contribuía para um ambiente limpo, estéril e agradável. Observaram que prestavam um serviço que contribuía para ajudar as pessoas no seu percurso de cuidados de saúde e tratamento, bem como na recuperação de doenças e lesões. A equipa considerava o seu trabalho altamente valorizado e importante. Como tal, o grupo tinha grande orgulho e propriedade sobre a qualidade do trabalho. Esta equipa estava altamente motivada e tinha uma mentalidade positiva e empenhada. Procuravam formas de melhorar continuamente o que faziam e como o faziam.
Estas pessoas recebiam todas o mesmo salário - então qual era a diferença?
Definir expectativas pode ser um verdadeiro fator de motivação
A diferença é que um grupo tinha uma noção clara do que se esperava dele. Este grupo compreendia como e porque é que o seu trabalho contribuía para o objetivo global do hospital. A outra equipa não.
Quando foi claramente comunicada e integrada no foco diário e nas normas do seu trabalho, a segunda equipa compreendeu claramente por que razão proporcionar o melhor ambiente para prestar serviços de saúde contribuía para resultados positivos para os doentes. Isto permitiu-lhes continuar a construir sobre essa base de compreensão.
É claro que isto é olhar para as coisas a um nível elevado, mas percebe-se a ideia.
Quando conseguimos criar ambientes que facilitam o fluxo suave e eficaz de informação e comunicação em torno de um conjunto de objectivos partilhados claramente definidos, estamos em posição de envolver verdadeiramente as pessoas. Envolver as pessoas é a capacidade de captar os seus corações, mentes e imaginações. Permite-nos que elas assumam a sua parte na missão, independentemente da sua dimensão.
Temos de compreender que cada um tem um papel a desempenhar e que a equipa não pode ser bem sucedida a longo prazo sem que essas partes trabalhem em harmonia para um conjunto de aspirações, objectivos e normas comuns.
Compreender o "porquê" das expectativas organizacionais
Moldar o "Porquê" através dos nossos hábitos e rotinas diárias é a chave para o sucesso. Quando as pessoas se juntam para visualizar especificamente o que estão a tentar alcançar todos os dias, temos uma plataforma para o sucesso.
Quer se trate de uma única coisa ou de um conjunto de métricas qualitativas e quantitativas - uma descrição clara das expectativas de desempenho e comportamento no ambiente fornece um ponto de referência significativo. É espantoso o que começa a acontecer aos esforços de implementação da estratégia em ambientes onde houve falta de métricas e de responsabilidade quando se introduz clareza de objectivos. Por outras palavras: as coisas começam a melhorar, como por magia.
As pessoas melhoram simplesmente porque agora podemos definir o que é importante para nós. Os seres humanos gostam de ter um sentido de realização; orgulham-se e desenvolvem o seu estatuto através da obtenção de resultados. Ter objectivos claros é um esforço e obriga-nos a expor os aspectos que impedem a nossa capacidade de sermos bem sucedidos. Obrigam-nos a pensar de forma diferente e a inovar. Expectativas claras permitem o pensamento crítico para a resolução de problemas e a melhoria iterativa.
Um sentido claro de objectivos partilhados, bem como a nossa parte individual e discreta desse processo, permite-nos unirmo-nos como comunidade. Trabalhamos em conjunto para o bem comum. Isto proporciona um sentido de identidade e de pertença. Sabemos o que temos de fazer e porque é que temos de o fazer. Também sabemos o que a pessoa ao nosso lado na nossa equipa está a fazer e porquê.
A definição de expectativas assenta numa cultura de liderança eficaz
Esta dinâmica depende da liderança para apoiar a equipa e o processo. Exige também que a liderança seja o canal através do qual a informação flui e os recursos são afectados. A função do líder é facilitar a comunicação eficaz dos nossos objectivos. Os líderes são também responsáveis por garantir que as pessoas não só compreendem o objetivo, como também têm os meios e a capacidade para fazer o que é necessário.
Setting expectations and communicating objectives is best achieved visually and when we can build structures such as tier meetings with daily visual management to enable this we are well placed to have more and more – good days.
O alinhamento dos objectivos envolve todo o quadro de I.C.
To achieve alignment of all our people when it comes to objectives and setting expectations, we must consider how all our varying processes and systems connect. The alignment of our Lean tools like standardised problem solving techniques, Standard Operating Procedures (SOPs), and a Tiered Daily Management process that supports the entire PDCA loop are key to achieving success in this regard.
A ilustração abaixo demonstra como concebemos uma plataforma TeamAssurance interligada para evitar "soluções pontuais" (digitais ou analógicas) optimizadas localmente e desconectadas que obscurecem a nossa compreensão dos objectivos e expectativas.
Se é uma empresa em necessidade (ou um consultor com clientes em necessidade) e gostaria de explorar as oportunidades que as ferramentas digitais de ajuda Lean proporcionam, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance hoje mesmo.
