Paul Dunlop explica cómo Hoshin Kanri, apoyado por procesos Lean adyacentes, facilita la planificación, el despliegue y la ejecución eficaces de la estrategia.
Un requisito previo para el éxito sostenible a largo plazo en cualquier organización es la capacidad de formular y ejecutar una estrategia bien pensada.
La estrategia actúa como el timón del barco, manteniéndolo en su rumbo a medida que éste negocia condiciones y circunstancias ambientales siempre cambiantes. El timón, como una rueda de timón, debe apuntar en la dirección deseada.
También debe proporcionar información de calidad al conductor que le permita evaluar las entradas para ajustar, cambiar o mantener el rumbo según sea necesario.
El despliegue estratégico es un deporte de equipo
Obtener grandes resultados estratégicos y lograr un éxito repetible a largo plazo es un deporte de equipo. Requiere que todos, a todos los niveles, sean claros, se comprometan y participen activamente. Todos deben compartir y ampliar sus conocimientos.
Al desarrollar nuestros planes estratégicos, los empleados y equipos de todos los niveles de la organización deben estar incluidos y colaborar. Esto nos remite al principio básico de Lean, el "respeto por las personas", según el cual las ideas y percepciones clave para la mejora no son dominio exclusivo del personal directivo.
De hecho, el compromiso y la comprensión de toda la organización se conseguirán mediante la claridad, la inclusión y la participación activa en el proceso. La mejor forma de conseguirlo es a través de un Sistema de Gestión Diaria.
Esta situación exige que los empleados tengan acceso a información de buena calidad, clara y actualizada. De este modo se garantiza una auténtica apertura en la forma de compartir, difundir y vincular la información en los niveles superiores e inferiores de una estructura escalonada.
Este proceso de despliegue de la estrategia suele conocerse como Hoshin Kanri (o Hoshin Planning).
El poder del Hoshin Kanri
La planificación Hoshin no sólo consiste en fijar y gestionar objetivos a largo plazo. También se centra en la alineación de personas, procesos y actividades (vertical y horizontalmente) en toda la organización hacia esos objetivos.
La alineación es la clave del éxito del despliegue y la actividad estratégicos. Necesitamos que todos los miembros de la organización tengan claro el plan o la dirección y estén de acuerdo con ellos.
Sin esto, habitamos un mundo en el que nos quedamos atrapados en la maleza reactiva del día a día. Acabamos con una visión miope de la mejora o con iniciativas mal alineadas. Esto lleva a la organización -y a las partes que la componen- en direcciones contrarias entre sí. Nos desviamos de lo que la organización realmente necesita o de dónde queremos estar.
¿Cómo encajan Hoshin Kanri, PDCA y la gestión diaria?
En última instancia, la planificación Hoshin es una actividad PDCA (Plan Do Check Act) más amplia. La esencia de Hoshin es que se centra en la claridad. Es fácil de interpretar y ejecutar, y es flexible y ágil en función de las necesidades de la organización, como deben ser todas las herramientas Lean.
La gestión de un plan Hoshin, como la gestión diaria, debe ser clara, sencilla y visual. Debe desglosarse en componentes y entretejerse en el ADN de la actividad diaria a través de nuestra estructura escalonada de DMS. Los puntos clave y la actividad diaria deben estar directamente relacionados con los objetivos anuales.
Los elementos de Hoshin se suelen desglosar en ciclos trimestrales y, a su vez, en revisiones quincenales. Este enfoque debe extenderse en cascada a través de los niveles de gestión y función hasta llegar a los objetivos individuales y de equipo.
Siguiendo la metodología PDCA, este enfoque facilita de nuevo una clara concentración en lo que es importante ahora. También proporciona un mecanismo de retroalimentación, ajuste y reflexión continuos sobre el enfoque estratégico. Nos permite comprender lo que la organización "debe" hacer, no lo que "puede" o "podría" hacer. A partir de ahí podemos actuar de forma decisiva e intencionada, en lugar de limitarnos a reaccionar ciegamente en el momento.
Hoshin Kanri apoya la optimización del marco de la Gran C.I.
Para un despliegue eficaz de la estrategia debemos asegurarnos de que todos nuestros procesos adyacentes se centran en la alineación de todas las personas, procesos y sistemas implicados. Las herramientas Lean, como las técnicas estandarizadas de resolución de problemas, la documentación, las plantillas A3 y un proceso de gestión diaria por niveles que respalde todo el bucle PDCA, son fundamentales para lograr el éxito.
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