¿Revisiones eficaces y de proyectos en la misma frase? Sí, es posible con los informes lean A3.
He participado en revisiones de proyectos de Mejora Continua en los que no se ha avanzado nada desde la última revisión. Y entiendo por qué: todo el mundo tiene un trabajo diario. Requiere esfuerzo mantenerse a través de múltiples proyectos, o un proyecto además de las tareas diarias regulares. Sin embargo, es posible ejecutar varios proyectos al mismo tiempo. Del mismo modo que es posible actuar simultáneamente en las tareas diarias y en las tareas de un proyecto. Puedes evitar fácilmente quedarte atrás en un proyecto concreto si empiezas a pensar en él como si fueran rocas en un tarro. Las rocas son las tareas que tienes que hacer cada día, sin embargo, siempre hay espacio en medio para la arena. Yo encuentro el tiempo teniendo un sistema que me permite (a mí y a mis equipos) priorizar y gestionar fácilmente estas tareas.
Un Sistema de Gestión Diaria (SGD) eficaz es fundamental. Las tareas diarias y las tareas del proyecto deben priorizarse y ejecutarse unas en relación con otras. Esto significa que deben figurar en la misma lista que usted y su equipo revisan cada día. Utilizamos informes lean A3 en los que las acciones se insertan automáticamente en nuestro Sistema de Gestión Diaria.
El formato de informe A3 es perfecto para las revisiones de proyectos. El objetivo, los antecedentes, los datos de apoyo y las acciones están todos en el mismo sitio. Por otro lado, la lista de actividades es perfecta para priorizar y ejecutar tareas. Aquí tenemos lo mejor de ambos mundos, y tanto el informe A3 como las vistas de lista son visibles para mí, mi equipo y otros equipos.
En TeamAssurance, toda la información se actualiza en tiempo real. Las personas reciben notificaciones automáticamente. Las acciones A3 aparecen en la lista de acciones diarias del equipo junto con otras tareas.
Así es como utilizamos una plantilla de informe A3 ajustada para impulsar nuestros proyectos.
Agenda
Las conversaciones libres están bien, pero no en una revisión de proyecto. El formato A3 ofrece una visión estructurada de los antecedentes, objetivos e investigación del proyecto. También puedes adjuntar cualquier dato de apoyo para poder consultarlo rápidamente.
Tampoco hace falta ningún administrador para prepararlo, porque los datos están vivos y las acciones se ejecutan todos los días como parte del DMS. Siempre está actualizado en A3, con las acciones ordenadas por fecha de vencimiento y un estado claro.
Objetivo
Estás convocando a un grupo de personas (con un coste no pequeño para la organización) para avanzar hacia un objetivo concreto. Los detalles de este objetivo, y cómo contribuye a objetivos de nivel superior, deben estar claros para todos los implicados. Los objetivos de un informe TeamAssurance A3 siempre están vinculados a un árbol de objetivos, que ofrece el contexto más amplio del propósito del proyecto.
Mantener ese objetivo en mente puede facilitar las discusiones sobre qué acciones o mejoras deben realizarse como parte del proyecto y cuáles son grandes ideas, pero están fuera del alcance.
Rendición de cuentas
Cada informe A3 tiene una persona asignada que dirige el proyecto y es responsable en última instancia de la entrega. Sin embargo, se trata de una responsabilidad de equipo. Cuando el asignado está ausente durante un periodo de tiempo, el equipo del proyecto está al tanto de las acciones porque se incluyen automáticamente en la lista de acciones diarias. Esta combinación de transparencia, responsabilidad individual y responsabilidad de equipo es la tormenta perfecta para la entrega de proyectos.
A continuación puedes ver lo ricos que pueden ser los informes A3 cuando forman parte de un sistema conectado:
Asignar acciones
El trabajo que nadie quiere: Levantar acta. Pues adivina qué, a menos que quieras volver a estar en esa sala discutiendo los mismos temas la próxima vez, consigue a alguien que actualice y añada nuevas acciones en tiempo real a medida que tienen lugar las discusiones. Considera la posibilidad de cambiar el título de la función de redactor de actas a redactor de acciones ...., ya me entiendes. Las actas son pasivas, las acciones son asertivas, y todos estamos aquí para hacer cosas, ¿verdad?
Al final de la revisión, resume las nuevas acciones y asegúrate de que se asignan al equipo adecuado, con una fecha de vencimiento. A continuación, actualice la próxima fecha de revisión del informe/proyecto A3. Las acciones se comparten automáticamente con todos los equipos pertinentes y son visibles en el sistema de gestión diaria. La transparencia genera responsabilidad. Eso significa que no compartirás las actas en un correo electrónico o en un documento de Word.
Tomar decisiones
El objetivo de una revisión del proyecto es tomar decisiones o dar pasos para tomarlas. Si no hay decisiones y todas las acciones se han completado al final de la sesión de revisión, entonces se ha llegado al final de la fase de ejecución (o la sesión se ha convertido en un "parte meteorológico" al que la gente asiste por costumbre en lugar de encaminarse hacia un resultado).
Continúe con las revisiones del proyecto más allá de la implementación y mida el impacto. Esto es fundamental. Colectivamente, has invertido mucho tiempo y esfuerzo, así que haz un seguimiento del éxito relativo y determina si ha merecido la pena.
Los proyectos A3 forman parte del marco de la Gran C.I.
El A3 es una herramienta fundamental en un proceso ideal de gestión diaria. Ayudará a alinear a las personas con los objetivos de su organización y departamento cada día. Además, centra los esfuerzos y las conversaciones en el asunto o asuntos en cuestión. Pero recuerde que la utilización de los informes A3 no debe ser en modo alguno un enfoque de "fijar y olvidar". El A3 tampoco debe crearse de forma aislada. Las técnicas normalizadas de resolución de problemas, la documentación y un proceso de gestión diaria por niveles que respalde todo el bucle PDCA también son fundamentales para sacar el máximo partido de un A3.
La siguiente imagen muestra cómo hemos diseñado TeamAssurance como una plataforma interconectada para evitar "soluciones puntuales" desconectadas (digitales o analógicas) que pueden conducir a un rendimiento inferior al óptimo de sus esfuerzos de mejora continua.
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