Cuando las cosas van mal -y lo harán-, ¿saben sus equipos cómo responder? Si no es así, los miembros del equipo pueden sentirse frustrados, los problemas no se comunican o no se diagnostican correctamente, y la calidad se resiente. Desarrolle habilidades de resolución de problemas definiendo el comportamiento esperado. Esto ayuda a los equipos a abordar los problemas desde el análisis de las causas hasta la resolución y la mejora.
Definir los desencadenantes
Entender qué constituye un problema es el primer paso. Éstos se entienden fácilmente cuando se definen mediante un desencadenante, por ejemplo, X minutos de inactividad del equipo. Resulta útil implicar al equipo en la definición de estos desencadenantes, para que se sientan responsables de cualquier problema que encuentren. Los desencadenantes deben ser específicos, con criterios acordados para su escalada. Podrían acordarse por separado para las distintas categorías: Seguridad, Medio Ambiente, Calidad, Productividad, Coste o Personas. Pueden estar relacionados con el equipo, el proceso o el comportamiento. Depende de la aplicación y de la cultura que persiga el equipo. Incluso pueden ser específicos de un reto en el que esté trabajando el equipo. Lo más importante es que se entiendan y se acepten los factores desencadenantes.
Hazlo fácil
Tiene que haber cero barreras para plantear el incidente. Ya sea al instante y en el acto, grabado y abordado más tarde, o en una reunión ordinaria del Equipo. La lista de posibles barreras es larga;
- Duda de sí mismo
- Desconexión
- Falta de claridad sobre las expectativas
- No querer que aparezca un problema causado por otros
- Falta de conocimientos básicos sobre el tema
- Falta de apoyo percibida (o real) si se plantea el incidente
Si no se plantea el incidente, sólo puede haber dos explicaciones: no hay problemas o hay demasiadas barreras que lo impiden. Todos tenemos problemas, así que desarrolle una cultura psicológicamente segura y habilite al Equipo. Simplifíquelo.
Act quickly using problem solving skills
Supongamos que los objetivos del equipo están claros y sus expectativas mutuas están definidas. Se han eliminado todos los principales obstáculos a la hora de plantear un incidente. Ahora, el papel del jefe de equipo consiste en apoyar con rapidez. No se trata de quitarle el problema al miembro del equipo y pedirle que reanude su trabajo mientras usted lo resuelve. Apoyar significa desarrollar al miembro del equipo para que pueda resolverlo.
El primer nivel de apoyo puede ser un par de manos adicionales para llevar a cabo las acciones inmediatas necesarias. A continuación, se trata de trabajar con el miembro del equipo. Juntos pueden determinar las causas profundas de un problema o perfeccionar una idea de mejora. Aproveche esta oportunidad de coaching para mejorar los conocimientos o habilidades del miembro del equipo. Estimule su creatividad para encontrar una solución mejor, o desarrolle su confianza para trabajar con otros en la resolución del problema. Sea cual sea el apoyo, tiene que ser inmediato, de lo contrario se perderá el momento.
Dar reconocimiento
Cuando se hacen esfuerzos sinceros, debe haber un reconocimiento abierto. Hay que dar las gracias personalmente a la persona que planteó el problema. Al fin y al cabo, ha superado muchas barreras potenciales para dar la voz de alarma. Lo que usted recompensa y reconoce abiertamente es tan bueno como un mensaje de difusión que define las normas culturales de su equipo. Proporciona memoria muscular para cuando se encuentren con su próxima oportunidad.
Developing Problem Solving Skills is Part of a Continuous Improvement Framework
Like the standardised problem solving skills discussed above, tools like Standard Operating Procedures (SOPs), and a Tiered Daily Management process supporting the entire PDCA loop will align people with their organisational and department goals every day. This key to achieving strategy success and solving problems day in, day out. It will facilitate focus, and stimulate the conversations around sustainability and improvement we need to have to solve problems effectively.
Sin embargo, debemos abstenernos de pensar en cada elemento de nuestros esfuerzos de mejora continua como una isla optimizada localmente.
La siguiente ilustración muestra cómo hemos desarrollado TeamAssurance como una plataforma interconectada para evitar "soluciones puntuales" desconectadas (digitales o analógicas) que no ayudan o incluso pueden obstaculizar sus esfuerzos de mejora continua.
Si es usted una empresa necesitada (o un consultor con clientes necesitados) y desea hablar de las oportunidades que ofrecen las herramientas digitales de Lean , póngase en contacto con nosotros para una demostración de la plataforma TeamAssurance.
