La gestión diaria por niveles es la base de la mejora continua sostenida. En este artículo nos adentramos en el enfoque de las reuniones escalonadas de cada nivel y en cómo hacerlo bien crea una sinergia insuperable.
¿Le cuesta tirar del hilo entre las distintas capas de su organización para unir lo operativo, lo táctico y lo estratégico? ¿Le resulta difícil tejer un mensaje coherente y homogéneo y estandarizar los enfoques de resolución de problemas?
Supera estos retos adoptando un enfoque de gestión diaria conectado y por niveles.
Tiered Daily Managment is the Antidote to Misinformation
La comunicación y la alineación son retos importantes en todas las organizaciones. Sin embargo, en muchos sentidos, deberían ser los problemas más fáciles y baratos de superar. Con demasiada frecuencia, la información está oculta o aislada. Se capta ad hoc y no se entrega a las personas en el momento oportuno. Una y otra vez veo que la información se convierte en una moneda de poder y control.
En estos entornos se convierte en "desinformación". Los cotilleos, las suposiciones y las opiniones se imponen, provocando miedo e incertidumbre. Esto hace casi imposible crear cohesión a través de la alineación estratégica y mantener la cultura de aprendizaje y mejora necesaria para evolucionar y tener éxito a largo plazo.
El antídoto contra esta situación tóxica (y en última instancia fatal) es desarrollar un Sistema de Gestión Diaria (SGD ) estructurado. Se trata de un sistema por el que la información clave del proceso se traduce a un formato visual y se hace pública para que todas las partes interesadas puedan interactuar con ella. Libera información y crea un entorno igualitario; las personas de todos los niveles y funciones tienen acceso regular a información relevante y significativa.
Un SGD de calidad sentará las bases de foros de comunicación estructurados en los que los empleados puedan expresar sus pensamientos, ideas y opiniones sobre la información presentada o incluso sobre la forma en que se comunica.
Visualising The Levels of Tiered Daily Management
Un SGD suele funcionar mejor cuando se estructura por niveles. Esencialmente, desciende en cascada desde el nivel estratégico, pasando por el nivel táctico, hasta un nivel operativo y volviendo a fluir con la misma fluidez hacia arriba.
Por lo general, consideramos que un sistema escalonado consta de tres o cuatro niveles, cada uno con su propio enfoque y cadencia de reuniones:
Nivel 1 - Personal de primera línea
En el nivel 1, el jefe del área funcional y el equipo de primera línea celebran una reunión diaria.
La reunión se centra en las operaciones cotidianas, las métricas de los procesos y la resolución de problemas. Las métricas son un derivado granular de los objetivos estratégicos y se alinean directamente con los objetivos empresariales y de mejora a largo plazo. He aquí un ejemplo de una junta de nivel 1 en TeamAssurance:
Si lo anterior le resulta familiar, es porque se trata simplemente de la gestión visual tradicional. En lo que difiere es en que los datos se capturan en tiempo real, digitalmente. No hay carga administrativa de recopilar hojas o garabatos de rotulador de pizarra blanca del tablón de turnos físico de cada equipo.
Si estás empezando a poner en práctica las reuniones diarias de gestión o el gráfico anterior te parece abrumador, no te compliques. Empieza por crear un espacio en el que tus equipos puedan compartir frustraciones, problemas e ideas a diario.
Las ventajas inmediatas son la visibilidad de los problemas y la capacidad de establecer prioridades. A continuación, puede empezar a desarrollar más sus procesos; las reuniones de nivel 1 le ayudan a trabajar en el proceso mientras trabaja en los procesos.
Nivel 2 - Mandos intermedios
El nivel 2 incluye los grupos de liderazgo funcionales / interfuncionales. También ellos deberían celebrar una reunión diaria, estructurada para dilucidar una visión más táctica de las métricas semanales o mensuales de alto nivel.
Aquí estos líderes pueden informar sobre el rendimiento diario en su área de responsabilidad. Pueden plantear cualquier cuestión que requiera la supervisión o el apoyo de sus homólogos y elevar las cuestiones a un directivo superior para obtener apoyo o decisiones clave. Mientras que el Nivel 1 se centra en la Mejora Reactiva, el Nivel 2 es capaz de examinar los Sistemas de Trabajo que cada uno posee y que producen los resultados que están observando. A continuación se presentan algunos ejemplos en los que se utiliza el marco de trabajo Hombre/Máquina/Material/Método. Estos sistemas se centran en buscar y resolver problemas predecibles de forma controlada y previsible.
Nivel 3 - Alta dirección
Los directivos del nivel 3 deben celebrar reuniones semanales, quincenales o mensuales. Esta reunión tiene un enfoque estratégico, con la vista puesta en el calendario trimestral/anual de la organización.
La reunión de nivel 3 es el timón que dirige el barco. Su objetivo es comprender la eficacia con que las iniciativas estratégicas, las actividades de los proyectos y las comunicaciones se traducen en resultados tangibles y sostenibles.
Un sistema de gestión diaria interconectado apoya esta toma de decisiones centralizando los datos y contextualizándolos para la función ejecutiva. Una fuente central de la verdad desde la primera línea hasta la sala de juntas significa que no se pierden datos, que no se pierde tiempo tratando de obtener información y que se obtiene una representación real de la situación de toda la organización.
Tiered Daily Management Clarity Through Cadence & Communication
Contar con una estructura de comunicación escalonada, como se sugiere más arriba, crea un entorno de proceso inclusivo, consultivo y cooperativo. Elimina muchas de las barreras de entrada, facilitando el acceso a la información, la comunicación y, lo que es más importante, el apoyo.
Todos los niveles trabajan en tándem, en ciclos complementarios para ayudar a cada individuo y equipo a alcanzar sus objetivos. Además, todos estos objetivos se alinean y refuerzan mutuamente.
Pact Group, uno de los principales fabricantes de envases sostenibles, demuestra cómo la gestión diaria por niveles, junto con herramientas visuales, ha logrado exactamente esto:
La gestión por niveles une a las personas y a los niveles y departamentos tradicionalmente aislados. Hay objetivos claramente definidos, comunicados y compartidos que se extienden verticalmente y conectan horizontalmente cada función. Cuando se combina con un enfoque en la aplicación de una gestión visual de calidad, y se practica con entusiasmo y disciplina, la gestión diaria por niveles conduce a equipos de alto rendimiento en todas las áreas.
La Gestión Diaria por Niveles forma parte de un marco interconectado de I.C.
Un proceso de Gestión Diaria por Niveles que apoye todo el bucle PDCA es clave para una mejora eficaz y continua. Sin embargo, para alinear a todas las personas, procesos y sistemas implicados en lo anterior, también debemos considerar cómo interactúan los procesos y sistemas adyacentes. Las herramientas Lean de las que hablamos habitualmente, como las técnicas estandarizadas de resolución de problemas, los huddles diarios y los Kamishibai Boards, deben desarrollarse conjuntamente.
La siguiente ilustración muestra cómo hemos diseñado la plataforma interconectada TeamAssurance para evitar "soluciones puntuales" (digitales o analógicas) localmente optimizadas y desconectadas que no ayudan, e incluso pueden entorpecer, los esfuerzos Lean de su organización.
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