Nous discutons de quelques exemples de tableaux de réunion de niveau et passons en revue les meilleures pratiques pour tirer le meilleur parti de vos réunions à tous les niveaux.
Comprendre les tableaux de réunion à étages
Les tableaux de niveau, également connus sous le nom de tableaux de gestion visuelle, sont un outil essentiel pour faciliter les réunions à plusieurs niveaux (également connues sous le nom de "huddles"). Ces tableaux sont des affichages physiques ou numériques qui présentent des données et des informations clés dans un format visible et standardisé. En rendant ces informations facilement accessibles, les tableaux à niveaux contribuent à favoriser la transparence, à promouvoir la communication et à s'assurer que tout le monde est prêt à agir.
Les éléments communs affichés sur un panneau à étages peuvent comprendre
- Mesures de performance : Il peut s'agir d'indicateurs clés de performance, tels que la production, les taux de qualité ou les incidents de sécurité. Les indicateurs doivent être pertinents pour l'équipe et alignés sur les objectifs de l'organisation.
- État de la résolution des problèmes : Il peut s'agir d'informations sur les problèmes actuels, l'analyse des causes profondes et les mesures correctives. Il peut également s'agir de suivre l'évolution des initiatives d'amélioration en cours.
- Statut de travail standard : Il peut s'agir de tâches routinières, de listes de contrôle ou d'horaires de travail. Cette section aide l'équipe à s'assurer qu'elle s'acquitte de ses rôles et responsabilités en temps voulu, en demandant de l'aide si nécessaire.
- Communication : Il peut s'agir de mises à jour de la part de la direction, de la reconnaissance des membres de l'équipe ou de rappels concernant des événements à venir. Cette section contribue à renforcer la cohésion et l'engagement de l'équipe.
Réunions et conseils à niveaux : Comment ils fonctionnent ensemble
L'objectif d'une réunion à plusieurs niveaux est de passer en revue les informations figurant sur le tableau des niveaux, de discuter des problèmes ou des défis et de planifier l'amélioration continue. Ces réunions sont généralement brèves et structurées, avec un ordre du jour précis et des rôles spécifiques pour les participants.
Une réunion à plusieurs niveaux peut suivre la structure suivante :
- Examen des indicateurs de performance : La réunion commence par un examen des principaux indicateurs affichés sur le tableau de bord. Cela permet de s'assurer que tout le monde comprend l'état actuel des opérations.
- Discuter des problèmes et des défis : Ensuite, l'équipe discute des questions ou des problèmes qui ont été remontés d'un niveau inférieur. Tout ce qui nécessite le soutien d'autres personnes, une décision, une priorisation ou une simple prise de conscience.
- Plan d'amélioration continue : Enfin, l'équipe discute des mesures à prendre pour résoudre les problèmes identifiés et des plans d'amélioration continue. Il peut s'agir d'assigner des tâches, de fixer des délais ou de programmer des réunions de suivi.
Each tier in the organisation will have its own meeting, starting with frontline teams and progressing up to senior management. This “cascade” of meetings helps to ensure that information is shared and acted upon at all levels of the organisation. This is supported by, and built on, the tier meeting board.
Exemples de tableaux de réunion à étages
Voici quelques exemples de la manière dont les informations relatives à une réunion à plusieurs niveaux peuvent être saisies et visualisées sur le tableau de la réunion à plusieurs niveaux :
Exemple 1 : Réunion de niveau 1 sur la sécurité, la qualité et les prestations
This is an example of a highly visual, tier meeting board that enables a frontline team to understand performance across key pillars every day. The information presented on graphs and charts acts as agenda items to discuss. Even better, as all data is captured in real-time and linked on TeamAssurance, the team can investigate and share further information.
Par exemple, le rapport d'incident spécifique pour un problème de temps d'arrêt, la liste de contrôle de fin d'équipe de la veille, les données de sortie de l'actif, etc.
Exemple 2 : Rapports de gestion de niveau 2
Ce tableau de niveau 2 et plus couvre les informations de base dont les responsables et les superviseurs ont besoin pour les discussions inter-fonctionnelles. Du diagramme en S standard sur la sécurité aux rapports PowerBI intégrés, en passant par les activités à venir et leurs dépendances. Toutes ces informations sont présentées et capturées dans le DMS, ce qui permet une discussion pertinente et l'alignement de l'échelon.
Thèmes clés pour des réunions de niveau efficaces
Les conseils de niveau couvrent généralement des informations qui peuvent être classées dans les trois domaines suivants :
1. Les personnes
Cette zone englobe la sécurité, la présence et l'humeur, la formation et les processus de notre personnel. Une croix de sécurité peut être utilisée pour visualiser les performances en termes de sécurité.
L'inclusion d'un résumé des compétences des employés, visualisé dans une matrice de compétences (comme illustré ci-dessous dans TeamAssurance), permet de s'assurer qu'aucun processus n'est orphelin ou négligé au quotidien.
Bien que peu utilisé dans de nombreuses organisations, un tableau d'humeur peut être utilisé pour permettre aux membres de l'équipe d'exprimer leur humeur du moment. Cela permet d'identifier l'engagement du personnel et d'aider les membres de l'équipe et les responsables à gérer leurs interactions. Dans des environnements ouverts, honnêtes et psychologiquement sûrs
2. La performance
Indicateurs clés de performance (ICP) spécifiques au poste de travail ou à la fonction. Ces ICP peuvent être visualisés à l'aide de graphiques, suivis par équipe et devraient inclure une ligne d'objectif. Si un objectif n'est pas atteint, il doit être abordé lors de la discussion sur l'amélioration continue au cours de la réunion de concertation.
Outre les indicateurs clés de performance, certains comportements qui contribuent à l'amélioration des résultats peuvent être suivis, comme les 5S et les audits réalisés avant de commencer le travail, ou la documentation des nouvelles solutions trouvées / des comportements modèles dans le travail standard. L'exemple ci-dessous montre comment, grâce à un DMS numérique, les membres de l'équipe peuvent enregistrer des vidéos et les partager directement sur le tableau d'affichage.
3. Idées d'amélioration continue, identification et résolution des problèmes
Les points à discuter concernant l'amélioration continue doivent être saisis en temps réel et faire l'objet d'une discussion lors de la réunion de l'échelon. Ces points doivent être inscrits sur le tableau de l'échelon. En outre, lorsque ces points sont directement liés à la stratégie et aux objectifs de l'organisation, les équipes disposent d'un contexte supplémentaire pour la discussion et son importance.
Les problèmes et les idées partagés par le biais du tableau d'affichage doivent être accompagnés de descriptions et de liens vers des données. Cela nous aide à comprendre la définition du problème, à identifier la cause du problème si elle est inconnue et à discuter des contre-mesures correctives ou préventives. Cela signifie également que nous pouvons attribuer un responsable et un délai à l'activité de suivi, même si cette activité consiste simplement à enquêter sur le problème ou à le faire progresser. Cela permet de s'assurer qu'aucune activité ne se perd dans l'éther et qu'il n'y a pas d'impasses.
En couvrant les domaines susmentionnés lors de nos réunions de niveau, nos collaborateurs restent informés et les cadences d'amélioration continuent de progresser.
Les réunions à plusieurs niveaux font partie d'un cadre d'I.C., et non d'un "îlot" optimisé au niveau local.
Un processus de gestion quotidienne par paliers qui soutient l'ensemble de la boucle PDCA est la clé de l'amélioration continue. Mais pour aligner l'ensemble des personnes, des processus et des systèmes concernés, il faut tenir compte de l'interaction de tous les éléments adjacents. Les outils Lean dont nous parlons régulièrement, tels que les techniques standardisées de résolution des problèmes, les procédures opératoires normalisées et autres, doivent tous être développés simultanément.
L'image ci-dessous montre comment nous avons développé une plateforme interconnectée pour éviter les "solutions ponctuelles" (numériques ou analogiques) optimisées localement et déconnectées, et pour améliorer l'efficacité de votre cadre d'I.C. afin de réaliser les efforts de votre organisation en matière d'allègement.
Si vous êtes une entreprise dans le besoin (ou un consultant avec des clients dans le besoin) et que vous souhaitez découvrir comment créer des réunions quotidiennes significatives en première ligne et augmenter l'engagement du personnel à tous les niveaux avec TeamAssurance , contactez-nous dès aujourd'hui pour une démonstration de la plateforme.
