La gestion quotidienne par paliers fait référence à des réunions structurées et récurrentes organisées à différents niveaux d'une organisation pour gérer les activités quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles et la résolution des problèmes. Ces réunions peuvent être utilisées pour partager des informations, examiner les progrès, attribuer des activités, prendre des décisions et résoudre ou faire remonter des problèmes.
Lorsqu'elle est liée à la stratégie globale de l'entreprise, la gestion journalière par paliers représente la solution la plus efficace pour l'entreprise. Le plus grand outil d'amélioration continue dans l'organisation, et implique 100% de votre personnel à travers toutes les fonctions et tous les niveaux.
Les réunions de niveau doivent être organisées régulièrement. Chaque équipe et chaque niveau ont généralement une cadence naturelle qui s'aligne sur les cycles d'amélioration PDCA. Les organisations peuvent différer dans la manière dont elles divisent leurs niveaux, mais il s'agit généralement d'une structure à 3 ou 4 niveaux.
Lorsqu'il s'agit d'initiatives d'amélioration continue, la mise en place de réunions à plusieurs niveaux est fondamentale pour la réussite. C'est une structure qui nous permet de travailler sur l'entreprise tout en travaillant dans l' entreprise. Elle permet de traiter simultanément l'urgent et l' important, ce qui permet aux dirigeants d'être à la fois tactiques et stratégiques dans leur rôle.
Avantages des réunions à plusieurs niveaux
L'adoption d'une structure de réunion à plusieurs niveaux présente de nombreux avantages. Ces réunions contribuent à :
- Améliorer la communication entre les différents niveaux d'une organisation
- Améliorer l'apprentissage et le travail d'équipe
- Faciliter la prise de décision
- Résoudre les problèmes plus efficacement
- Améliorer le moral et la productivité des employés
Cela peut paraître évident, voire simple, mais réunir des équipes pour des forums structurés et efficaces peut s'avérer difficile. Cependant, les avantages sont souvent immédiatement évidents - c'est pourquoi la mise en place de réunions échelonnées en première ligne (niveau 1) devrait être une priorité.
Types de réunions à niveaux
La cadence des réunions de niveau diffère selon le niveau de l'organisation auquel elles sont organisées. S'il est important de suivre l'évolution des choses au jour le jour, certains projets à long terme peuvent ne nécessiter des discussions ou une attention particulière qu'à des intervalles moins réguliers.
Une organisation typique se compose de trois niveaux principaux (bien que, dans certains cas, ce nombre s'élève à quatre). Voici une illustration des différents niveaux et de leur cadence de réunion typique :
Daily Tiered Meetings
Ces réunions sont organisées chaque jour en première ligne pour discuter des priorités de la journée et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Elles sont souvent appelées "réunion quotidienne" ou "réunion de gestion quotidienne", etc.
Ces réunions sont essentielles pour relier et soutenir la première ligne. Ces réunions s'articulent généralement autour d'un conseil de niveau 1 qui met visuellement en évidence les informations critiques concernant les fonctions essentielles (sécurité, qualité, prestation, etc.).
Lors d'une réunion quotidienne, les participants doivent passer en revue et discuter des performances de la veille ou de l'équipe par rapport aux objectifs et aux plans de l'équipe à venir. C'est l'occasion de faire part des problèmes éventuels, de demander des ressources ou du soutien si nécessaire, mais aussi de célébrer les bonnes performances ou les comportements exemplaires.
Cadence & Agenda:
Holding 240 daily meetings per year greatly limits the breadth, depth and overall engagement levels of the Teams involved. A richer approach is to hold 4 daily’s and a weekly; 3 weekly’s and a monthly; 2 monthly’s and a quarterly. This lets leaders get the right mix of Plan-Do-Check-Act into the routine. It also lets different members of the Team own different parts of the agenda.
Réunions hebdomadaires de niveau
Ces réunions permettent de faire le point sur les progrès accomplis, de discuter des défis à relever et d'élaborer des plans pour la semaine à venir. Ces réunions sont généralement dirigées par les chefs d'équipe afin d'analyser les tendances en matière de performances, d'attirer l'attention sur les nouveaux problèmes et d'apporter un soutien transversal aux autres fonctions.
Affectation des ressources, évaluation des performances des équipes, ajustements du calendrier, contacts proactifs avec les fournisseurs : ce ne sont là que quelques-uns des résultats courants des réunions hebdomadaires, lorsque l'on prend du recul par rapport à la vie quotidienne.
Réunions mensuelles de l'échelon
Ces réunions permettent d'examiner les objectifs à long terme, de discuter de l'état d'avancement des projets d'amélioration et de procéder aux ajustements nécessaires.
Une réunion d'évaluation mensuelle devrait inclure des rapports et des informations globales provenant de nos équipes de première ligne afin de fournir une vision holistique des opérations, ainsi que l'escalade / la résolution des problèmes chroniques. Ces réunions requièrent souvent des rapports dont la portée est plus large ou les questions plus complexes. Les plans de développement des membres de l'équipe peuvent être examinés et des stratégies discutées pour surmonter ou accélérer les problèmes du mois précédent.
Agrégation de données
TeamAssurance vous permet également d'extraire des données dans PowerBI pour les superposer ou créer les rapports dont vous avez besoin pour fournir un contexte et les importer à nouveau dans le tableau Tier :
Par exemple : les parétos des actifs peu performants, les causes des arrêts, ou même les tendances des minutes d'arrêt d'un mois à l'autre. Tous ces rapports peuvent être automatiquement préparés en temps réel, prêts pour les réunions de la fonction exécutive.
Les responsables des départements et des fonctions peuvent profiter de ces forums pour rectifier le tir sur des projets à long terme, ajuster les objectifs, célébrer les réussites ou partager les enseignements tirés. Les réunions mensuelles à plusieurs niveaux peuvent également inclure des sessions de renforcement des compétences pour les dirigeants occupés afin de soutenir leur propre développement.
Quarterly Tiered Meetings
Ces réunions à plusieurs niveaux se tiennent une fois par trimestre pour examiner les performances globales de l'organisation et prendre des décisions stratégiques clés. Le niveau exécutif peut s'aligner sur les objectifs, collaborer sur les questions endémiques qui ont été remontées et prendre des décisions globales basées sur toutes les contributions de l'organisation.
Les rapports visuels qui présentent les tendances au fil du temps et qui regroupent les données individuelles des équipes sont essentiels pour aider les dirigeants à prendre des décisions éclairées.
La préparation de ces réunions peut s'avérer fastidieuse et laborieuse lorsque les données ne sont pas facilement accessibles ou qu'elles sont conservées dans plusieurs systèmes. Nous constatons souvent qu'il s'agit là d'un point sensible pour les dirigeants d'organisations. Il en résulte un surcroît de travail administratif pour le personnel d'appui, voire le report ou l'absence de réunions trimestrielles à plusieurs niveaux.
Les cadences trimestrielles devraient être dirigées par le niveau exécutif - mais cela ne signifie pas que les cadres ne devraient pas avoir le doigt sur le pouls au jour le jour. Un système de gestion quotidienne interconnecté, accessible et en temps réel facilitera cette tâche et garantira que les informations appropriées sont disponibles lors de la réunion trimestrielle.
Structure de réunion à plusieurs niveaux
Il n'existe pas d'approche unique pour structurer une réunion à plusieurs niveaux. Cependant, il existe quelques conseils généraux qui peuvent vous aider à faire en sorte que vos réunions soient productives et efficaces.
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Set clear goals and objectives for each of your tiered meetings
Avant d'organiser votre réunion, prenez le temps de réfléchir à ce que vous espérez accomplir. Quelles informations devez-vous partager ? Quelles décisions devez-vous prendre ? Une fois que vous aurez bien compris vos objectifs, vous pourrez commencer à planifier votre réunion en conséquence.
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Inviter les bonnes personnes
Il n'est pas nécessaire que tous les membres de votre organisation participent à chaque réunion de niveau. N'invitez que les personnes essentielles à la discussion. Ainsi, vos réunions resteront ciblées et productives.
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Créer un ordre du jour
Un ordre du jour vous aidera à maintenir votre réunion sur la bonne voie. Avant de commencer votre réunion, prenez le temps d'établir un ordre du jour qui énumère les sujets que vous souhaitez aborder. Cela vous permettra de vous assurer que vous abordez tous les sujets nécessaires.
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Commencer et terminer à temps
Le temps des gens est précieux. Commencez et terminez vos réunions à l'heure afin de respecter les participants.
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Encourage participation in tiered meetings
Les réunions de niveau sont une excellente occasion pour les différents niveaux d'une organisation de collaborer et de partager des idées. Encouragez tout le monde à participer à la discussion. Cela permettra de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que les idées de chacun sont entendues.
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Summarise the tiered meetings (and next steps)
À la fin de la réunion, prenez le temps de résumer la discussion et d'identifier les prochaines étapes. Cela permettra de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que chacun sait ce qu'il doit faire.
Exemple d'ordre du jour pour les réunions quotidiennes à plusieurs niveaux
Voici les éléments généraux de l'ordre du jour d'une réunion quotidienne de niveau 1 :
- Révision des buts et objectifs de la veille :
- Passez en revue ce qui a été accompli hier, identifiez les difficultés rencontrées et définissez les tâches de suivi.
- Discussion sur les buts et objectifs de la journée :
- Discutez de ce qui doit être accompli aujourd'hui et identifiez les défis potentiels.
- Remue-méninges :
- Organiser une séance de remue-méninges pour trouver des solutions aux problèmes identifiés. Fixer des tâches de suivi si nécessaire.
- Confirmer les prochaines étapes et les responsabilités :
- Réitérer les prochaines étapes/attentes et assigner les tâches. S'assurer qu'il n'y a pas d'activités orphelines.
Pour que les réunions soient efficaces, il est essentiel de les maintenir sur la bonne voie en s'en tenant aux informations présentées dans le DMS. C'est là qu'il est utile de disposer de rapports visuels, de listes d'activités, de listes de contrôle et de dangers ou de comportements types liés.
Il garantit que nos équipes se concentrent sur les données concrètes, en apportant des informations avant la réunion, plutôt que de perdre du temps à collecter des données ou à administrer la réunion.
Si vous vous demandez par où commencer avec les réunions quotidiennes de niveau 1, la réponse est plus simple que vous ne le pensez. Commencez par éliminer les obstacles auxquels votre équipe est confrontée chaque jour et qui l'empêchent d'atteindre ses objectifs. Les membres de l'équipe sont des experts de ces problèmes, et ce sont généralement les dirigeants qui ont besoin d'apprendre. L'étape suivante du chef d'équipe consiste à distinguer ce qui est sous son contrôle de ce qui a besoin d'être soutenu. (Conseil : il y a toujours de nombreuses possibilités d'amélioration sous leur contrôle !)
Utiliser TeamAssurance pour soutenir les réunions de niveau
La plateforme TeamAssurance a été conçue pour soutenir les activités critiques de gestion quotidienne. Lorsqu'il s'agit de réunions à plusieurs niveaux, notre plateforme pour travailleurs connectés permet au personnel de contribuer en première ligne, à l'aide d'appareils mobiles. Cela garantit que les informations sont capturées pour être examinées lors des réunions à plusieurs niveaux, qu'il n'y a pas de charge administrative et que la communication et la coordination sont améliorées.
Elle peut également permettre d'identifier et de résoudre les problèmes plus rapidement.
Cette étude de cas de Pact Group est un excellent exemple de la façon dont TeamAssurance a intégré une structure de réunion à plusieurs niveaux et transformé leurs processus d'amélioration continue :
Voici quelques exemples concrets de la manière dont notre système numérique de gestion des documents peut soutenir les réunions à plusieurs niveaux :
- Création et partage des ordres du jour : TeamAssurance permet aux chefs d'équipe de créer et de partager facilement les ordres du jour des réunions de niveau. Cela permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont au courant des sujets qui seront abordés et qu'ils ont le temps de se préparer.
- Suivi de l'avancement des actions : TeamAssurance peut être utilisé pour suivre l'avancement des actions identifiées lors des réunions à plusieurs niveaux. Cela permet de s'assurer que les actions ne sont pas oubliées et qu'elles sont menées à bien en temps voulu.
- Stockage des comptes-rendus de réunions : TeamAssurance peut être utilisé pour stocker les comptes rendus de réunions. Cela permet de s'assurer que tout le monde a accès aux comptes-rendus et qu'ils peuvent être facilement consultés à une date ultérieure.
- Collecte et analyse des données : TeamAssurance peut être utilisé pour collecter et analyser des données à partir de réunions d'échelons et au cours d'une période de travail. Ces données peuvent être utilisées pour identifier les tendances, suivre les performances et apporter des améliorations au processus.
- En utilisant TeamAssurance, les organisations peuvent améliorer l'efficacité de leurs réunions à plusieurs niveaux. Cela peut conduire à une amélioration de la communication, de la coordination et de la résolution des problèmes, ce qui peut finalement conduire à une amélioration de la performance opérationnelle.
Vous pouvez voir tout cela en action sur un tableau interactif. Il suffit d'installer un écran - qu'il s'agisse d'une borne tactile, d'un écran d'ordinateur ou d'un téléviseur - pour donner du sens à vos réunions.
Considérer la réunion à plusieurs niveaux comme un élément du cadre général de l'I.C.
Les réunions de niveau contribuent à l'alignement de notre personnel, de nos processus et de nos systèmes. Cependant, nous devons nous rappeler qu'il s'agit d'un élément d'un cadre plus large d'amélioration continue. D'autres outils Lean, tels que les techniques standardisées de résolution des problèmes, les procédures opérationnelles normalisées (POS) et un processus de gestion quotidienne par paliers qui soutient notre boucle PDCA complète, sont également essentiels à la réussite à court et à long terme.
L'illustration ci-dessous montre comment nous avons conçu la plateforme TeamAssurance pour éviter les "solutions ponctuelles" (numériques ou analogiques) optimisées localement et déconnectées, qui peuvent entraver votre progression vers les objectifs de l'organisation.
Si vous êtes une entreprise dans le besoin (ou un consultant avec des clients dans le besoin) et que vous souhaitez explorer les opportunités offertes par les outils numériques d'aide à l'allègement, contactez-nous dès aujourd'hui pour une démonstration de la plateforme TeamAssurance.
