O West Gippsland Healthcare Group (WGHG) gere o seu Sistema Operativo Diário (DOS) com o TeamAssurance. Isto permite-lhes;
- Atualizar e visualizar o desempenho em tempo real
- Partilhe facilmente informações a montante e a jusante da organização
- Comunicar rapidamente as necessidades de todas as equipas que partilham os seus recursos
- Partilhar aprendizagens e melhores práticas em qualquer parte do grupo em tempo real
- Fornecer uma agenda e um formato normalizados para as reuniões diárias
- Enviar diariamente o que normalmente eram "actualizações mensais
O West Gippsland Healthcare Group (WGHG) é uma organização de saúde pública que presta cuidados agudos, cuidados residenciais e serviços de saúde comunitários a mais de 51 000 pessoas.
Adoção das melhores práticas
A Bettercare Victoria ajudou a WGHG a adotar uma abordagem de sistemas para a inovação e melhoria, que incluiu a introdução de um Sistema Operacional Diário (DOS). Não tendo qualquer experiência anterior com um DOS, a equipa executiva precisava de uma estrutura para ajudar na gestão da mudança numa grande força de trabalho.
Implementing a best practice daily operating system
O TeamAssurance foi concebido para se apoiar num Sistema Operativo Diário e ajudar a facilitar o processo. O WGHG tem agora 38 equipas (25 de Nível 1) em todo o grupo que participam no DOS. Estas equipas incluem os Serviços Ambientais, Operações Clínicas, Saúde Aliada e Comunitária, Farmácia, Aprendizagem e Desenvolvimento, Unidade de Melhoria do Desempenho e Serviços Alimentares.
Ancorada por uma reunião diária, a agenda típica do Nível 1 no WGHG inclui;
- Segurança e Qualidade (quedas, erros de medicação, lesões por pressão e riscos). Qualquer questão identificada na lista de controlo é então considerada como uma atividade e é-lhe atribuída uma responsabilidade
- Escaladas. Os exemplos incluem barreiras ao fluxo de doentes, lesões no pessoal ou nos doentes
- Preparação dos recursos para o dia - pessoal, equipamento, material, etc.
- Recompensas e reconhecimento, que serão partilhados entre as equipas. O reconhecimento destes pode fluir para cima e para baixo.
Cada equipa tem visibilidade das operações actuais, o que permite identificar rapidamente os problemas. O pessoal da linha da frente está habilitado a resolver estes problemas diariamente. Quaisquer problemas que não consigam resolver são escalados, permitindo a criação rápida de contramedidas.
Anteriormente, a participação nas reuniões mensais era difícil para o pessoal devido aos requisitos dos turnos. O DOS mantém toda a gente informada e cada vez mais pessoas participam diariamente. Os executivos vêem este maior envolvimento como um indicador importante da melhoria do desempenho em todas as áreas.
Pontualidade das escaladas e dos projectos
A WGHG já era eficaz na gestão dos escalões superiores. No entanto, a lacuna permanente tem sido o fluxo de informações, tais como decisões ou feedback. É neste fluxo bidirecional que um Sistema Operacional Diário pode ser eficaz, e a WGHG notou realmente a diferença com o TeamAssurance. O pessoal do piso sente que as suas preocupações estão a ser ouvidas e tratadas ao mais alto nível, porque isso é visível para todos. Isto cria um círculo virtuoso em que as pessoas se sentem mais confiantes para levantar questões e incidentes - mesmo os mais pequenos - porque podem ver e acompanhar o estado de tudo o que levantaram. Isto facilita o controlo do desempenho e a obtenção de melhorias sustentáveis a longo prazo.
"O pessoal sente que tem mais força e capacidade para resolver os problemas"
Daniel Scholtes, Diretor de Operações, West Gippsland Healthcare Group
A WGHG também notou que a atividade dos projectos de Qualidade aumentou significativamente. É mais fácil criar, partilhar e gerir tarefas de projeto como parte das actividades diárias. A incorporação de projectos nas tarefas habituais tem sido fundamental para impulsionar a melhoria da qualidade. E a visibilidade poupa tempo ao pessoal do projeto e aos executivos.
Strategic alignment across the organisation through a Daily Operating System
Quando o Sistema Operacional Diário estiver integrado em todas as enfermarias, a WGHG concentrar-se-á na implementação da estratégia. Têm objectivos claros ao nível do topo e objectivos claros ao nível dos departamentos, mas o desafio é ligar os dois. O TeamAssurance 'Goals' é visto como a ferramenta que pode ajudar a colmatar esta lacuna. Reunir as actividades diárias e as actividades estratégicas ajudará a WGHG a continuar o seu excelente progresso na melhoria da segurança e da qualidade.
Parte de um quadro de I.C., não uma ilha optimizada localmente
Um Sistema Operacional Diário como o descrito acima reforçará os seus esforços diários de gestão e de IC. Especialmente quando o sistema é construído e utilizado com as melhores práticas em mente. O Sistema Operacional Diário facilitará a concentração e estimulará conversas significativas sobre segurança, qualidade e melhoria. Assegura que a informação chega às pessoas certas no momento certo, fornecendo o apoio e os recursos necessários para que os indivíduos (e as equipas) possam prosperar.
The various elements like standardised problem solving techniques, documented Standard Operating Procedures (SOPs), and an embedded Tiered Daily Management process that supports the entire PDCA loop – just to name a few – all play their part.
Por conseguinte, não devemos pensar em qualquer elemento como uma ilha optimizada a nível local.
A imagem abaixo demonstra como concebemos o TeamAssurance como uma plataforma interligada para evitar "soluções pontuais" desconexas (digitais ou analógicas) que não ajudam, ou podem mesmo prejudicar, os objectivos de uma transformação Lean.
Se é uma empresa necessitada (ou um consultor com clientes necessitados) e gostaria de discutir as oportunidades que as ferramentas digitais de ajuda Lean proporcionam, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance.
