Eficácia e revisão de projectos na mesma frase? Sim, é possível com os relatórios A3 optimizados.
Já participei em revisões de projectos de Melhoria Contínua em que não se registaram progressos desde a última revisão. E percebo porquê - toda a gente tem um trabalho diário. É necessário um esforço para manter vários projectos, ou um projeto para além das tarefas diárias normais. No entanto, é possível estar a executar vários projectos ao mesmo tempo. Tal como é possível realizar tarefas diárias e tarefas de projeto em simultâneo. Pode facilmente evitar ficar para trás num determinado projeto se começar a pensar nele como se fossem pedras num frasco. As pedras são as tarefas que têm de ser feitas todos os dias, mas há sempre espaço para a areia. Eu encontro o tempo através de um sistema que me permite (e às minhas equipas) definir facilmente as prioridades e gerir estas tarefas.
Um Sistema de Gestão Diária (SGD) eficaz é fundamental. As suas tarefas diárias e as tarefas do projeto devem ser priorizadas e executadas em relação umas às outras. O que significa que devem constar da mesma lista que você e a sua equipa analisam todos os dias. Utilizamos relatórios lean A3 em que as acções são automaticamente inseridas no nosso Sistema de Gestão Diária.
O formato de relatório A3 é perfeito para revisões de projectos. O objetivo, a informação de base, os dados de apoio e as acções estão todos num único local. A lista de actividades, por outro lado, é perfeita para estabelecer prioridades e executar tarefas. Aqui temos o melhor dos dois mundos, e tanto o relatório A3 como a lista são visíveis para mim, para a minha equipa e para outras equipas.
No TeamAssurance, todas as informações estão em direto e são actualizadas em tempo real. São enviadas notificações automáticas às pessoas. As acções A3 são listadas na lista de acções diárias da equipa, juntamente com outras tarefas.
Eis como utilizamos um modelo de relatório A3 simples para orientar os nossos projectos.
Agenda
As conversas de forma livre são boas, mas não numa revisão de projeto. O formato A3 fornece uma visão estruturada dos antecedentes, objectivos e investigação do projeto. Pode também anexar quaisquer dados de apoio para que possam ser rapidamente referenciados.
Também não é necessário um administrador para preparar isto, porque os dados estão activos e as acções estão a ser executadas todos os dias como parte do DMS. Está sempre atualizado no A3, com as acções listadas por ordem de data de vencimento e com um estado claro.
Objetivo
Está a reunir um grupo de pessoas (com custos consideráveis para a organização) para atingir um determinado objetivo. Os detalhes desta meta, e como ela contribui para metas de nível mais alto, devem ser claros para todos os envolvidos. Os objectivos num relatório TeamAssurance A3 estão sempre ligados a uma árvore de objectivos, que fornece o contexto mais amplo do objetivo do projeto.
Manter esse objetivo em mente pode facilitar as discussões sobre quais as acções ou melhorias que devem ser feitas como parte do projeto e quais as que são grandes ideias - mas fora do âmbito.
Responsabilidade
Cada relatório A3 tem um responsável que lidera o projeto e é, em última análise, responsável pela entrega. No entanto, trata-se de uma responsabilidade da equipa. Quando o responsável está ausente por um período de tempo, a equipa do projeto está a par das acções porque estas são automaticamente incluídas na lista de acções diárias. Esta combinação de transparência, responsabilidade individual e responsabilidade da equipa é a tempestade perfeita para a entrega do projeto.
Pode ver abaixo como os relatórios A3 podem ser ricos quando fazem parte de um sistema ligado:
Atribuir acções
O trabalho que ninguém quer: O de registar as actas. Bem, adivinhe só, a não ser que queira voltar a estar naquela sala a discutir os mesmos assuntos da próxima vez, arranje alguém que actualize e adicione novas acções em tempo real à medida que as discussões decorrem. Pense em mudar o título da função de Minute-taker para Actionator....er, já percebeu. As actas são passivas, as acções são assertivas - e todos nós estamos aqui para fazer coisas, certo?
No final da revisão, faça um resumo das novas acções, certifique-se de que são atribuídas à equipa certa - com uma data de vencimento. Em seguida, actualize a data do próximo relatório A3/revisão do projeto. As acções são automaticamente partilhadas e visíveis no seu Sistema de Gestão Diária para todas as equipas relevantes. A transparência gera responsabilidade. Isto significa que não partilhará actas num e-mail ou num documento Word.
Tomar decisões
O objetivo de realizar uma revisão do projeto é tomar decisões ou dar passos no sentido de tomar essas decisões. Se não houver decisões e todas as acções estiverem concluídas no final da sessão de revisão, então chegámos ao fim da fase de implementação (ou a sessão transformou-se num "boletim meteorológico" a que as pessoas assistem por hábito, em vez de se dirigirem para um resultado).
Continuar as análises do projeto após a implementação e medir o impacto. Isto é fundamental! Coletivamente, investiu muito tempo e esforço, por isso, acompanhe o sucesso relativo e determine se valeu a pena.
Os projectos A3 fazem parte do quadro da Grande IC
O A3 é uma ferramenta fundamental, num processo de gestão diária ideal. Apoiará o alinhamento das pessoas com os seus objectivos organizacionais e departamentais todos os dias. Além disso, concentra os esforços e as conversas na(s) questão(ões) em causa. Mas lembre-se, a utilização de relatórios A3 não deve, de forma alguma, ser uma abordagem do tipo "definir e esquecer". O A3 também não deve ser criado isoladamente. As técnicas normalizadas de resolução de problemas, a documentação e um processo de gestão diária faseada que apoie todo o ciclo PDCA são também fundamentais para tirar o máximo partido de um A3.
A imagem abaixo demonstra como concebemos o TeamAssurance como uma plataforma interligada para evitar 'Soluções Pontuais' desconexas (digitais ou analógicas) que podem levar a um desempenho abaixo do ideal dos seus esforços de melhoria contínua.
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