When it comes to Lean, the array of tools and concepts can be quite overwhelming. We often mention that continuous improvement requires all elements to be optimised simultaneously. It can be a struggle to make sense of how all the lean tools and princples work together in harmony.
Keeping It Simple with Lean Tools
Tanto a nível macro como a nível micro, a simplicidade é fundamental. Manter as coisas simples facilita a compreensão do que pretendemos alcançar. Para nos tornarmos uma organização de aprendizagem e melhoria, centrada no crescimento contínuo, temos de trabalhar para um conjunto claro de objectivos estratégicos.
Fundamentalmente, qualquer ferramenta que utilizemos deve contribuir de alguma forma para os nossos principais objectivos ou estratégia. Uma ferramenta que nos ajude a unir os pontos da gestão da estratégia, da gestão de projectos e da gestão da comunicação e informação diárias. A ilustração abaixo demonstra isto a um nível elevado, com cada camada interligada e apoiando as outras:
Este sistema de melhoria contínua deve ajudar-nos a desenvolver competências eficazes de resolução de problemas e a controlar os processos. Podemos então expor os desvios, apoiados por uma estrutura e metodologia para identificar e implementar oportunidades de melhoria.
Cada camada da estrutura de melhoria tem um objetivo e uma cadência diferentes. No entanto, complementam-se e alimentam-se mutuamente quando aderimos ao pilar Lean do ciclo 'Planear Fazer Verificar Ajustar'. O desafio é construir esta estrutura, uma peça de cada vez, de uma forma coesa e metódica.
Start with Lean Tools Like Daily Management
Talvez a pergunta mais comum seja "por onde começar?". Bem, como Taiichi Ohno disse, "Comece pela necessidade". Avalie onde estão os maiores problemas ou oportunidades na empresa e comece por aí. Normalmente, isto acontece ao nível do dia a dia operacional. Aqui, devemos concentrar-nos na visibilidade, organização e controlo dos processos, actividades e recursos.
In essence our continuous improvement, lean tools and structures should support us to: Find problems, solve problems and to engage our people in meaningful conversations.
Estas conversas devem centrar-se em melhorar as coisas através de ganhos marginais. Devem ser conduzidas no âmbito de uma estrutura hierárquica em que possamos separar e ligar o operacional, o tático e o estratégico. Esta é a estrutura de melhoria mais direta e eficaz.
Numa estrutura de gestão diária por níveis, a informação correcta estará disponível no local certo, no momento certo e perante as pessoas certas. Isto permite-nos tomar as medidas adequadas ou utilizar a ferramenta de melhoria necessária, com toda a informação a fluir suavemente para cima, para baixo e através de toda a organização.
O Pact Group, um dos principais fabricantes de embalagens sustentáveis, partilhou recentemente a forma como a gestão diária lhes permitiu incorporar a melhoria contínua a todos os níveis:
Ao implementar uma plataforma digital para a gestão quotidiana, toda a organização pode trabalhar na empresa enquanto trabalha na empresa. Para o Pact Group, isto levou a:
- Uma redução de 2/3 nos incidentes de segurança.
- Entrega atempada e dentro do orçamento de projectos críticos de renovação de activos e programa de produtividade.
- Circuitos de feedback diários para uma definição clara das prioridades das tarefas, graças à contribuição direta da linha da frente todos os dias.
- Capacidade de conciliar o trabalho estratégico com as actividades diárias e de rotina.
- Os clientes referem uma maior qualidade e níveis de serviço.
Não ferva o oceano
Este sistema funciona em qualquer fase de maturidade, mas a chave é não assumir demasiadas tarefas de uma só vez ou tornar o âmbito do trabalho tão grande que se torne impossível encontrar uma solução ou efetuar mudanças com impacto. A obtenção da adesão para a implementação da gestão diária de rotina acima descrita começa com a auscultação dos seus colaboradores. Envolva as partes interessadas que serão afectadas no desenvolvimento do plano de ação. Não só possuem os conhecimentos e a experiência necessários para elaborar um plano bem sucedido, como também serão as principais pessoas a implementá-lo e a torná-lo uma prática habitual.
O exercício dos 5 Porquês é talvez uma óptima ferramenta de nível de entrada para a resolução de problemas que pode ser iniciada e depois lentamente desenvolvida. O exercício dos 5 Porquês é uma técnica de resolução de problemas simples e facilmente digerível, em que as pessoas mais próximas do problema fazem a pergunta "Porquê?" repetidamente até chegarem a uma causa principal. Ajuda-nos a construir o plano de ação, identificando oportunidades de ganhos rápidos e concentrando o âmbito do trabalho. À medida que a utilização desta ferramenta amadurece para problemas mais pequenos, a sua construção numa ferramenta de resolução de problemas mais ampla e abrangente para problemas crónicos será uma progressão natural para todos os envolvidos.
O mesmo raciocínio pode ser utilizado para toda uma gama de ferramentas Lean, desde 5S e rotinas de limpeza de equipamentos de rotina até à análise de perdas e geração de ideias de melhoria. Partir da necessidade e construir a partir daí.
Tornar as coisas claras com níveis
Uma estrutura de gestão por níveis permite uma maior clareza, alinhamento e visibilidade. Um conhecimento profundo das prioridades de cada equipa e da organização como um todo. As ferramentas de IC utilizadas em cada nível têm o mesmo objetivo. Tornam o processo visual, expõem os problemas/desvios e envolvem as partes interessadas na melhoria através do PDCA.
Cada nível funciona como um ponto de escalonamento, visibilidade e tomada de decisões. Além disso, assegura que os pontos de foco estão alinhados com o nível acima e abaixo através de KPIs, normalização e a implementação efectiva de iniciativas chave. A ilustração abaixo descreve a estrutura de alto nível e o foco de cada nível. Se quiser saber mais, pode ler sobre a interligação dos níveis aqui.
Lean Tools Help Give a View of the Whole C.I. Framework
Para garantir um esforço coeso em cada uma das áreas de estratégia, projeto e gestão diária, temos de garantir que são construídas tendo em mente cada área adjacente (e os respectivos processos). Por exemplo, as actividades diárias, como o Leader Standard Work e as Daily Huddles, devem ser apoiadas por técnicas normalizadas de resolução de problemas, documentação e adesão ao processo PDCA.
Tal como referido anteriormente, para alcançar esta coesão, nenhum elemento da estrutura de I.C. deve ficar órfão ou ser desenvolvido de forma isolada. Foi por isso que concebemos uma plataforma interligada que garante que não existem "soluções pontuais" (digitais ou analógicas) desconectadas que possam impedir as organizações de atingirem os seus objectivos.
A digitalização da sua estrutura hierárquica através do TeamAssurance proporciona às empresas uma ferramenta inigualável para integrar e ligar todos os níveis da empresa sem problemas. A facilidade de utilização, a visibilidade clara e simples, com barreiras mínimas à entrada, criam um poderoso processo de melhoria contínua que irá melhorar imediatamente qualquer organização e lançá-la no futuro.
Se é uma empresa que precisa de ajuda ou um consultor com clientes que precisam de ajuda, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance hoje mesmo.
