A linha da frente é a maior parte da sua força de trabalho. Quando, coletivamente, contribuem um pouco mais, o aumento do desempenho global da organização é significativo. Isto é, se estiverem a contribuir para áreas de importância estratégica. Afinal de contas, não vale a pena acelerar na direção errada. Para envolver as equipas e mantê-las no caminho certo, estas devem ter a possibilidade de contribuir ativamente para a execução da estratégia. A forma mais adequada de o conseguir é através de reuniões por níveis, ou huddles.
Estas são uma série de reuniões de equipa rápidas e de stand-up que visam alinhar todas as equipas com os objectivos organizacionais. Reunir-se regularmente ao nível da equipa constrói uma base de responsabilidade, uma mentalidade de melhoria contínua e ajuda a progredir na transformação sustentada do Lean.
Está preparado para reuniões por níveis?
As organizações que não realizam reuniões diárias por níveis arriscam-se a perder terreno em relação a quaisquer ganhos de melhoria anteriores. Por isso, todos deviam fazê-las, mas e se as suas equipas da linha da frente não estiverem preparadas? Vou desafiar esse pensamento. Considere o seguinte: a equipa de basquetebol do meu filho de 9 anos reúne-se durante alguns minutos no início de cada jogo. Em poucos minutos, o treinador define as expectativas, as posições e os planos são discutidos, as preocupações são levantadas e depois são definidas.
Ao intervalo, revêem os seus comportamentos e ajustam-nos. Após o final do jogo, o treinador agradece-lhes os seus esforços. As reuniões por escalões da linha da frente não são mais difíceis do que isto! Se as crianças de 9 anos o conseguem fazer, as suas equipas da linha da frente também o conseguem. E se quiser começar, comece hoje mesmo.
Benefícios para além do óbvio
Cada reunião por escalões é uma oportunidade para a equipa refletir sobre as últimas 24 horas, rever os pontos em atraso e olhar para os próximos dias. É também uma oportunidade para partilhar conhecimentos, aprender com os outros e desenvolver capacidades de resolução de problemas na equipa. Por exemplo, houve uma organização em que ajudei a organizar as reuniões de nível 1.
Inicialmente, os membros da equipa estavam a cerca de 3 metros de distância dos quadros com os braços cruzados e não contribuíam. Passadas quatro semanas, todos estão lado a lado, inclinando-se enquanto um membro da equipa explica aos seus colegas o problema que descobriu e como o resolveu. Desta forma, também podem ser um bom controlo da cultura e da moral.
Como estruturar reuniões por níveis
As reuniões por níveis são uma atividade diária que envolve toda a gente, não apenas a linha da frente (não existe a expressão "sou demasiado importante para reunir"). Embora cada organização seja diferente e as equipas desenvolvam a sua própria agenda ao longo do tempo, o seguinte é um ponto de partida aproximado:
- Nível 1: Início de cada turno. Concentrar-se nas frustrações, nos problemas de segurança e qualidade e na forma como o processo pode ser melhorado.
- Nível 2: Os chefes de equipa de cada reunião do nível 1 reúnem-se e apresentam as questões que foram levantadas. Estão presentes representantes das funções de apoio relevantes, que podem ajudar a resolver os problemas.
- Nível 3: Gestores, líderes de área e funções de apoio reúnem-se para abordar questões de sistema em toda a organização e para avançar com projectos de melhoria contínua.
- Nível 4: O nível executivo está centrado tanto no aspeto tático como no estratégico. São responsáveis por gerir a empresa e melhorá-la.
Estas reuniões escalonadas ocorrem todos os dias, com tempo suficiente entre elas para que os problemas possam ser resolvidos. Lembre-se de que, se o nível 1 não for realizado, o nível 2 será prejudicado.
Se algo foi escalado para o nível 2, então é bom que a liderança do nível 2 esteja a pensar na forma de o resolver e de responder ao nível 1. As reuniões por níveis fazem parte de um sistema, e cada nível depende do outro para ser eficaz.
Chris Larkins (SVP de Operações Globais - Seqirus) discute o impacto da gestão diária.
Como começar
Encontrar um local adjacente ao local onde o trabalho é efectuado (na enfermaria, no chão de fábrica). A equipa deve ficar em círculo à volta dos seus quadros visuais.
Semana 1, Dia 1
Basta perguntar:
- Como é que correu ontem?
- O que é que foi difícil? Conseguiu resolver ou melhorar o problema?
- O que é que precisamos de escalar?
- O que é que o impede de fazer o seu trabalho de forma eficaz hoje?
- Esboçar o plano para o dia
Dia 2 - Comece a anotar os objectivos, atribuindo um membro da equipa responsável com datas de vencimento para as acções
Dia 3 - Como acima, e identificar os temas emergentes
Dia 4 - Assegurar que as acções iniciais estão a ser concluídas e assinalar algumas vitórias rápidas
Dia 5 - Agradecer à equipa os seus esforços durante a semana e obter feedback sobre a reunião
Na primeira semana, cada reunião pode demorar 30 minutos ou mais, e sairá da reunião com mais problemas para resolver do que os que foram resolvidos. Em breve, porém, as reuniões serão de 10 a 15 minutos. As pessoas aparecerão com problemas que resolveram ou com um plano sólido para os resolver. Quando isto está a acontecer em toda a organização, é sinal de um sistema de gestão diária lean (DMS) saudável e funcional. A comunicação está a fluir tanto para cima como para baixo nos níveis, e estará a atingir os objectivos estratégicos mais rapidamente do que alguma vez pensou ser possível.
Saiba mais sobre as opções de comunicação visual para maximizar as suas reuniões por níveis.
As reuniões por níveis são um sucesso
- Melhorar a normalização e a qualidade dos processos
- Proporcionar visibilidade entre o planeado e o real
- Permitir ajustamentos para satisfazer a procura dos clientes ou dos doentes
- Criar uma cultura de segurança
- Desenvolver capacidades de resolução de problemas e conhecimentos organizacionais
- Incorporar um quadro sustentável de melhoria contínua
Um quadro de I.C. e não "ilhas" optimizadas localmente
As ferramentas Lean, como as técnicas normalizadas de resolução de problemas, os Procedimentos Operacionais Normalizados (SOPs) e um sistema de Gestão Diária que apoie todo o ciclo PDCA, são fundamentais para alcançar o sucesso da melhoria contínua. No entanto, as organizações devem assegurar que as normas e os processos são desenvolvidos em conjunto e não isoladamente. Sem ter em conta todos os processos adjacentes, podemos acabar por ter um desalinhamento das pessoas, silos de informação e procedimentos não optimizados.
A ilustração abaixo demonstra como concebemos a plataforma interconectada TeamAssurance para evitar 'Soluções Pontuais' (digitais ou analógicas) optimizadas localmente e desconectadas que não ajudam, e podem até impedir o progresso em direção aos seus objectivos.
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