A gestão diária por níveis é a base para uma melhoria contínua sustentada. Neste artigo, analisamos o enfoque das reuniões por níveis de cada nível e a forma como a sua correcta realização cria uma sinergia imbatível.
Tem dificuldade em puxar uma corda através dos vários níveis da sua organização para juntar o operacional, o tático e o estratégico? Tem dificuldade em transmitir uma mensagem consistente e coerente e em normalizar as abordagens para a resolução de problemas?
Ultrapasse estes desafios adoptando uma abordagem de gestão diária interligada e faseada.
Tiered Daily Managment is the Antidote to Misinformation
A comunicação e o alinhamento são desafios significativos em todas as organizações. No entanto, em muitos aspectos, estes deveriam ser os problemas mais fáceis e baratos de ultrapassar. A informação está muitas vezes escondida e/ou em silos. É captada ad-hoc e não é dada às pessoas no momento adequado. Vejo constantemente a informação tornar-se uma moeda de poder e controlo.
Nestes ambientes, a informação torna-se "desinformação". Os boatos, as suposições e as opiniões dominam, causando medo e incerteza. Isto torna quase impossível criar coesão através do alinhamento estratégico e manter a cultura de aprendizagem e melhoria necessária para evoluir e ter sucesso a longo prazo.
O antídoto para esta situação tóxica (e, em última análise, fatal) é desenvolver um Sistema de Gestão Diária (SGD) estruturado. Trata-se de um sistema através do qual a informação chave do processo é traduzida num formato visual e tornada pública para que todas as partes interessadas possam interagir com ela. Liberta a informação e cria um ambiente igualitário; as pessoas de todos os níveis e funções têm acesso regular a informação relevante e significativa.
Um SGD de qualidade lançará as bases para fóruns de comunicação estruturados, nos quais os funcionários podem expressar pensamentos, ideias e opiniões sobre as informações apresentadas ou mesmo sobre a forma como são comunicadas.
Visualising The Levels of Tiered Daily Management
Um DMS funciona normalmente de forma mais eficaz quando estruturado num formato escalonado. Essencialmente em cascata, desde o nível estratégico, passando pelo nível tático, até ao nível operacional e voltando a subir com a mesma facilidade.
De um modo geral, consideramos que um sistema hierárquico é composto por três ou quatro níveis, cada um com o seu próprio foco e cadências para as reuniões:
Nível 1 - Pessoal da linha da frente
No Nível 1, uma reunião diária da linha da frente é conduzida pelo líder da área funcional e pela equipa da linha da frente.
A reunião centra-se nas operações quotidianas, nas métricas dos processos e na resolução de problemas. As métricas são um derivado granular dos objectivos estratégicos e alinham-se diretamente com os objectivos comerciais e de melhoria a longo prazo. Aqui está um exemplo de um conselho de nível 1 no TeamAssurance:
Se o que foi dito acima parece familiar, é porque o quadro é simplesmente uma gestão visual tradicional. O que o distingue é o facto de os dados serem captados em tempo real, digitalmente. Não há encargos administrativos de recolher folhas ou rabiscos de marcadores de quadro branco do quadro de turnos físico de cada equipa.
Se está apenas a começar a implementar reuniões de gestão diárias ou se o quadro acima lhe parece demasiado complicado, mantenha-o simples. Comece por criar um espaço onde as suas equipas possam partilhar diariamente frustrações, problemas e ideias imediatas.
Os benefícios imediatos são a visibilidade dos problemas e a capacidade de triagem / definição de prioridades. Depois, pode começar a desenvolver mais os seus processos; as reuniões de nível 1 ajudam-no a trabalhar no processo enquanto trabalha nos processos.
Nível 2 - Gestão intermédia
O nível 2 inclui os grupos de liderança funcionais/transversais. Também eles devem conduzir uma reunião diária, estruturada para elucidar uma visão mais tática das métricas de alto nível, semanais a mensais.
Aqui, estes líderes podem apresentar relatórios sobre o desempenho diário da sua área de responsabilidade. Podem encaminhar quaisquer questões que exijam supervisão ou apoio dos seus pares e encaminhar as questões para um gestor sénior para apoio ou decisões importantes. Enquanto o Nível 1 se concentra na Melhoria Reactiva, o Nível 2 pode analisar os Sistemas de Trabalho que cada um possui e que produzem os resultados que estão a ver. Seguem-se alguns exemplos que utilizam a estrutura Homem/Máquina/Material/Método. O objetivo destes sistemas é procurar e resolver problemas previsíveis de uma forma controlada e previsível.
Nível 3 - Liderança sénior
Os líderes de topo do nível 3 devem realizar reuniões semanais, quinzenais ou mensais. Esta reunião tem um enfoque estratégico, com o objetivo de analisar o calendário trimestral/anual da organização.
A reunião da Fase 3 é o leme que dirige o navio. O seu objetivo é compreender até que ponto as iniciativas estratégicas, as actividades do projeto e as comunicações se estão a traduzir em resultados tangíveis e sustentáveis.
Um sistema de gestão diária interligado apoia esta tomada de decisão, centralizando os dados e contextualizando-os para a função executiva. Uma fonte central de verdade, desde a linha da frente até à sala de reuniões, significa que não há dados perdidos, não se perde tempo a procurar informação e há uma verdadeira representação do panorama geral da organização.
Tiered Daily Management Clarity Through Cadence & Communication
A existência de uma estrutura de comunicação por níveis, como sugerido acima, cria um ambiente de processo inclusivo, consultivo e cooperativo. Elimina muitas das barreiras à entrada, proporcionando acesso à informação, à comunicação e, mais importante ainda, ao apoio.
Todos os níveis estão a trabalhar em conjunto, em ciclos complementares, para ajudar cada indivíduo e equipa a atingir os seus objectivos. Além disso, todos estes objectivos estão alinhados e reforçam-se mutuamente.
O Pact Group, um dos principais fabricantes de embalagens sustentáveis, demonstra como a gestão diária por níveis, juntamente com ferramentas visuais, conseguiu exatamente isto:
A gestão por níveis aproxima as pessoas e os níveis e departamentos tradicionalmente isolados. Existem objectivos claramente definidos, comunicados e partilhados que se propagam verticalmente e ligam cada função horizontalmente. Quando combinada com um enfoque na implementação de uma gestão visual de qualidade, e praticada com entusiasmo e disciplina, a gestão diária por níveis conduz a equipas de elevado desempenho em todas as áreas.
A gestão diária faseada faz parte de um quadro de I.C. interligado
Um processo de Gestão Diária por Escalões que apoie todo o ciclo PDCA é fundamental para uma melhoria contínua e eficaz. No entanto, para alinhar todas as pessoas, processos e sistemas envolvidos no processo acima referido, devemos também considerar a forma como os processos e sistemas adjacentes interagem. As ferramentas Lean que discutimos regularmente, como as técnicas normalizadas de resolução de problemas, as reuniões diárias e os quadros Kamishibai, devem ser desenvolvidas em conjunto.
A ilustração abaixo demonstra como concebemos a plataforma interconectada TeamAssurance para evitar 'Soluções Pontuais' (digitais ou analógicas) optimizadas localmente e desconectadas, que não ajudam e podem até prejudicar os esforços Lean da sua organização.
Se é uma empresa com necessidades (ou um consultor com clientes com necessidades) e gostaria de explorar um sistema de gestão diária com enfoque na interligação dos seus níveis, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance hoje mesmo.
