Descubra as nossas principais dicas Lean para ter em mente ao longo de 2023.
Em 2023, os princípios Lean tradicionais continuarão a apoiar as suas iniciativas de melhoria - no entanto, elevar os seus sistemas e processos existentes com a ajuda do digital deve ser uma prioridade.
Read on as we dive into the top lean tips to consid when it comes to embedding a Lean mindset throughout 2023.
Integrar o objetivo e o valor na gestão diária
A demonstração de respeito pelas pessoas é feita através da inclusão de todas as partes interessadas no processo de desenvolvimento e implementação da estratégia. Além disso, a definição de um plano para atingir esses objectivos e dividi-los em partes geríveis é fundamental para o sucesso da estratégia.
Uma das principais razões para dedicar algum tempo a esta tarefa é podermos centrar as reuniões diárias no valor demonstrado e na forma como este está a contribuir para os nossos objectivos.
Como é que acrescentamos valor hoje? Quais foram os nossos maiores sucessos de ontem? Onde é que vemos oportunidades de melhoria?
Estas são perguntas-chave que nos ajudam a manter o rumo, a dar prioridade às acções e a esclarecer o porquê da nossa labuta diária.
As reuniões de nível, a todos os níveis, são uma oportunidade regular para nos reunirmos com todos, fazermos o ponto da situação das operações e ligarmos regularmente os nossos colaboradores ao panorama geral. A imagem abaixo ilustra o foco e a cadência típicos das reuniões de nível:
Estas reuniões são também uma oportunidade para garantir que os indivíduos têm tudo o que precisam para fazer o seu melhor trabalho ou requerer apoio. Melhor ainda, com as ferramentas certas, os nossos colaboradores não têm de depender dos líderes para os pôr em contacto com outros níveis ou funções quando, de facto, é necessário resolver problemas ou solicitar apoio adicional.
A propósito...
Criar uma cultura de melhoria contínua e de autonomia
Criar uma cultura de melhoria contínua significa encorajar os empregados a assumirem a responsabilidade de melhorar os seus próprios processos e fornecer-lhes a formação e os recursos necessários para o fazerem.
Isto cria organicamente confiança, transparência e responsabilidade na cultura da organização. Estes três elementos são essenciais se quiser que as pessoas falem abertamente sobre o comportamento no processo ou sobre quaisquer problemas que possam surgir. É frequente ouvir falar de uma "cultura de não culpabilização" ou de um "ambiente psicologicamente seguro".
Este sentimento de segurança é crucial para a construção de uma verdadeira organização de aprendizagem, em que o pessoal trabalha em pé de igualdade, em vez de estar sujeito a estilos de gestão do topo para a base, sem o contributo daqueles que efetivamente fazem o trabalho.
Lembre-se, "sem culpa" não significa "sem responsabilidade". Quando damos autonomia aos nossos colaboradores e comunicamos claramente os objectivos, todos são responsáveis pelo cumprimento dos compromissos assumidos durante as reuniões/discussões.
Aceitar a mudança e o fracasso
Vivemos num mundo onde a mudança é constante. É importante compreender que o fracasso faz parte do processo e aprender com ele. O fracasso não deve ser visto como uma coisa má, mas sim como uma oportunidade para melhorar o desempenho.
Quando abordamos a resolução de problemas com uma mentalidade de "não culpabilização" e de IC, estamos a fornecer um quadro dinâmico a seguir, que pode ser alterado se não conduzir aos resultados desejados.
O seu pessoal terá de ser capaz de se adaptar e ajustar se as coisas não correrem como planeado, por isso, aceite a mudança. Não tenha receio de questionar e de rever regularmente os seus processos, independentemente do grau de implantação, para obter um fluxo de valor ótimo sem desperdícios.
Encontre o seu fluxo de processo
Os fluxos de processos são uma representação visual das etapas de um processo. Ajudam a compreender onde é acrescentado valor em cada etapa e podem ajudar a identificar desperdícios, estrangulamentos e outros problemas de produtividade. Os fluxos de processos devem incluir todas as etapas, intervenientes e entradas/saídas que constituem o processo comercial em análise (por exemplo, vendas e contabilidade).
Os gráficos de comportamento do processo também são úteis para monitorizar os processos, uma vez que podem revelar problemas com os níveis de inventário do trabalho em curso ou com os prazos de execução de tarefas específicas ao longo do tempo.
Procure valor para além das suas quatro paredes
É fácil ficar preso na mentalidade de olhar para o valor apenas a partir das suas quatro paredes. Mas se não estiver a pensar no valor para o cliente, está a perder uma grande oportunidade.
O valor do cliente nem sempre é óbvio e nem sempre é o mesmo que a receita ou o lucro. Por exemplo, uma empresa que vende produtos pode ter um lucro elevado mas uma baixa satisfação do cliente, o que significa que pode estar a perder dinheiro com a venda do produto! Ao concentrar-se na satisfação do cliente em vez dos lucros, pode encontrar formas de melhorar as suas vendas e aumentar as receitas com clientes mais satisfeitos.
O primeiro passo para medir o valor do cliente é identificar o que faz os seus clientes felizes (e que métricas reflectem isso). Em seguida, pode utilizar essas métricas para determinar quanto custou cada uma delas e se valeu ou não a pena em termos de crescimento das receitas e de sucesso geral da empresa.
Implementar ferramentas digitais lean
As ferramentas digitais podem elevar os seus processos e sistemas existentes, ajudando-o a medir o progresso do seu programa lean. Ajudam também o seu pessoal a comunicar e a demonstrar o impacto. As melhores ferramentas digitais são inclusivas e ajudam-no a reter o conhecimento interno da empresa como uma vantagem competitiva.
Para ser bem sucedido no lean, é necessário ter em conta alguns princípios básicos
Embora o Lean seja um conceito simples, isso não significa que seja fácil de aplicar. De facto, os conceitos lean podem ser difíceis de implementar na prática. Para ter sucesso com o lean, é necessário ter em mente alguns fundamentos:
- Seguir uma abordagem PDCA para a melhoria (Planear-Fazer-Verificar-Agir). Isto significa estabelecer objectivos, medir o desempenho em relação a esses objectivos, identificar medidas de melhoria e implementá-las antes de verificar novamente se as melhorias foram eficazes.
- Concentre-se em eliminar do seu processo as actividades que não acrescentam valor. Para além de eliminar o desperdício, concentre-se em aumentar a eficiência, reduzindo o tamanho dos lotes e os tempos de ciclo, de modo a que o trabalho flua mais rapidamente através do sistema e haja menos atrasos na espera de fornecimentos ou de outros factores de produção antes de iniciar a fase seguinte de uma operação.
- Envolver todas as funções e níveis da empresa (e até mesmo os fornecedores) na atividade de melhoria, uma vez que todas as áreas devem ser melhoradas para se obter um verdadeiro sucesso. Isto aplica-se a todos os processos, produtos ou serviços oferecidos por uma organização.
A melhoria Lean é um compromisso permanente
As principais conclusões são que o lean é um processo e que requer um investimento contínuo nas suas equipas e no seu tempo. Não se pode simplesmente 'definir e esquecer'. Lembre-se, é um compromisso permanente com a melhoria contínua. O Lean atinge os seus melhores resultados quando os gestores e os trabalhadores se comprometem a encontrar valor para além das suas quatro paredes, aceitando a mudança em vez de se esquivarem dela, procurando formas de melhorar através da tentativa e erro - e implementam ferramentas digitais que podem elevar a sua atividade de melhoria.
Consider Lean Tips Within a Greater C.I. Framework
For any processes to not only be sustained, but to thrive, it must be supported by adjacent processes and systems. So whatever Lean tools or Lean tips you utilise in 2023 – consider how they interconnect. Ensure you don’t optimise or develop them in isolation. Core tools like Leader Standard Work, standardised problem solving techniques, and a Tiered Daily Management system should work together to handle the full PDCA loop. These (and the above considerations) are by no means an exhaustive list. When optimising with the whole framework in mind organisations maximise their investment in Continuous Improvement initiatives.
A imagem abaixo mostra como concebemos uma plataforma interligada que evita "soluções pontuais" desconexas (digitais ou analógicas) que não ajudam, ou até funcionam como barreiras, à obtenção de um quadro de IC optimizado.
Pretende explorar as oportunidades oferecidas pelas ajudas digitais às ferramentas Lean? Se é uma empresa que precisa de ajuda, ou um consultor com clientes que precisam de ajuda, contacte-nos hoje para uma demonstração da plataforma TeamAssurance.
