APM agilizó su proceso de desviación para mejorar la eficiencia, la información en tiempo real y comprometer profundamente a los operadores en la causa raíz de los problemas de cumplimiento. Una revisión de la ejecución de su estrategia, junto con la implantación de TeamAssurance, permitió a APM lograr los siguientes resultados:
- Visibilidad en todo el sitio del progreso y el estado de las desviaciones
- Reducción de las escaladas a la dirección
- Reducción del tiempo de ciclo de las desviaciones
- Reducción de las desviaciones pendientes
Retrasos en la comunicación entre equipos
APM (Australian Pharmaceutical Manufacturers) es uno de los mayores proveedores de servicios de fabricación y envasado de nutracéuticos de Australia, y cuenta entre sus clientes a muchos de los principales participantes del sector de la salud y el bienestar.
Antes, las desviaciones se gestionaban en papel. Esto dificultaba saber quién tenía el documento físico y en qué fase se encontraba la investigación. Además, al tratarse de un documento escrito a mano, a veces resultaba difícil de leer. A menudo no se cumplimentaba hasta que habían concluido todas las acciones, por lo que dependía en gran medida de la memoria de las decisiones tomadas.
Las acciones y las escaladas se escribían en notas adhesivas y se añadían al tablón de un equipo. El contexto para ayudar y hacer un seguimiento de la finalización era definitivamente un reto con este sistema. La información recopilada y compartida en las reuniones de nivel estaba aislada y era difícil acceder a ella. El estado no estaba claro y a veces las acciones se "aparcaban", lo que provocaba un retraso en la ejecución. Las escaladas requerían mover el post-it de la pizarra de un equipo a otro. Como resultado, sólo se trasladaban sistemáticamente las escaladas más importantes y no siempre era fácil encontrar el post-it de una acción.
Notificación en tiempo real de las desviaciones de cumplimiento
El equipo de Calidad tomó su formulario de desviación impreso y lo diseñó como una lista de comprobación de TeamAssurance. Pusieron la lista a disposición de los operarios, seguros de que plantearían desviaciones porque es la misma plataforma que utilizan para gestionar sus actividades cotidianas. El aumento del compromiso de la primera línea y la mejora de la colaboración entre equipos ha reducido el esfuerzo de administración del cumplimiento por parte del equipo de Calidad. Las acciones viajan junto con la desviación, y cualquiera a quien se asigne una acción tiene contexto a través de los detalles, fotos, vídeos y comentarios. Ya no hay que correr por los pasillos intentando encontrar y descifrar las últimas novedades.
Una delegación eficaz conduce a una mejor planificación
Antes había una acumulación de desviaciones y había problemas logísticos relacionados con el almacenamiento de productos pendientes de envío. Hoy en día es raro que la acumulación de desviaciones frene la salida de un lote.
El equipo directivo tiene visibilidad en tiempo real de todas las desviaciones, y las actualizaciones de estado, responsabilidad y plazos pueden modificarse en el tablón digital. El equipo directivo también se ve menos afectado por las desviaciones, ya que las escaladas son ahora una excepción y no la regla.
"Teníamos muchos retrasos a la hora de plantear las desviaciones. Se planteaban como una escalada, por ejemplo hasta el nivel del equipo directivo, y entonces se tomaba la decisión de plantear una desviación. ¿Por qué no se ha planteado ya una desviación? Y esa pregunta se hacía mucho. Ahora, todos los niveles de la empresa plantean las cosas directamente".
- Alison Rose, Responsable de Calidad
Antes, el equipo de calidad podía ver más allá de dos semanas y reaccionaba a notas adhesivas. Ahora tienen visibilidad mucho más allá de la próxima quincena. Pueden priorizar y planificar el trabajo de desviación para gestionar eficazmente el calendario de lanzamientos.
Compliance is Just One Part of the C.I. Framework, Not Just Locally Optimised ‘Islands’
Para que cualquiera de los procesos anteriores no sólo se mantenga, sino que prospere, debe apoyarse en herramientas y sistemas adyacentes. Las organizaciones deben tener presente cómo se interconectan los distintos elementos y asegurarse de no optimizarlos o desarrollarlos de forma aislada.
Las técnicas estandarizadas de resolución de problemas, la documentación clara y las pistas de auditoría, la gestión visual y un sistema de gestión diaria por niveles deberían integrarse para gestionar todo el ciclo PDCA.
La imagen inferior de la plataforma TeamAssurance muestra cómo hemos diseñado una plataforma interconectada que evita "soluciones puntuales" desconectadas (digitales o analógicas) que no ayudan, e incluso actúan como barreras, a la consecución de un marco de IC optimizado.
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