Paul Dunlop discusses his top considerations to maximise the potential of your stand-up meetings and to optimise your daily huddles.
Trop souvent, la réunion quotidienne manque sa cible et devient une simple perte de temps pour les personnes qui y participent. Cela peut être le cas pour un certain nombre de raisons ; l'essentiel est que nous manquons la plus grande occasion d'impliquer nos collaborateurs et d'améliorer nos processus si nous ne parvenons pas à optimiser cet outil.
Pour moi, les réunions quotidiennes devraient être au cœur de l'activité d'amélioration continue de votre équipe et de votre organisation. Le simple fait de réunir l'équipe, d'examiner les objectifs visuels communs et les performances réelles de nos processus par rapport à ces objectifs est essentiel. Vous devriez avoir une conversation intentionnelle (et significative) sur le maintien et l'amélioration de la situation. Il s'agit d'un élément clé pour devenir une véritable organisation d'apprentissage et d'amélioration.
Une réunion quotidienne consiste à rassembler physiquement les gens et à les réunir en tant qu'équipe autour d'un ensemble défini d'objectifs de processus. Ces objectifs doivent être visuels et chaque membre de l'équipe doit comprendre la nature et le but de la mesure. La mesure doit clairement visualiser la manière dont le processus s'est effectivement déroulé par rapport aux attentes. La réunion doit permettre de discuter de ce qui a bien fonctionné, de ce qui n'a pas fonctionné et des possibilités de maintenir les acquis et de corriger les écarts.
Examinons donc quelques points clés qui permettront d'optimiser vos réunions quotidiennes.
1) Focus on Structure and Content of Daily Huddles
The structure and content of the board is our first consideration. We must ensure that the content is meaningful and tailored for the audience. After all, the meeting is designed to promote engagement with a functional team and facilitate a good quality flow of information. This starts with consultation with, and inclusion of, the team in developing the content prior to implementation. Once implemented and functioning this should be an ongoing process with a visual board evolving multiple times.
Dans un environnement industriel, un tableau visuel suit généralement le schéma suivant : P (Personnes), S (Sécurité), Q (Qualité), C (Coût), D (Livraison), qui sont les principaux piliers. Ces piliers peuvent varier, mais ils encadrent généralement la conversation autour des bonnes choses. Il est formaté de manière à garantir que nous nous concentrons d'abord sur les choses les plus importantes - notre personnel, la sécurité de chacun et les besoins de nos clients. La réunion quotidienne doit passer en revue les mesures du cycle de processus précédent et examiner les indicateurs d'avance et de retard. Il doit également observer les tendances sur des périodes plus longues, par exemple d'une semaine à l'autre ou d'un mois à l'autre.
La structure et le contenu du conseil devraient stimuler l'engagement de l'équipe par un examen des mesures et générer des activités de suivi. Un huddle n'est pas seulement conçu pour parler de choses - il s'agit aussi de passer à l'action. Cette activité doit être capturée, documentée et visualisée d'une manière ou d'une autre pour faciliter le suivi et la responsabilisation. Ainsi, la dernière partie du tableau devrait être une visualisation des questions soulevées et des actions à entreprendre à la suite de la discussion et de l'accord avec l'équipe et son chef.
Daily huddles visual boards can be a manual board on a whiteboard, it can be a digital board or it can be a hybrid of both. What is important is that we remove any barriers for our people – their voice should be heard daily through feedback and tangible outcomes happening as a result. Of course, we’d lean then towards a fully digital solution for acccessibility and transparency.
Les solutions comme TeamAssurance ont un avantage certain en termes de facilité d'utilisation, de gestion, d'automatisation et de rationalisation de la visibilité et de l'allocation des activités. En particulier lorsque vous considérez la nécessité de le faire à travers les fonctions, les niveaux hiérarchiques et la géographie.
2) Désigner un responsable de la réunion
Un bon huddle repose sur une bonne facilitation et un bon leadership. Cela commence par l'établissement d'un ordre du jour clair et d'un ensemble de valeurs convenues pour la réunion. Il est essentiel que la réunion se déroule dans les temps et sur la bonne voie - 10 à 15 minutes suffisent amplement. Le huddle doit être mené de manière efficace tout en restant un lieu respectueux et sûr pour tous les participants. Le rôle de l'animateur de la réunion s'apparente beaucoup à celui d'un coach. Le tableau visuel est en quelque sorte le "tableau d'affichage" de l'équipe et l'entraîneur s'adresse au tableau tout en fournissant le feedback nécessaire.
Le rôle du coach consiste alors à poser des questions de qualité. Il doit sonder l'équipe pour découvrir la réalité de ce qui se passe dans le Gemba afin de constituer la base des conversations d'apprentissage et d'amélioration.
Pour cela, il faut bien sûr que le huddle soit un espace sûr où les gens se sentent à l'aise pour s'exprimer, soulever des problèmes et proposer leurs idées. Il doit y avoir une confiance dans le leader et dans l'équipe. Les individus doivent se sentir à l'aise et vulnérables pour demander de l'aide et du soutien, rechercher des conseils et assumer la responsabilité de leurs erreurs.
Un bon caucus est un caucus qui a de l'énergie. Il est propice à l'amélioration lorsque l'équipe est positive, optimiste et qu'elle relève le défi d'améliorer son processus jour après jour.
3) Viser la cohérence dans la réunion de présentation
The mark of success with daily meetings is consistency and discipline. That means that the meetings happen at the same time, in the same way, day in and day out – without compromise. This discipline is crucial, as developing the right habits and learning to practice Lean, Plan Do Check Adjust (PDCA) thinking relies heavily on the repetition of following the form.
L'amélioration continue ne peut se faire par des actions ponctuelles ou des incohérences de type "stop-start". Dès que nous donnons la priorité à une demande réactive plutôt qu'à une activité structurée d'amélioration continue, nous compromettons gravement l'intégrité du message.
Encore un petit conseil : Définir les actions et les responsabilités
Un autre point clé de l'optimisation du huddle est que la réunion favorise les activités de suivi et le retour d'information. Les points qui sont soulevés pour action reçoivent un calendrier clair, quelqu'un en est responsable et il y a des points de contact pour visualiser l'état d'avancement et fournir un retour d'information sur les progrès réalisés.
Là encore, le groupe de discussion doit dissiper le mythe du "nous leur avons dit cent fois et rien ne se passe jamais" en veillant à ce que les activités soient documentées, visuelles jusqu'à ce qu'elles soient clôturées de manière satisfaisante et à ce qu'un retour d'information régulier ait lieu.
So, why invest in optimising daily huddles?
Des réunions quotidiennes de qualité, avec une approche à plusieurs niveaux, garantiront que les personnes à tous les niveaux de l'organisation se concentrent sur les bonnes choses chaque jour. Cela favorise l'inclusion, la connexion et l'engagement, ainsi que l'alignement sur les objectifs stratégiques. Les huddles à plusieurs niveaux doivent également fournir le soutien et les moyens d'escalade appropriés.
Cela permet aux gens d'agir pour résoudre les problèmes, d'apprendre par la pratique et de s'améliorer au quotidien. En fin de compte, nous nous efforçons de donner aux gens une voix et un lieu pour se faire entendre chaque jour par le biais d'un support visuel. Un support qui soutient les idées, la créativité et la pensée innovante grâce aux méthodologies Lean.
Chris Larkins (SVP of Global Operations - Seqirus) discute de l'impact de la gestion quotidienne.
Considérer le Daily Huddle comme un élément du cadre général de l'I.C.
The daily huddle aids in the alignment of our people, processes and systems. However, we must remember that it is one part of a greater continuous improvement framework. Other Lean tools like standardised problem solving techniques, Standard Operating Procedures (SOPs), and a Tiered Daily Management process that supports our full PDCA loop are also key to achieving success over both the short and long term.
Cette illustration montre comment nous avons conçu la plateforme TeamAssurance pour éviter les "solutions ponctuelles" (numériques ou analogiques) optimisées localement et déconnectées, qui peuvent entraver votre progression vers les objectifs de l'organisation.
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