Paul Dunlop se penche sur le pouvoir des habitudes quotidiennes pour atteindre les objectifs personnels et organisationnels.
Si vous ne procédez pas à des améliorations quotidiennes, vous ne pratiquez pas l'amélioration continue.
La pensée "lean" consiste à appliquer intentionnellement et délibérément une méthode scientifique pour apporter des améliorations chaque jour. Toyota a fondé son entreprise sur cette philosophie associée au concept de "respect des personnes". Cette association a permis de mettre au point une méthode inégalée et durable pour impliquer la main-d'œuvre verticalement et horizontalement. Sans parler de l'exploitation du potentiel humain, en particulier en première ligne.
Développer des habitudes quotidiennes
L'élaboration d'un système de travail fondé sur la normalisation et la routine présente de nombreux avantages pour une organisation. Il crée un environnement de stabilité et de prévisibilité où les variations et les écarts par rapport à la norme sont immédiatement évidents, ce qui nous aide à corriger rapidement la situation. Les routines jouent également sur nos forces en tant qu'êtres humains. Nous avons une forte préférence pour les tâches répétitives où notre cerveau peut se mettre en "pilote automatique". Bien qu'il ne représente qu'environ 2 % de la masse totale du corps, le cerveau humain consomme jusqu'à 20 % de l'énergie du corps. Par conséquent, l'énergie économisée en n'ayant pas à trop réfléchir et en réduisant la résistance de notre fonction cérébrale est très appréciée. Un autre exemple de l'importance de l'habitude. La bénédiction et la malédiction ici, c'est que nous sommes des créatures d'habitudes. Nous préférons le confort et la sécurité de ce qui nous est familier. Nous avons un penchant pour la routine qui peut être bénéfique et complémentaire aux objectifs - ou non.
"Nous avons toujours fait comme ça" est le cri de ralliement typique lorsque le changement se profile à l'horizon. Notre instinct naturel nous pousse à protéger nos habitudes et nos routines en raison de leur familiarité. Le changement est synonyme d'inconfort, de résistance et de friction dans notre cerveau qui se sent habituellement en sécurité dans le connu et le supposé. Pensez à une situation de votre vie où quelque chose a changé. Lorsque vous avez appris une nouvelle compétence ou développé une nouvelle habitude, il vous a fallu du temps, de la patience et beaucoup de concentration et d'énergie jusqu'à ce que les choses deviennent plus faciles et que vous atteigniez un certain niveau de maîtrise. Ce niveau de maîtrise et la facilité qui en découle se produisent lorsque nos voies neuronales se "câblent" ensemble. Elles facilitent le passage des pensées, des actions et des comportements sans nécessiter de puissance neuronale ni d'énergie.
Nos routines quotidiennes sur le lieu de travail ne sont pas différentes.
Faire en sorte que les processus d'amélioration continue tiennent la route
Afin d'instaurer une culture de l'amélioration et de l'apprentissage dans votre organisation, il est fondamental que les structures et les pratiques qui permettent ces activités soient observées chaque jour, tous les jours.
Le mantra de Toyota est "tout le monde, tous les jours". Cela signifie que tout le monde peut et doit participer à l'activité d'amélioration continue dans le cadre de son travail quotidien.
L'amélioration continue, de par sa nature même, doit être une activité permanente et, comme toute habitude ou développement de compétences, elle doit se faire sur une base régulière (quotidienne). Nous ne pouvons tout simplement pas développer la mémoire musculaire nécessaire si nous n'avons pas la discipline de nous entraîner tous les jours - ou plusieurs fois par jour. Comme toute routine d'entraînement, elle doit être régulière, suivre une forme particulière et impliquer un encadrement et une réflexion afin d'en optimiser les bénéfices.
Dans de nombreuses organisations, les activités Kaizen (changement pour le bien) sont sporadiques et peuvent souvent être espacées de plusieurs mois. En outre, les principales parties prenantes sont souvent exclues ou ne sont pas consultées au cours du processus de planification. Cela ajoute à la difficulté de ne pas optimiser ou maintenir les gains potentiels de l'activité d'amélioration continue. Si nous prenons la guitare de temps en temps, il est peu probable que nous réussissions à jouer "Stairway to Heaven" de sitôt.
Si nous voulons devenir de grands apprenants et résolveurs de problèmes, il est impératif que nous pratiquions l'amélioration continue tous les jours et que nous ayons un fort penchant pour l'action pratique.
Changer les habitudes quotidiennes demande de la constance
L'acquisition de nouvelles habitudes nécessite un certain nombre d'éléments, mais il s'agit en fin de compte de modifier notre comportement, c'est-à-dire la manière dont nous faisons les choses. James Clear, dans son livre "Atomic Habits", l'explique très bien lorsqu'il parle des trois couches du changement de comportement. Ces couches sont les suivantes :
- Changer vos résultats - métriques et mesures de succès
- Changer votre processus - habitudes, routines et systèmes
- Changer son identité - ses croyances, son image, ses jugements et ses préjugés
À bien des égards, cela reflète également le "cercle d'or" de Sinek, à savoir "Quoi, Comment et Pourquoi ? En résumé, nous devons avoir un objectif et une identité clairs, qui constituent le fondement d'un changement de comportement significatif et durable. Tant en tant qu'individus qu'en tant qu'organisations.
Concrètement, dans une organisation allégée, les habitudes d'amélioration continue sont pratiquées quotidiennement et visuellement. Ces deux éléments jouent sur nos forces de répétition autour d'une routine ou d'une méthode. Ils réduisent également les barrières à l'entrée en créant un lieu de travail axé sur des processus et des mesures visuels simples. La structure des réunions quotidiennes à plusieurs niveaux, qui ont lieu chaque jour à la même heure et suivent le même format, nous aide à établir un processus qui répond à nos objectifs d'apprentissage, d'amélioration et de résolution pratique des problèmes.
La culture par la discipline
En résumé, si nous voulons développer de nouvelles habitudes ou affiner notre façon de faire actuelle, il faut s'adapter intentionnellement à une nouvelle façon de faire. Les nouvelles habitudes ne peuvent être formées que par la discipline et l'adhésion à une structure qui permet la répétition sur une base régulière (quotidienne). Une culture de la pensée allégée ne s'acquiert pas du jour au lendemain. Il faut de la pratique et de la persévérance autour d'un ensemble simple mais sophistiqué d'outils et de principes visuels.
Cependant, à mesure que les avantages se révèlent et que la confiance dans la pratique quotidienne augmente, les mentalités et les attitudes commencent à changer. La facilité et la fréquence avec lesquelles nous déployons l'amélioration continue s'accélèrent - tout comme le vélo !
L'ensemble du cadre de l'I.C. doit soutenir les habitudes quotidiennes
L'alignement de nous-mêmes, de nos équipes, de nos processus et de nos systèmes est essentiel pour maintenir les habitudes quotidiennes. Les outils Lean tels que les techniques standardisées de résolution des problèmes, les procédures opérationnelles normalisées (POS) et un processus de gestion quotidienne par paliers qui soutient l'ensemble de la boucle PDCA nous permettent de mettre en place et de maintenir des routines efficaces. Pour ce faire, ces outils ne doivent pas être développés de manière isolée. Nous devons tenir compte de la manière dont chaque processus adjacent influence et soutient ceux qui lui sont liés, en veillant à ce que le flux de travail soit optimisé et soutienne nos efforts quotidiens.
L'illustration ci-dessous montre comment nous avons conçu la plateforme TeamAssurance pour éviter les "solutions ponctuelles" (numériques ou analogiques) optimisées localement et déconnectées, qui peuvent entraver votre capacité à mettre en œuvre efficacement un état d'esprit d'amélioration continue et à maintenir des habitudes quotidiennes.
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