Le West Gippsland Healthcare Group (WGHG) gère son système d'exploitation quotidien (DOS) avec TeamAssurance. Cela leur permet de ;
- Mise à jour et visualisation des performances en temps réel
- Partager facilement l'information avec l'ensemble de l'organisation
- Communiquer rapidement les besoins à toutes les équipes qui partagent ses ressources
- Partager en temps réel les enseignements et les meilleures pratiques avec n'importe quelle partie du groupe
- Fournir un ordre du jour et un format normalisés pour les réunions quotidiennes.
- Envoyer chaque jour ce qui était habituellement des "mises à jour mensuelles".
Le West Gippsland Healthcare Group (WGHG) est une organisation de santé publique qui fournit des soins aigus, des soins résidentiels et des services de santé communautaire à plus de 51 000 personnes.
Adopter les meilleures pratiques
Bettercare Victoria a aidé WGHG à adopter une approche systémique de l'innovation et de l'amélioration, qui comprenait l'introduction d'un système opérationnel quotidien (DOS). N'ayant aucune expérience en la matière, l'équipe de direction avait besoin d'un cadre pour faciliter la gestion du changement au sein d'une main-d'œuvre nombreuse.
Implementing a best practice daily operating system
TeamAssurance est conçu pour s'intégrer à un système d'exploitation quotidien et faciliter le processus. Le WGHG compte désormais 38 équipes (25 de niveau 1) dans l'ensemble du groupe qui participent au DOS. Il s'agit des services environnementaux, des opérations cliniques, de la santé communautaire et des soins paramédicaux, de la pharmacie, de l'apprentissage et du développement, de l'unité d'amélioration des performances et des services d'alimentation.
Ancré par une réunion quotidienne, l'ordre du jour type du niveau 1 au WGHG comprend ce qui suit ;
- Sécurité et qualité (chutes, erreurs de médication, blessures dues à la pression et risques). Tout problème identifié sur la liste de contrôle est alors considéré comme une activité et la responsabilité est attribuée.
- Les escalades. Il peut s'agir par exemple d'obstacles à la circulation des patients, de blessures du personnel ou des patients.
- Préparation des ressources pour la journée - personnel, équipement, fournitures, etc.
- Les récompenses et la reconnaissance, qui seront partagées entre les équipes. La reconnaissance de ces éléments peut se faire de manière ascendante et descendante.
Chaque équipe a une visibilité sur les opérations en cours, ce qui permet d'identifier rapidement les problèmes. Le personnel de première ligne est habilité à résoudre ces problèmes quotidiennement. Tout problème qu'ils ne peuvent pas résoudre est transmis à l'échelon supérieur, ce qui permet de créer rapidement des contre-mesures.
Auparavant, il était difficile pour le personnel d'assister aux réunions mensuelles en raison des horaires de travail. Grâce au DOS, tout le monde est au courant et davantage de personnes participent quotidiennement. Les dirigeants considèrent cet engagement accru comme un indicateur majeur de l'amélioration des performances dans tous les domaines.
Opportunité des escalades et des projets
Le WGHG était déjà efficace dans la gestion des escalades vers le haut. Cependant, l'éternelle lacune était le flux descendant d'informations telles que les décisions ou le retour d'information. C'est dans ce flux bidirectionnel qu'un système d'exploitation quotidien peut être efficace, et WGHG a vraiment remarqué la différence avec TeamAssurance. Le personnel de terrain a le sentiment que ses préoccupations sont entendues et prises en compte au plus haut niveau, parce que tout le monde le voit. Cela crée un cercle vertueux où les gens sont plus confiants pour soulever des problèmes et des incidents - même les plus mineurs - parce qu'ils peuvent voir et suivre le statut de tout ce qu'ils ont soulevé. Il est ainsi plus facile de suivre les performances et d'apporter des améliorations durables à long terme.
"Le personnel a l'impression d'avoir plus d'influence et de pouvoir faire avancer les choses."
Daniel Scholtes, directeur des opérations, West Gippsland Healthcare Group
WGHG a également remarqué que l'activité des projets de qualité a augmenté de manière significative. Il est plus facile de créer, de partager et de gérer des tâches de projet dans le cadre des activités quotidiennes. L'intégration des projets dans les tâches courantes s'est avérée essentielle pour améliorer la qualité. Et la visibilité est un gain de temps pour le personnel et les responsables des projets.
Strategic alignment across the organisation through a Daily Operating System
Une fois que le système de fonctionnement quotidien sera intégré dans tous les services, le WGHG se concentrera sur le déploiement de la stratégie. Les objectifs sont clairs au niveau de la direction et au niveau des services, mais c'est le lien entre les deux qui pose problème. TeamAssurance 'Goals' est considéré comme l'outil qui peut aider à combler le fossé. Le rapprochement des activités quotidiennes et des activités stratégiques aidera WGHG à poursuivre ses excellents progrès en matière d'amélioration de la sécurité et de la qualité.
Une partie du cadre de l'I.C., pas un îlot optimisé au niveau local
Un système d'exploitation quotidien tel que celui décrit ci-dessus renforcera vos efforts de gestion quotidienne et d'IC. En particulier lorsque le système est conçu et utilisé en tenant compte des meilleures pratiques . Le système opérationnel quotidien facilitera la concentration et stimulera des conversations significatives sur la sécurité, la qualité et l'amélioration. Il garantit que les informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment, en fournissant le soutien et les ressources nécessaires pour que les individus (et les équipes) puissent s'épanouir.
The various elements like standardised problem solving techniques, documented Standard Operating Procedures (SOPs), and an embedded Tiered Daily Management process that supports the entire PDCA loop – just to name a few – all play their part.
C'est pourquoi nous ne devons pas considérer un élément comme un îlot optimisé au niveau local.
L'image ci-dessous montre comment nous avons conçu TeamAssurance comme une plateforme interconnectée afin d'éviter les " solutions ponctuelles " déconnectées (numériques ou analogiques) qui n'aident pas, ou peuvent même entraver les objectifs d'une transformation Lean.
Si vous êtes une entreprise dans le besoin (ou un consultant avec des clients dans le besoin) et que vous souhaitez discuter des opportunités offertes par les outils numériques d'aide à l'allègement, contactez-nous pour une démonstration de la plateforme TeamAssurance.
