Un système de gestion quotidienne allégée est essentiel pour des secteurs tels que l'industrie manufacturière, les soins de santé, la grande distribution, l'entreposage, le transport et la logistique. Pourquoi ? Les modes traditionnels de communication descendante - courrier électronique, réunions, intranet - sont conçus pour les travailleurs assis à leur bureau. Ils ne sont ni efficaces ni pratiques pour les 80 % de la main-d'œuvre mondiale qui ne sont pas assis à un bureau. Les travailleurs sans bureau n'ont pas d'ordinateur portable, ni la possibilité d'assister à des réunions tout au long de la journée. La conception et le format d'un système de gestion quotidienne permettent de communiquer rapidement des informations entre les équipes, à travers la hiérarchie du site et entre les sites.
Explication du système de gestion quotidienne Lean
Un système de gestion quotidienne (SGQ) Lean facilite le flux d'informations critiques dans l'ensemble de l'organisation, à la fois verticalement et horizontalement. Comment ? En visualisant les données et en réunissant les membres de l'équipe pour qu'ils les examinent, apprennent et en discutent ensemble. Il s'agit moins d'un bulletin météo que d'une question de livraison, de responsabilité et de développement d'un état d'esprit d'amélioration continue. Ces réunions ont lieu à chaque niveau de l'organisation et les informations sont partagées entre eux. Cela crée un système d'apprentissage, de communication, d'escalade et d'amélioration.
À quelle fréquence les équipes doivent-elles se réunir ?
Si la direction se plaint d'une surcharge de réunions, il est probable que la cause première est que les équipes de première ligne ne se réunissent pas. Cela signifie que deux tiers de la main-d'œuvre ne sont pas engagés au-delà de leur poste de travail. Et ce sont les cadres qui sont les plus touchés. Ils sont pris entre deux feux en raison d'une mauvaise communication aux niveaux supérieurs et inférieurs. Lorsque de petits problèmes dégénèrent en crise, les responsables sont pointés du doigt.
That’s why it’s important for the frontline to huddle each shift (Tier 1) or daily (Tier 2). Operations managers meet daily (Tier 3) and Executives huddle weekly or monthly (Tier 4). Whatever the cadence, these standups are the heartbeat of your organization. If one level of the tier is not huddling, you’ve got an irregular heartbeat. In addition, the frequency that teams huddle influences the flow of information up and down, and side to side. When each level is huddling consistently, the decisions will be made in a timely manner. This lean daily management system also prevents the otherwise inevitable and insidious sit-down progress meetings.
Ordre du jour d'une réunion d'équipe
L'objectif d'un huddle n'est pas de signaler les problèmes - cela doit être fait avant. Il s'agit plutôt d'une prise de conscience, d'un partage de solutions et de plans, et d'un apprentissage.
Prendre des décisions
Les équipes peuvent prendre la plupart des décisions à leur niveau, car ce sont elles qui ont le plus de connaissances et qui connaissent le mieux le contexte de la situation. Cependant, il ne faut pas s'attacher à résoudre chaque problème. Décidez des prochaines étapes, mettez-vous d'accord sur les actions à entreprendre et passez à autre chose. Procédez à une escalade si nécessaire, mais faites en sorte que les escalades soient l'exception.
Optimiser le temps de l'équipe
Le huddle est la salle de classe quotidienne ou hebdomadaire - sans que les gens aient l'impression que c'est le cas. Renforcez les normes en reconnaissant les bonnes performances. Les dirigeants doivent rechercher les moments de coaching, où les actions d'une personne peuvent servir de leçon à l'ensemble de l'équipe. Par exemple, l'observation d'un comportement positif consiste à surprendre quelqu'un en train de faire ce qu'il faut. La partager peut être le moyen le plus rapide d'élever le niveau de sécurité pour toute l'équipe.
Révision Métriques
Regular meetings commonly look at the Lag indicators. For example, injuries or overdue tasks. A huddle in a Lean Daily Management System will also look at Lead indicators. For example, the percentage of quick risk assessments completed before a new task was started and the hazards mitigated.
Quand commencer ?
You might be reading this to understand when you will be ready to start a Lean Daily Management System. The very real truth is – now. If you’re thinking “we’re not ready”, I can tell you that’s not true for two reasons. Firstly, each day you delay will increase the risk of missing a ‘clanger’. That’s a big hairy issue that’s lurking, thriving on the lack of teamwork and silence – ready to bite you on the backside. Secondly, the team will immediately use this meeting to improve it! The meeting agenda and format is the first thing the team can collaborate on to agree next steps.
Comment démarrer
Vos collaborateurs ont déjà des frustrations, des problèmes et une expertise qui leur trottent dans la tête. Ils ont besoin d'un forum psychologiquement sûr pour en parler et en discuter. S'ils ne se sentent pas suffisamment en sécurité pour participer, ils se désengageront. Ou pire, ils rouleront à cent à l'heure dans la mauvaise direction. Rassemblez donc l'équipe autour du management visuel et commencez ! À titre d'exemple, une réunion de démarrage typique de Shift n'a besoin que des éléments suivants :
- 5 minutes mettre de côté
- Quelqu'un (n'importe qui) pour le gérer
- Retour sur les dernières 24 heures
- Passer en revue un programme type tel que la sécurité, puis la qualité, puis la livraison.
- Qu'est-ce qui s'est bien passé ? Reconnaissez-le
- Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Comment y remédier ? Quel suivi est nécessaire ? Par qui et quand ?
- Un regard sur le plan d'aujourd'hui
- Risques possibles, coordination nécessaire, rappel de sécurité
- Un tableau de bord visuel peut décomposer le plan en objectifs horaires.
C'est suffisant pour commencer un caucus. Cependant, n'oubliez pas qu'il s'agit d'un système. Tout ce qui est discuté lors d'un huddle doit circuler vers le haut et vers le bas, ou vers d'autres niveaux. C'est cette interconnexion qui crée le système. Cela signifie qu'il doit y avoir un moyen de partager des informations avec les réunions d'autres niveaux en temps réel, avec un contexte riche. Cela inclut le texte, la photo, la vidéo, l'analyse des causes profondes et toute activité connexe. C'est là qu'un système numérique peut considérablement accélérer la communication et stimuler la productivité.
Outils numériques
Les tableaux blancs sont parfaits pour une équipe spécifique afin de réaliser le plan, le contrôle et la vérification du PDCA. Toutefois, les tableaux blancs nuisent à la productivité s'ils sont utilisés pour l'action"A". L'organisation est propriétaire du "A". Les actions sur le tableau blanc ne sont visibles que par les personnes qui se trouvent dans cette zone, à ce moment précis (avant qu'elles ne soient effacées. Oups). Les tableaux blancs ne peuvent pas non plus envoyer de rappels. Autant écrire sur du papier toilette ! Le numérique est le support idéal pour gérer les actions. Pourquoi ? Assigner une tâche à quelqu'un avec une date d'échéance nécessite une visibilité au-delà de l'équipe. Elle nécessite souvent l'intervention de personnes extérieures à l'équipe. Le suivi, la relance et l'escalade en temps réel sont nécessaires à la prise de décision. Et la constitution d'un historique, avec des données qui peuvent être recherchées des semaines et des mois plus tard, peut éviter bien des soucis à l'avenir.
Les solutions numériques permettent de résoudre ce problème. Il y a beaucoup d'options pour les travailleurs de bureau. Sharepoint et des feuilles de calcul, ou d'autres outils plus axés sur la gestion de projet. De nombreuses organisations tentent de s'en passer. Toutefois, ces outils ne parviennent pas à combler le fossé entre le superviseur (ou le chef d'équipe) et la première ligne. Pour la première ligne, si une solution numérique est presque juste, elle pourrait tout aussi bien se trouver à un kilomètre de distance. Trouvez une solution réactive basée sur le cloud et conçue spécialement pour un système de gestion quotidienne. Elle doit fonctionner sur des tablettes (pour la première ligne), des kiosques (pour les réunions), des ordinateurs portables et des téléphones (pour la direction).
Le super pouvoir d'un système de gestion quotidienne allégée
Lorsque la structure de réunion à plusieurs niveaux est mise en place, c'est le forum idéal pour améliorer les caucus. De cette manière, elle s'auto-entretient et s'améliore constamment. Cela contraste avec le fait d'attendre le jour où l'organisation sera prête. Ce qui, soit dit en passant, n'arrive jamais. En effet, au fur et à mesure que chaque réunion se développe, les capacités et les attentes de chacun augmentent. Il doit toujours y avoir cette tension saine et le sentiment tenace que l'équipe peut toujours faire mieux.
Lors d'une réunion quotidienne, l'équipe s'améliore progressivement plus de 240 fois par an. Cette amélioration s'accentue au fil du temps. Si vous améliorez vos performances de 1 % à chaque réunion, vous serez plus de 10 fois meilleur au bout d'un an (1,01^240=10,9). Voici quelques conseils pour améliorer le système à chaque fois ;
- N'importe qui peut diriger la réunion
- Remettre en question les performances et les comportements médiocres, et non la personne
- Mettre l'accent sur les discussions d'équipe et la résolution de problèmes, et non sur les opinions personnelles.
- Discuter des possibilités d'amélioration de la même manière
- Partager les connaissances entre les équipes afin d'accélérer l'amélioration
- La communication entre les différents niveaux est visible lors de chaque réunion
- Vous avez terminé en moins de 15 minutes
Avantages d' un système de gestion quotidienne allégée
Un système de gestion quotidienne offre à l'organisation un moyen cohérent et évolutif d'améliorer et de stimuler la productivité. De haut en bas, de gauche à droite.
100 % d'engagement. Tout le monde fait partie d'une équipe, c'est pourquoi 100 % des employés devraient participer à un huddle.
Alignement stratégique. Un lien clair avec la stratégie globale de l'organisation - les besoins impérieux de l'organisation.
Cadre d'amélioration. Standardisation et renforcement de la "façon dont nous travaillons ici". Sans cela, une organisation ne s'améliore jamais.
L'accès à l'information et le flux d'information. L'utilisation appropriée des données pertinentes à chaque niveau et à chaque fonction. Ni trop peu, ni trop, juste assez.
Une partie du cadre de l'I.C., pas un îlot optimisé au niveau local
En résumé, un système DMS allégé soutiendra vos efforts de gestion quotidiens, en alignant chaque jour les personnes sur les objectifs de leur organisation et de leur service. Il facilitera la concentration et stimulera des conversations significatives sur la durabilité et l'amélioration. Un DMS de qualité garantira également que les informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment, en fournissant le soutien et les ressources nécessaires aux individus (et aux équipes) pour s'épanouir. Les éléments inclus, tels que les techniques standardisées de résolution des problèmes, les procédures opérationnelles normalisées (POS) documentées et un processus intégré de gestion quotidienne par paliers qui soutient l'ensemble de la boucle PDCA, jouent tous un rôle.
C'est pourquoi nous ne devons pas considérer un élément du DMS comme un îlot optimisé au niveau local.
L'illustration ci-dessous montre comment nous avons conçu TeamAssurance comme une plateforme interconnectée afin d'éviter les " solutions ponctuelles " déconnectées (numériques ou analogiques) qui n'aident pas, ou peuvent même entraver les objectifs d'une transformation Lean.
TeamAssurance est un système de gestion quotidienne Lean destiné aux organisations qui souhaitent stimuler la productivité et développer les compétences de leurs employés en matière de résolution de problèmes. Si vous êtes une entreprise dans le besoin (ou un consultant avec des clients dans le besoin) et que vous souhaitez discuter des opportunités offertes par les aides numériques aux outils Lean, contactez-nous pour une démonstration de la plateforme TeamAssurance.
