Les travailleurs de première ligne constituent l'essentiel de votre personnel. Lorsqu'ils contribuent collectivement un peu plus, les performances globales de l'organisation s'en trouvent accrues de manière significative. À condition qu'ils contribuent à des domaines d'importance stratégique. Après tout, il ne sert à rien d'accélérer dans la mauvaise direction. Pour impliquer les équipes et les maintenir sur la bonne voie, il faut leur donner les moyens de contribuer activement à la mise en œuvre de la stratégie. Le meilleur moyen d'y parvenir est d'organiser des réunions à plusieurs niveaux ou " huddles".
Il s'agit d'une série de réunions d'équipe rapides qui visent à aligner toutes les équipes sur les objectifs de l'organisation. Des réunions régulières au niveau de l'équipe établissent une base de responsabilité, un état d'esprit d'amélioration continue et aident à faire progresser une transformation Lean durable.
Êtes-vous prêt pour les réunions à plusieurs niveaux ?
Les organisations qui n'organisent pas de réunions quotidiennes à plusieurs niveaux risquent de perdre du terrain par rapport aux améliorations précédentes. Tout le monde devrait donc les organiser, mais que se passe-t-il si vos équipes de première ligne ne sont pas prêtes ? Je remets en question cette idée. Prenons l'exemple suivant : l'équipe de basket-ball de mon enfant de 9 ans se réunit pendant quelques minutes au début de chaque match. En quelques minutes, l'entraîneur définit les attentes, les positions et les plans sont discutés, les préoccupations sont soulevées, puis elles sont fixées.
À la mi-temps, ils revoient leur comportement et s'adaptent. À la fin du match, l'entraîneur les remercie pour leurs efforts. Les réunions hiérarchisées en première ligne ne sont pas plus difficiles que cela ! Si des enfants de 9 ans peuvent le faire, vos équipes de première ligne peuvent le faire. Et si vous voulez commencer, faites-le dès aujourd'hui.
Des avantages qui vont au-delà des apparences
Chaque réunion à plusieurs niveaux est l'occasion pour l'équipe de réfléchir aux 24 heures écoulées, de passer en revue les tâches en retard et de se projeter dans les jours à venir. C'est également l'occasion de partager des connaissances, d'apprendre des autres et de développer les capacités de résolution de problèmes au sein de l'équipe. Par exemple, dans une organisation, j'ai participé à l'organisation des réunions de niveau 1.
Au départ, les membres de l'équipe se tenaient à environ 3 mètres des tableaux, les bras croisés, et ne contribuaient pas. Quatre semaines plus tard, tous les membres de l'équipe sont côte à côte et se penchent pour expliquer à leurs pairs le problème qu'ils ont découvert et la manière dont ils l'ont résolu. De cette manière, ils peuvent également constituer une bonne prise de pouls de la culture et du moral des troupes.
Comment structurer les réunions à plusieurs niveaux
Les réunions à plusieurs niveaux sont une activité quotidienne qui implique tout le monde, et pas seulement la ligne de front (il n'y a pas de "je suis trop important pour faire un huddle"). Bien que chaque organisation soit différente et que les équipes élaborent leur propre programme au fil du temps, les points suivants constituent un point de départ approximatif :
- Niveau 1 : Début de chaque équipe. L'accent est mis sur les frustrations, les problèmes de sécurité et de qualité et sur la manière dont le processus peut être amélioré.
- Niveau 2 : Les chefs d'équipe de chaque réunion de niveau 1 se réunissent et apportent les problèmes remontés. Des représentants des fonctions d'appui concernées sont présents et peuvent aider à résoudre ces problèmes.
- Niveau 3 : Les responsables, les chefs de secteur et les fonctions de soutien se réunissent pour aborder les problèmes liés au système dans l'ensemble de l'organisation et pour faire progresser les projets d'amélioration continue.
- Niveau 4 : Les cadres supérieurs se concentrent sur les aspects tactiques et stratégiques. Ils sont responsables de la gestion et de l'amélioration de l'entreprise.
Ces réunions à plusieurs niveaux ont lieu chaque jour, avec suffisamment de temps entre les deux pour que les problèmes puissent être remontés. N'oubliez pas que si le niveau 1 n'a pas lieu, le niveau 2 s'en ressent.
Si un problème a été transmis au niveau 2, il est préférable que les responsables du niveau 2 réfléchissent à la manière de le résoudre et de répondre au niveau 1. Les réunions à plusieurs niveaux font partie intégrante d'un système, et chaque niveau dépend de l'autre pour être efficace.
Chris Larkins (SVP of Global Operations - Seqirus) discute de l'impact de la gestion quotidienne.
Pour commencer
Trouvez un endroit proche de l'endroit où le travail est effectué (dans le service, dans l'atelier). Les membres de l'équipe se placent en cercle autour de leurs tableaux visuels.
Semaine 1, jour 1
Il suffit de demander :
- Comment s'est déroulée la journée d'hier ?
- Qu'est-ce qui a posé problème ? Avez-vous pu y remédier ou l'améliorer ?
- De quoi avons-nous besoin pour escalader ?
- Qu'est-ce qui vous empêche de faire votre travail efficacement aujourd'hui ?
- Décrire les grandes lignes du plan de la journée
Jour 2 - Commencer à les mettre par écrit, désigner un membre de l'équipe responsable et fixer les dates d'échéance des actions.
Jour 3 - Comme ci-dessus, et identification des thèmes émergents
Jour 4 - Veiller à ce que les actions initiales soient menées à bien et obtenir des résultats rapides
5e jour - Remercier l'équipe pour ses efforts de la semaine et obtenir un retour d'information sur la réunion.
La première semaine, chaque réunion peut durer 30 minutes ou plus, et vous quitterez la réunion avec plus de problèmes à résoudre que de problèmes résolus. Bientôt, les réunions ne dureront plus que 10 à 15 minutes. Les participants arriveront avec des problèmes qu'ils auront résolus ou avec un plan solide pour y parvenir. Lorsque cela se produit dans l'ensemble de l'organisation, c'est le signe d'un système de gestion quotidienne (SGQ) sain et fonctionnel. La communication est fluide à tous les niveaux et vous atteindrez vos objectifs stratégiques plus rapidement que vous ne l'auriez jamais cru possible.
Les réunions à plusieurs niveaux sont un succès retentissant
- Améliorer la normalisation et la qualité des processus
- Fournir une visibilité sur les prévisions par rapport à la réalité
- Permettre des ajustements pour répondre à la demande des clients ou des patients
- Construire une culture de la sécurité
- Développer les capacités de résolution de problèmes et les connaissances organisationnelles
- Intégrer un cadre d'amélioration continue durable
Un cadre C.I. et non des "îlots" optimisés au niveau local
Les outils Lean, tels que les techniques standardisées de résolution des problèmes, les procédures opérationnelles normalisées (POS) et un système de gestion quotidienne qui soutient l'ensemble de la boucle PDCA, sont essentiels à la réussite de l'amélioration continue. Toutefois, les organisations doivent veiller à ce que les normes et les processus soient élaborés ensemble, et non de manière isolée. Si l'on ne tient pas compte de tous les processus adjacents, on risque d'aboutir à un mauvais alignement des personnes, à des silos d'information et à des procédures non optimales.
L'illustration ci-dessous montre comment nous avons conçu la plateforme interconnectée TeamAssurance pour éviter les "solutions ponctuelles" (numériques ou analogiques) optimisées localement et déconnectées qui n'aident pas, et peuvent même entraver la progression vers vos objectifs.
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