La gestion quotidienne par paliers est le fondement d'une amélioration continue durable. Dans cet article, nous nous penchons sur l'objectif des réunions à plusieurs niveaux et sur la manière dont une bonne gestion crée une synergie imbattable.
Vous efforcez-vous de tirer un fil à travers les différentes couches de votre organisation pour relier l'opérationnel, le tactique et le stratégique ? Avez-vous des difficultés à transmettre un message cohérent et à normaliser les approches de résolution des problèmes ?
Surmontez ces défis en adoptant une approche de gestion quotidienne connectée et hiérarchisée.
Tiered Daily Managment is the Antidote to Misinformation
La communication et l'alignement sont des défis importants pour toutes les organisations. Pourtant, à bien des égards, ces problèmes devraient être les plus faciles et les moins coûteux à résoudre. L'information est trop souvent cachée et/ou cloisonnée. Elle est saisie de manière ad hoc et n'est pas communiquée aux personnes au moment opportun. Je constate régulièrement que l'information devient une monnaie d'échange pour le pouvoir et le contrôle.
Dans ces environnements, il s'agit de "désinformation". Les ragots, les suppositions et les opinions dominent, provoquant la peur et l'incertitude. Il est alors pratiquement impossible de créer une cohésion par le biais d'un alignement stratégique et de maintenir la culture d'apprentissage et d'amélioration nécessaire pour évoluer et réussir à long terme.
L'antidote à cette situation toxique (et finalement fatale) consiste à développer un système de gestion quotidienne (SGQ) structuré. Il s'agit d'un système dans lequel les informations clés du processus sont traduites dans un format visuel et rendues publiques pour que toutes les parties prenantes puissent interagir. Ce système libère l'information et crée un environnement égalitaire ; les personnes de tous les niveaux et de toutes les fonctions ont un accès régulier à des informations pertinentes et significatives.
Un SGD de qualité jettera les bases de forums de communication structurés dans lesquels les employés peuvent exprimer leurs pensées, leurs idées et leurs opinions sur les informations présentées ou même sur la manière dont elles sont communiquées.
Visualising The Levels of Tiered Daily Management
Un DMS est généralement plus efficace lorsqu'il est structuré en plusieurs niveaux. Il s'agit essentiellement d'une cascade allant du niveau stratégique au niveau opérationnel en passant par le niveau tactique, et remontant tout aussi facilement.
Nous considérons généralement qu'un système à plusieurs niveaux se compose de trois ou quatre niveaux, chacun ayant son propre objectif et sa propre cadence de réunions :
Niveau 1 - Personnel de première ligne
Au niveau 1, une réunion quotidienne de première ligne est organisée par le responsable du domaine fonctionnel et l'équipe de première ligne.
La réunion est axée sur les opérations quotidiennes, les indicateurs de processus et la résolution des problèmes. Les mesures sont un dérivé granulaire des objectifs stratégiques et s'alignent directement sur les objectifs commerciaux et d'amélioration à long terme. Voici un exemple de comité de niveau 1 sur TeamAssurance:
Si ce qui précède vous semble familier, c'est parce qu'il s'agit tout simplement d'une gestion visuelle traditionnelle. La différence réside dans le fait que les données sont saisies en temps réel, sous forme numérique. Il n'est pas nécessaire de collecter des feuilles ou des gribouillages au marqueur sur le tableau de service physique de chaque équipe pour des raisons administratives.
Si vous commencez tout juste à mettre en place des réunions de gestion quotidiennes ou si le tableau ci-dessus vous semble trop compliqué, restez simple. Commencez par créer un espace où vos équipes peuvent partager quotidiennement leurs frustrations, leurs problèmes et leurs idées.
Les avantages immédiats sont la visibilité des problèmes et la capacité à les trier et à les hiérarchiser. Ensuite, vous pouvez commencer à développer vos processus ; les réunions de niveau 1 vous aident à travailler sur les processus tout en travaillant dans les processus.
Niveau 2 - Encadrement intermédiaire
Le niveau 2 comprend les groupes de direction fonctionnels / interfonctionnels. Ils devraient eux aussi tenir une réunion quotidienne, structurée de manière à élucider une vision plus tactique des indicateurs de haut niveau, hebdomadaires ou mensuels.
Ces responsables peuvent rendre compte des performances quotidiennes dans leur domaine de responsabilité. Ils peuvent faire remonter tout élément nécessitant une supervision ou un soutien de la part de leurs pairs et faire remonter les choses à un cadre supérieur pour qu'il apporte son soutien ou prenne des décisions clés. Alors que le niveau 1 se concentre sur l'amélioration réactive, le niveau 2 est en mesure d'examiner les systèmes de travail dont chacun est propriétaire et qui produisent les résultats qu'il observe. Voici quelques exemples utilisant le cadre Homme/Machine/Matériel/Méthode. L'objectif de ces systèmes est de rechercher et de résoudre des problèmes prévisibles de manière contrôlée et prévisible.
Niveau 3 - Dirigeants
Les cadres supérieurs du niveau 3 doivent tenir des réunions hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles. Cette réunion a une orientation stratégique et est axée sur le calendrier trimestriel/annuel de l'organisation.
La réunion de niveau 3 est le gouvernail qui dirige le navire. Son objectif est de comprendre dans quelle mesure les initiatives stratégiques, les activités de projet et les communications se traduisent par des résultats tangibles et durables.
Un système de gestion quotidienne interconnecté soutient cette prise de décision en centralisant les données et en les contextualisant pour la fonction exécutive. Une source centrale de vérité, de la ligne de front à la salle de conférence, signifie qu'il n'y a pas de données perdues, qu'il n'y a pas de temps perdu à chercher des informations et qu'il y a une représentation fidèle de l'image de l'ensemble de l'organisation.
Tiered Daily Management Clarity Through Cadence & Communication
L'existence d'une structure de communication à plusieurs niveaux, comme suggéré ci-dessus, crée un environnement de processus inclusif, consultatif et coopératif. Elle supprime de nombreuses barrières à l'entrée en donnant accès à l'information, à la communication et, surtout, au soutien.
Tous les niveaux travaillent en tandem, dans des cycles complémentaires, pour aider chaque individu et chaque équipe à atteindre leurs objectifs. De plus, ces objectifs s'alignent et se renforcent mutuellement.
Le Groupe Pact, l'un des principaux fabricants d'emballages durables, montre comment la gestion quotidienne par paliers, associée à des outils visuels, a permis d'atteindre cet objectif :
La gestion par paliers rapproche les personnes et les niveaux et départements traditionnellement cloisonnés. Les objectifs sont clairement définis, communiqués et partagés. Ils se répercutent verticalement et relient chaque fonction horizontalement. Associée à la mise en œuvre d'un management visuel de qualité et pratiquée avec enthousiasme et discipline, la gestion quotidienne par paliers permet de constituer des équipes très performantes dans tous les domaines.
La gestion quotidienne par paliers fait partie d'un cadre d'I.C. interconnecté.
Un processus de gestion quotidienne par paliers qui soutient l'ensemble de la boucle PDCA est la clé d'une amélioration efficace et continue. Toutefois, pour aligner l'ensemble des personnes, des processus et des systèmes impliqués dans ce processus, nous devons également tenir compte de l'interaction entre les processus et les systèmes adjacents. Les outils Lean dont nous discutons régulièrement, tels que les techniques standardisées de résolution de problèmes, les caucus quotidiens et les tableaux Kamishibai, devraient tous être développés ensemble.
L'illustration ci-dessous montre comment nous avons conçu la plateforme interconnectée TeamAssurance pour éviter les "solutions ponctuelles" (numériques ou analogiques) optimisées localement et déconnectées, qui ne contribuent pas aux efforts d'allègement de votre organisation et peuvent même les entraver.
Si vous êtes une entreprise dans le besoin (ou un consultant avec des clients dans le besoin) et que vous souhaitez explorer un système de gestion quotidienne axé sur la liaison de vos niveaux, contactez-nous dès aujourd'hui pour une démonstration de la plateforme TeamAssurance.
