Quanto melhor construirmos os nossos sistemas de comunicação e de resolução de problemas, mais suaves serão os nossos processos de melhoria (ou qualquer outro processo, na verdade).
Enquanto líder, a otimização do fluxo de informações e materiais através do seu processo é uma prioridade fundamental.
No entanto, para o conseguir, é necessário criar estruturas eficazes de comunicação e de resolução de problemas que facilitem a exposição do desempenho dos processos e o fluxo de comunicação entre indivíduos, equipas e funções.
Gestão visual para comunicação e resolução de problemas
Uma ferramenta importante para criar estruturas eficazes de comunicação e resolução de problemas é o seu sistema de gestão visual diário. Este sistema deve fornecer uma representação visual clara do desempenho do processo e realçar quaisquer áreas onde seja necessário melhorar.
Com as pistas visuais certas, as equipas podem identificar rapidamente quando é necessário agir e os líderes podem acompanhar o progresso em direção aos objectivos.
Saiba mais sobre as opções de comunicação visual para maximizar as suas reuniões por níveis.
Reuniões e colaboração por níveis
Outra estrutura importante para a resolução de problemas são as reuniões diárias por escalões. Estas reuniões proporcionam uma plataforma para que as equipas multifuncionais se reúnam, discutam os progressos, identifiquem potenciais problemas e cheguem a acordo sobre acções para melhorar. Naturalmente, o empenhamento é mais do que uma simples reunião diária.
Trata-se de criar um ambiente em que o fluxo de informação é livre e se centra nas coisas certas para permitir uma ação e uma melhoria reais.
Pode ver a resolução colaborativa de problemas e a melhoria liderada pela linha da frente em ação no vídeo abaixo. Veja como a implementação dos 5S numa oficina é apoiada e contribuída por várias equipas e níveis:
O nosso objetivo deve ser sempre o de permitir "uma operação e uma gestão imediatas". Isso significa dedicar tempo a consultar os nossos públicos à medida que desenvolvemos e implementamos qualquer ferramenta e agendas de reuniões regulares.
Temos de perceber o que querem ver e como precisam de o ver. É fundamental que expliquemos e comuniquemos claramente a razão pela qual existe essa necessidade. De seguida, temos de garantir que os visuais são claros e expressos nos termos mais simples e relacionáveis.
Não deve haver qualquer ambiguidade ou confusão quando se olha para um quadro visual. As pessoas que não estão familiarizadas com o processo devem ser capazes de compreender o que os elementos visuais estão a comunicar.
Isto aplica-se a todos os níveis da nossa organização. Tal como a nossa linha da frente deve reunir-se diariamente/turno a turno, o pessoal de gestão e executivo também deve reunir-se com regularidade.
Ao assegurar que todos os níveis da organização participam em reuniões regulares, pode incentivar a colaboração e garantir que todos trabalham para os mesmos objectivos.
A influência da normalização na comunicação e na resolução de problemas
Para permitir a resolução colaborativa de problemas e uma comunicação eficaz, os líderes devem proporcionar um enquadramento para as equipas trabalharem em conjunto. Quando este enquadramento está em vigor, as nossas equipas podem identificar e retificar as causas subjacentes aos problemas, em vez de se limitarem a tratar os sintomas. Esta abordagem assegura que são efectuadas as melhorias correctas, conduzindo a resultados duradouros.
Segue-se um exemplo do impacto de um quadro deste tipo, quando apoiado por um sistema de gestão diária lean:
A normalização é outra componente essencial de uma comunicação eficaz e de estruturas de resolução de problemas. Os líderes devem desenvolver processos normalizados e trabalho normalizado que sejam praticados com disciplina ao longo do tempo. Isto assegura que todos trabalham de forma consistente e torna-se mais fácil identificar e melhorar as áreas em que se verificou um desvio da norma.
Um quadro de I.C. e não ilhas isoladas e optimizadas a nível local
Tal como as estruturas de comunicação e de resolução de problemas acima referidas, ferramentas como os Procedimentos Operacionais Normalizados (SOP) e um processo de Gestão Diária por Escalões que apoie todo o ciclo PDCA alinharão todos os intervenientes com os objectivos organizacionais e departamentais todos os dias. Esta é a chave para alcançar o sucesso e resolver problemas diariamente. Facilitará a concentração e estimulará as conversas sobre o que é exatamente necessário para resolver problemas de forma eficaz.
Mas devemos abster-nos de pensar em cada elemento dos nossos esforços de melhoria contínua como uma ilha optimizada localmente.
O gráfico abaixo demonstra como desenvolvemos o TeamAssurance como uma plataforma interconectada para evitar 'Soluções Pontuais' desconectadas (digitais ou analógicas) que podem prejudicar seus esforços de melhoria contínua.
Se é uma organização com necessidades (ou um consultor com clientes com necessidades) e gostaria de discutir ajudas digitais para ferramentas Lean, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance.
