Paul Dunlop explica como o Hoshin Kanri, apoiado por processos Lean adjacentes, facilita o planeamento, a implementação e a execução eficazes da estratégia.
Um pré-requisito para o sucesso sustentável e a longo prazo de qualquer organização é a capacidade de formular e executar uma estratégia bem pensada.
A estratégia actua como o leme do navio, mantendo-o no rumo certo à medida que o navio negoceia condições e circunstâncias ambientais em constante mudança. O leme, tal como um volante, deve apontar na direção desejada.
Deve também fornecer um feedback de boa qualidade ao condutor, permitindo-lhe avaliar as entradas para ajustar, alterar ou manter a trajetória, conforme necessário.
A implementação da estratégia é um desporto de equipa
A obtenção de grandes resultados estratégicos e de um sucesso repetido a longo prazo é um desporto de equipa. Exige que todos, a todos os níveis, sejam claros, empenhados e ativamente envolvidos. Todos devem estar envolvidos na partilha e no desenvolvimento dos seus conhecimentos.
Ao desenvolver os nossos planos estratégicos, os funcionários e as equipas de todos os níveis da organização devem ser incluídos e colaborar. Isto remete para o princípio fundamental do Lean "respeito pelas pessoas", segundo o qual as ideias-chave e as ideias de melhoria não são apenas do domínio do pessoal de gestão.
De facto, o compromisso e a compreensão em toda a organização serão construídos através da clareza, da inclusão e da participação ativa no processo. A melhor forma de o fazer é através de um Sistema de Gestão Diária.
Esta situação exige que os trabalhadores tenham acesso a informação de boa qualidade, clara e actualizada. Isto garante uma abertura genuína na forma como a informação é partilhada, divulgada e ligada a montante e a jusante numa estrutura hierárquica.
Este processo de implementação da estratégia é normalmente conhecido como Hoshin Kanri (ou Planeamento Hoshin).
O poder do Hoshin Kanri
O planeamento Hoshin não se limita à definição e gestão de objectivos a longo prazo. Também se centra no alinhamento das pessoas, dos processos e das actividades (vertical e horizontalmente) em toda a organização para atingir esses objectivos.
O alinhamento é a chave para uma implementação e atividade estratégicas bem sucedidas. É necessário que todos na organização sejam claros e estejam de acordo com o plano/direção.
Sem isso, habitamos um mundo onde ficamos presos nas ervas daninhas reactivas do dia a dia. Acabamos por ter uma visão míope da melhoria ou temos iniciativas desalinhadas. Isto leva a organização - e as suas partes componentes - em direcções contrárias umas às outras. Afastamo-nos do que a organização realmente precisa ou de onde queremos estar.
Como é que o Hoshin Kanri, o PDCA e a Gestão Diária se conjugam?
Em última análise, o planeamento Hoshin é uma atividade PDCA (Planear, Fazer, Verificar e Agir) de maior dimensão. A essência do Hoshin é o facto de ter uma clareza focalizada no laser. É simples de interpretar e executar, e é flexível e ágil para as necessidades da organização, como todas as ferramentas Lean pretendem ser.
A gestão de um plano Hoshin, tal como a gestão diária, deve ser clara, simples e visual. Deve ser dividido em partes componentes e integrado no ADN da atividade diária através da nossa estrutura de DMS por níveis. Os pontos-chave e a atividade numa base horária e diária devem estar diretamente relacionados com os objectivos anuais.
Os elementos Hoshin são normalmente divididos em ciclos trimestrais e, posteriormente, em revisões quinzenais/pontos de contacto. Esta abordagem deve ser aplicada em cascata através dos níveis de gestão e função até aos objectivos individuais e de equipa.
Seguindo a metodologia PDCA, esta abordagem facilita mais uma vez uma concentração clara no que é importante atualmente. Também proporciona um mecanismo de feedback, ajustamento e reflexão contínuos sobre a orientação estratégica. Permite-nos compreender o que a organização "deve" fazer, e não o que "pode" ou "poderia" fazer. A partir daqui, podemos atuar de forma decisiva e intencional, em vez de reagirmos cegamente no momento.
Hoshin Kanri apoia a otimização do quadro da Grande I.C.
Para uma implementação eficaz da estratégia, temos de garantir que todos os nossos processos adjacentes se centram no alinhamento de todas as pessoas, processos e sistemas envolvidos. As ferramentas Lean, como as técnicas normalizadas de resolução de problemas, a documentação, os modelos A3 e um processo de gestão diária faseada que apoie todo o ciclo PDCA, são fundamentais para alcançar o sucesso.
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