When it comes to Lean, the array of tools and concepts can be quite overwhelming. We often mention that continuous improvement requires all elements to be optimised simultaneously. It can be a struggle to make sense of how all the lean tools and princples work together in harmony.
Keeping It Simple with Lean Tools
Au niveau macro et micro, la simplicité est essentielle. Garder les choses simples facilite la compréhension de ce que nous cherchons à atteindre. Pour devenir une organisation d'apprentissage et d'amélioration, axée sur la croissance continue, nous devons nous efforcer d'atteindre un ensemble clair d'objectifs stratégiques.
Fondamentalement, tout outil que nous utilisons devrait contribuer d'une manière ou d'une autre à nos objectifs principaux ou à notre stratégie. Un outil qui nous aide à relier les points de la gestion de la stratégie, de la gestion de projet et de la gestion de la communication et de l'information quotidiennes. L'illustration ci-dessous le montre à un niveau élevé, chaque couche étant interconnectée et se soutenant mutuellement :
Un tel système d'amélioration continue devrait nous aider à développer des compétences efficaces en matière de résolution de problèmes et à contrôler les processus. Nous pouvons ensuite mettre en évidence les écarts, en nous appuyant sur une structure et une méthodologie pour identifier et mettre en œuvre les possibilités d'amélioration.
Chaque couche de la structure d'amélioration a un champ d'action et une cadence différents. Pourtant, elles se complètent et se nourrissent mutuellement lorsque nous adhérons au pilier Lean du cycle "Planifier Faire Contrôler Ajuster". Le défi consiste à construire cette structure pièce par pièce, de manière cohérente et méthodique.
Start with Lean Tools Like Daily Management
La question la plus fréquente est peut-être "par où commencer ?". Comme l'a dit Taiichi Ohno, "Commencez par le besoin". Évaluez où se situent les points les plus douloureux ou les opportunités les plus importantes dans l'entreprise et partez de là. Il s'agit généralement du niveau opérationnel quotidien. Nous devons nous concentrer sur la visibilité, l'organisation et le contrôle des processus, des activités et des ressources.
In essence our continuous improvement, lean tools and structures should support us to: Find problems, solve problems and to engage our people in meaningful conversations.
Ces conversations devraient être axées sur l'amélioration des choses grâce à des gains marginaux. Elles doivent être menées dans le cadre d'une structure à plusieurs niveaux où nous sommes en mesure de séparer et de relier l'opérationnel, le tactique et le stratégique. C'est la structure d'amélioration la plus simple et la plus efficace.
Dans une structure de gestion quotidienne à plusieurs niveaux, les bonnes informations sont disponibles au bon endroit, au bon moment et devant les bonnes personnes. Cela nous permet de prendre les mesures appropriées ou d'utiliser l'outil d'amélioration requis, toutes les informations circulant harmonieusement vers le haut, vers le bas et à travers l'ensemble de l'organisation.
Le groupe Pact, l'un des principaux fabricants d'emballages durables, a récemment expliqué comment la gestion quotidienne lui a permis d'intégrer l'amélioration continue à tous les niveaux :
En mettant en place une plateforme numérique pour la gestion quotidienne, l'ensemble de l'organisation peut travailler sur l' entreprise tout en travaillant dans l' entreprise. Pour le Groupe Pact, cela s'est traduit par :
- Une réduction de 2/3 des incidents de sécurité.
- Respect des délais et du budget pour les projets de renouvellement des actifs critiques et le programme de productivité.
- Des boucles de rétroaction quotidiennes pour une priorisation claire des tâches grâce à la contribution directe de la première ligne chaque jour.
- Capacité à intégrer le travail stratégique dans les activités quotidiennes.
- Les clients font état d'une qualité et d'un niveau de service plus élevés.
Ne faites pas bouillir l'océan
Ce système fonctionne à tous les stades de maturité, mais l'essentiel est de ne pas en faire trop d'un coup ou de ne pas élargir le champ d'action au point qu'il devienne impossible de trouver une solution ou d'apporter un changement significatif. Pour obtenir l'adhésion à la mise en œuvre de la gestion quotidienne de routine évoquée ci-dessus, il faut commencer par sonder votre personnel. Impliquez les parties prenantes qui seront concernées dans l'élaboration du plan d'action. Non seulement ils disposent des connaissances et de l'expérience nécessaires à l'élaboration d'un plan réussi, mais ils seront également les personnes clés chargées de le mettre en œuvre et de faire en sorte qu'il devienne habituel.
L'exercice des 5 pourquoi est peut-être un excellent outil de résolution de problèmes d'entrée de gamme que l'on peut commencer à utiliser, puis développer progressivement. L'exercice des 5 pourquoi est une technique de résolution de problèmes simple et facile à digérer, qui consiste à demander aux personnes les plus proches du problème de poser la question "pourquoi" à plusieurs reprises jusqu'à ce qu'elles parviennent à une cause profonde. Elle nous aide à élaborer le plan d'action en identifiant les possibilités de gains rapides et en ciblant l'étendue des travaux. Au fur et à mesure que cet outil sera utilisé pour résoudre des problèmes de moindre importance, son intégration dans un outil de résolution de problèmes plus vaste et plus complet pour les problèmes chroniques constituera une progression naturelle pour toutes les parties concernées.
Le même raisonnement peut être utilisé pour toute une série d'outils Lean, depuis les 5S et les routines de nettoyage des équipements jusqu'à l'analyse des pertes et la génération d'idées d'amélioration. Partir d'un besoin et construire à partir de là.
Clarifier les choses avec des niveaux
Une structure de gestion à plusieurs niveaux permet d'améliorer la clarté, l'alignement et la visibilité. Une compréhension approfondie des priorités de chaque équipe et de l'organisation dans son ensemble. Les outils d'IC utilisés à chaque niveau servent tous le même objectif. Ils permettent de visualiser le processus, de mettre en évidence les problèmes et les écarts et d'impliquer les parties prenantes dans l'amélioration par le biais du PDCA.
Chaque niveau sert de point d'escalade, de visibilité et de prise de décision. En outre, il veille à ce que les points d'attention soient alignés sur les niveaux supérieurs et inférieurs grâce à des indicateurs clés de performance, à la normalisation et au déploiement efficace d'initiatives clés. L'illustration ci-dessous présente la structure de haut niveau et les priorités de chaque niveau. Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez lire ici comment relier les niveaux entre eux.
Lean Tools Help Give a View of the Whole C.I. Framework
Pour garantir un effort cohérent dans chacun des domaines de la stratégie, du projet et de la gestion quotidienne, nous devons veiller à ce qu'ils soient construits en tenant compte de chaque domaine adjacent (et de leurs processus respectifs). Par exemple, les activités quotidiennes telles que le travail standard des chefs et les réunions quotidiennes doivent être soutenues par des techniques standardisées de résolution des problèmes, une documentation et une adhésion au processus PDCA.
Comme nous l'avons mentionné plus haut, pour parvenir à cette cohésion, aucun élément du cadre C.I. élargi ne doit être orphelin ou développé de manière isolée. C'est pourquoi nous avons conçu une plateforme interconnectée qui garantit l'absence de "solutions ponctuelles" déconnectées (numériques ou analogiques) susceptibles d'empêcher les organisations d'atteindre leurs objectifs.
La numérisation de votre structure à plusieurs niveaux grâce à TeamAssurance offre aux entreprises un outil inégalé pour intégrer et relier tous les niveaux de l'entreprise de manière transparente. La facilité d'utilisation, la visibilité claire et simple et les barrières minimales à l'entrée constituent un processus d'amélioration continue puissant qui améliorera immédiatement toute organisation et la propulsera vers l'avenir.
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