De pé no sopé da montanha, olhando para o topo, o destino parece estar muito longe e a viagem até lá parece impossível. É frequentemente assim que nos sentimos quando somos confrontados com um planeamento estratégico a longo prazo ou com um objetivo audacioso. Encontrarmo-nos a nós próprios e à nossa equipa nesta situação acarreta uma série de desafios, para além do mais importante e óbvio: Por onde começar?
Iniciar o seu planeamento estratégico a longo prazo
O planeamento a longo prazo deve ajudar-nos a alinhar o curto e o médio prazo com os resultados estratégicos, mas muitas vezes apresenta alguns desafios. Sem uma abordagem estruturada e intencional do longo prazo, o panorama geral pode sobrecarregar-nos. Pode literalmente parar-nos no nosso caminho ou abrandar o progresso a um ritmo de caracol. Antes de analisarmos alguns dos aspectos granulares da decomposição dos objectivos, é importante compreendermos que os objectivos a longo prazo para equipas ou indivíduos devem seguir a metodologia SMART comprovada e verdadeira, bem como o seguinte
- Os objectivos devem estar estrategicamente ligados e alinhados com a visão da organização.
- Os objectivos devem ser concisos e claramente expressos.
- O planeamento estratégico não deve ser uma lista de desejos e não deve ter mais de 3 a 5 itens por pilar empresarial.
- A definição de objectivos deve ser um processo de colaboração e de consulta, não devendo ser imposta.
- Os objectivos devem refletir a realização das prioridades-chave.
Faça com que seja volumoso, não com que seja pesado
Uma vez estabelecidos os objectivos a longo prazo, o desafio passa a ser o que fazer a seguir? Como diz o velho ditado, "come-se o elefante uma dentada de cada vez". Isto não é diferente para os nossos objectivos a longo prazo. A chave para negociar com sucesso um objetivo a longo prazo é "dividi-lo" em partes geríveis. Pode ver isto em ação abaixo, com objectivos abrangentes divididos em actividades específicas e interligadas a serem acompanhadas em diferentes projectos, funções e até locais:
Mantenha o foco e trabalhe sempre no passo seguinte - não ponha a carroça à frente dos bois. Isto soa a senso comum e a uma abordagem óbvia, mas, com demasiada frequência, as nossas tendências humanas assumem o controlo. De repente, estamos:
- Tentar fazer demasiado depressa.
- Tentativa de atingir vários objectivos ao mesmo tempo.
- Não avaliar os potenciais obstáculos.
- Excesso de dedicação ao nosso tempo e sobrevalorização das nossas capacidades.
- Procrastinar intensamente até ao ponto de paralisia.
- Perda de motivação devido à dimensão do objetivo.
- Adiar as prioridades em detrimento de um trabalho menos exigente.
In chunking an objective down we are minimising the amount of work in front of us to create something more manageable. Linked Lean A3 Reports allow us to manage, and report on, each chunk / activity ensuring there is always follow-up and closure of improvement cycles:
Estamos também a criar marcos ao longo do caminho para nos mantermos motivados, experimentando uma sensação de progresso e sucesso regular. Isto não é diferente da melhoria diária lean e da prática de aprendizagem do Plan Do Check Act (PDCA).
A motivação a nível molecular apoia a execução da estratégia.
Na prossecução de qualquer objetivo que valha a pena, a chave para sustentar a viagem é explorar o nosso sistema de recompensa interno. Para o fazer, estimulamos e mantemos um fornecimento saudável do neurotransmissor Dopamina. A dopamina é a molécula de motivação que nos leva a procurar recompensas para atingir objectivos. Permite-nos manter o esforço necessário para lá chegar. A dopamina melhora o estado de alerta, a atenção, a criatividade, a memória a longo prazo e a concentração. Aumenta na expetativa de que algo aconteça.
Assim, ao estabelecermos objectivos graduais, criamos um ambiente de sucesso regular e um sentimento de realização sempre que uma etapa é concluída ou algo é aprendido. Os pequenos passos também facilitam a certeza e a estabilidade no nosso ambiente - acrescentando uma sensação de proteção e segurança.
Acelerar o sucesso através de um planeamento estratégico a longo prazo.
Normalmente, num plano estratégico, é melhor dividir um objetivo anual em ciclos trimestrais. Depois, é novamente dividido em etapas semanais ou quinzenais. Levar o macro para o micro pode parecer que estamos a sobrecarregar, a abrandar e a complicar demasiado o processo de execução, mas o contrário é que é verdade. Ao decompor as coisas, conseguimos avançar com mais velocidade graças à concentração e a uma maior responsabilização.
Além disso, somos ajudados por uma avaliação contínua do ponto em que nos encontramos em relação ao ponto em que queremos estar. A imagem abaixo demonstra como isto é conseguido com árvores de objectivos e visualizações no TeamAssurance:
Ajudam-nos a manter o rumo certo através da revisão e avaliação regulares do nosso plano (não esquecer que o mapa não é o território).
Também nos apercebemos rapidamente dos obstáculos ao longo do caminho e podemos tomar medidas para os contornar mais rapidamente. Nenhum plano é uma viagem linear do ponto A ao ponto B. Passos mais pequenos com pontos de contacto regulares ajudam a negociar os desafios, a recalibrar a direção quando nos desviamos do caminho e a avançar com agilidade.
Desfrutar da viagem
Em última análise, o PDCA é uma excelente ferramenta para atingir os seus objectivos a longo prazo através de ciclos de aprendizagem e melhoria rápidas. Quer se trate de um objetivo pessoal ou de um objetivo empresarial estratégico, a mentalidade e a aplicação não são diferentes na prossecução dos objectivos gerais.
Dividir os objectivos de uma forma estruturada permite-nos subir a montanha com o objetivo de colocar um pé à frente do outro. Temos marcadores claros para nos manter no caminho e oportunidades para apreciar a vista ao longo do percurso.
Ligar os vários elementos da nossa estrutura de I.C. para o sucesso da estratégia
Temos de garantir o alinhamento de todas as pessoas, processos e sistemas para um planeamento, implementação e execução eficazes da estratégia. As ferramentas Lean, como as técnicas normalizadas de resolução de problemas, os Procedimentos Operacionais Normalizados (SOP) e um processo de Gestão Diária por Escalões que apoie todo o ciclo PDCA, são fundamentais para atingir os nossos objectivos (tanto a longo como a curto prazo). Todas elas devem ser desenvolvidas em conjunto com todos os outros processos/ferramentas da nossa organização.
A ilustração abaixo demonstra como concebemos a plataforma interconectada TeamAssurance para evitar "soluções pontuais" (digitais ou analógicas) optimizadas localmente e desconectadas que não ajudam e podem até prejudicar os objectivos estratégicos da sua organização.
O TeamAssurance permite que as organizações atinjam os seus objectivos a longo prazo através de um sistema de gestão diária intuitivo e acessível. Se é uma empresa com necessidades (ou um consultor com clientes com necessidades) e gostaria de explorar as oportunidades que as ferramentas digitais de apoio ao Lean oferecem, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance hoje mesmo.
