Quando as coisas correm mal - e vão correr - as suas equipas sabem como reagir? Caso contrário, os membros da equipa podem ficar frustrados, os problemas não serão comunicados ou não serão devidamente diagnosticados e a qualidade será prejudicada. Desenvolva competências de resolução de problemas definindo o comportamento esperado. Isto ajuda as equipas a navegar pelos problemas desde a análise da causa raiz até à resolução e melhoria.
Definir os accionadores
Compreender o que constitui um problema é o primeiro passo. Estes são facilmente compreendidos quando definidos por um fator de desencadeamento - por exemplo, X minutos de inatividade do equipamento. É útil envolver a equipa na definição destes factores, para que se sintam responsáveis por qualquer problema que encontrem. Os factores de desencadeamento devem ser específicos, com critérios acordados para os escalonamentos. Estes podem ser acordados separadamente para diferentes categorias: Questões de segurança, ambiente, qualidade, produtividade, custos ou pessoas. Podem estar relacionados com equipamentos, processos ou comportamentos. Depende da aplicação e da cultura que a equipa pretende alcançar. Podem até ser específicos de um desafio para o qual a equipa está a trabalhar. O mais importante é que os factores de desencadeamento sejam compreendidos e aceites.
Tornar mais fácil
Não deve haver barreiras para levantar o incidente. Quer seja de imediato e no local, gravado e abordado mais tarde, ou numa reunião regular da equipa. A lista de possíveis barreiras é longa;
- Auto-dúvida
- Desvinculação
- Falta de clareza quanto às expectativas
- Não querer aparecer um problema causado por outros
- Falta de conhecimentos básicos sobre a questão
- Falta de apoio percebida (ou real) se o incidente for levantado
Se o incidente não for levantado, só pode haver 2 explicações - não há problemas ou há demasiadas barreiras a impedir as pessoas. Todos nós temos problemas, por isso, desenvolva uma cultura psicologicamente segura e capacite a equipa. Simplifique as coisas.
Act quickly using problem solving skills
Vamos assumir que os objectivos da equipa são claros e que as expectativas de cada um estão definidas. Todas as principais barreiras para a abertura de um incidente foram eliminadas. Agora, o papel do chefe de equipa consiste em dar apoio - com rapidez. Não se trata de retirar o problema ao membro da equipa e pedir-lhe que retome o trabalho enquanto o resolve. Apoiar significa desenvolver o membro da equipa para que ele possa resolver o problema.
O primeiro nível de apoio pode ser um par de mãos extra para realizar as acções necessárias imediatas. Em seguida, trata-se de trabalhar com o membro da equipa. Em conjunto, podem determinar as causas de um problema ou aperfeiçoar uma ideia de melhoria. Aproveite esta oportunidade de formação para melhorar os conhecimentos ou as competências do membro da equipa. Envolver a sua criatividade para encontrar uma forma melhor ou desenvolver a sua confiança para trabalhar com outros para resolver o problema. Qualquer que seja o apoio, ele precisa de ser imediato, caso contrário, o momento perder-se-á.
Reconhecer
Quando são feitos esforços sinceros, deve haver um reconhecimento aberto. A pessoa que levantou a questão deve ser agradecida pessoalmente. Afinal de contas, ela ultrapassou muitas barreiras potenciais para dar o alarme - deixe-a saber que está segura para o fazer novamente. O que recompensa e reconhece abertamente é tão bom como uma mensagem de difusão que define as normas culturais da sua equipa. Fornece memória muscular para quando se depararem com a sua próxima oportunidade.
Developing Problem Solving Skills is Part of a Continuous Improvement Framework
Like the standardised problem solving skills discussed above, tools like Standard Operating Procedures (SOPs), and a Tiered Daily Management process supporting the entire PDCA loop will align people with their organisational and department goals every day. This key to achieving strategy success and solving problems day in, day out. It will facilitate focus, and stimulate the conversations around sustainability and improvement we need to have to solve problems effectively.
No entanto, devemos abster-nos de pensar em cada elemento dos nossos esforços de melhoria contínua como uma ilha optimizada a nível local.
A ilustração abaixo demonstra como desenvolvemos o TeamAssurance como uma plataforma interligada para evitar "soluções pontuais" desconexas (digitais ou analógicas) que não ajudam, ou podem mesmo prejudicar, os seus esforços de melhoria contínua.
Se é uma empresa necessitada (ou um consultor com clientes necessitados) e gostaria de discutir as oportunidades que as ferramentas digitais de ajuda Lean proporcionam, contacte-nos para uma demonstração da plataforma TeamAssurance.
