Dans ce blog, nous explorons les réunions quotidiennes à plusieurs niveaux, en nous concentrant sur la réunion de niveau 1. C'est la base de la transformation (et de l'accélération) des efforts d'amélioration de votre organisation.
En tant que praticiens de l'amélioration continue, nous comprenons la valeur de l'engagement avec notre personnel de première ligne. Il n'y a pas de meilleur outil pour cet engagement qu'une réunion quotidienne à plusieurs niveaux.
Ces réunions, qui impliquent des interactions directes avec les employés de première ligne, recèlent un immense potentiel d'amélioration continue. Voyons donc pourquoi les réunions de niveau 1 sont un impératif et comment elles peuvent être utilisées efficacement.
Les réunions de niveau 1 sont un point crucial de l'engagement
Les réunions de niveau 1 ne sont pas seulement une activité "agréable à avoir" ; elles sont cruciales pour établir un engagement fort à travers toutes les fonctions de l'organisation. En établissant un lien avec les employés de première ligne, qui sont le dernier arrêt avant vos clients, vous obtenez des informations précieuses et une compréhension approfondie des défis opérationnels.
Leurs expériences directes et leurs connaissances implicites peuvent alimenter des initiatives d'amélioration significatives. Voici un exemple de la manière dont les comportements modèles et les nouvelles méthodes de travail peuvent être capturés à la Gemba, puis partagés lors de la réunion quotidienne à plusieurs niveaux avec TeamAssurance :
Un bon point de départ pour les réunions de niveau 1 (et une chose que vous devriez faire régulièrement) est de demander à votre équipe de vous faire part de ses frustrations et des risques identifiés dans le cadre de son travail quotidien. Cela permet d'entamer une conversation et de débloquer des possibilités de résolution ou d'escalade des problèmes. Vous constaterez qu'une fois que vos équipes se sentiront à l'aise pour partager, les petites gouttes de feedback deviendront un torrent - se transformant en cycles d'amélioration cohérents, significatifs et rapides.
Harnessing Process Know-How in The Daily Tiered Meetings
Le personnel de première ligne détient la majorité du savoir-faire de votre organisation en matière de processus. Leur expérience et leur expertise sont des atouts inestimables qui doivent être traités comme de l'or. Les réunions de niveau 1 vous permettent d'exploiter cette mine de connaissances et d'avoir un aperçu de ce qui se passe réellement au sein de l'entreprise.
En impliquant activement les employés de première ligne dans le développement, la tactique et l'exécution de la stratégie, vous vous assurez que tous les changements stratégiques sont mis en œuvre avec succès. En outre, grâce à un système connecté, vos collaborateurs restent en contact avec la situation dans son ensemble, leur contribution et les progrès accomplis quotidiennement dans la réalisation des objectifs.
L'image ci-dessus illustre les différentes façons dont l'information peut être enregistrée, visualisée et consultée en créant un tableau de réunion à plusieurs niveaux. Cela stimule les conversations et l'information n'est pas cloisonnée. Les données peuvent être utilisées pour prendre des décisions éclairées, ce qui permet de contribuer de manière autonome à l'amélioration continue.
Vous trouverez d'autres exemples de tableaux de réunion à étages dans notre bibliothèque complète de blogs et de webinaires.
Responsabiliser les employés pour une amélioration continue
Les réunions de niveau 1 sont l'occasion de libérer le potentiel inexploité de votre personnel de première ligne. En encourageant une approche axée sur les personnes, vous donnez aux employés la possibilité d'exprimer leurs frustrations et de contribuer à la résolution des problèmes. Cela permet non seulement d'améliorer la satisfaction des employés, mais aussi d'instaurer une culture de l'amélioration continue.
En s'attaquant ensemble à l'ennemi commun et en fournissant une méthodologie pour une communication et une action rationalisées, vous créez l'autosuffisance et éliminez la peur de l'administration. L'étude de cas ci-dessous montre comment les réunions à plusieurs niveaux (soutenues par un système de gestion quotidienne) permettent à des organisations entières de contribuer à l'IC.
Pact:
Les réunions quotidiennes à plusieurs niveaux ne sont pas simplement une autre case à cocher dans le parcours d'amélioration continue; elles sont un catalyseur de changement transformateur. En donnant la priorité à l'engagement, en tirant parti du savoir-faire en matière de processus et en responsabilisant les employés, les organisations peuvent libérer tout le potentiel de leur personnel de première ligne.
Les réunions de niveau 1 sont un outil puissant dans votre arsenal d'amélioration continue et vous pouvez constater l'impact positif qu'elles ont sur les performances de votre organisation.
Daily Tiered Meetings Are Part of a C.I. framework not locally optimised ‘islands’
Les réunions de niveau 1 doivent être soutenues par des outils tels que des techniques standardisées de résolution de problèmes, des procédures opérationnelles normalisées (POS) et un système numérique de gestion quotidienne. Cela permet d'élever (et de relier) l'ensemble de la boucle PDCA, ce qui est essentiel à la réussite de l'amélioration continue. Toutefois, les organisations doivent veiller à ce que toutes les normes et tous les processus soient élaborés ensemble, et non de manière isolée. Si l'on ne tient pas compte de tous les processus adjacents, on risque d'aboutir à un mauvais alignement des personnes, à des silos d'information et à des procédures non optimales.
L'image ci-dessous montre comment nous avons conçu la plateforme interconnectée TeamAssurance pour éviter les "solutions ponctuelles" (numériques ou analogiques) optimisées localement et déconnectées qui n'aident pas, et peuvent même entraver la progression vers vos objectifs.
Si vous êtes une entreprise dans le besoin (ou un consultant avec des clients dans le besoin) et que vous souhaitez explorer les opportunités offertes par les outils numériques d'aide à l'allègement, contactez-nous dès aujourd'hui pour une démonstration de la plateforme TeamAssurance.
