Efficace et revue de projet dans la même phrase ? Oui, c'est possible avec les rapports lean A3.
J'ai participé à des examens de projets d'amélioration continue pour lesquels aucun progrès n'avait été réalisé depuis le dernier examen. Je comprends pourquoi : tout le monde a un travail quotidien. Il faut faire des efforts pour mener à bien plusieurs projets, ou un projet en plus des tâches quotidiennes habituelles. Cependant, il est possible d'exécuter plusieurs projets en même temps. De même qu'il est possible de mener de front des tâches quotidiennes et des tâches liées à un projet. Vous pouvez facilement éviter de prendre du retard sur un projet particulier si vous commencez à le considérer comme des pierres dans un bocal. Les pierres sont les tâches que vous devez accomplir chaque jour, mais il y a toujours de la place entre les deux pour le sable. Je trouve le temps en ayant un système qui me permet (ainsi qu'à mes équipes) de hiérarchiser et de gérer facilement ces tâches.
Un système de gestion quotidienne (SGQ) efficace est essentiel. Vos tâches quotidiennes et vos tâches de projet doivent être hiérarchisées et exécutées les unes par rapport aux autres. Cela signifie qu'elles figurent dans la même liste que vous et votre équipe examinez chaque jour. Nous utilisons des rapports A3 allégés dans lesquels les actions sont automatiquement insérées dans notre système de gestion quotidienne.
Le format de rapport A3 est idéal pour l'examen des projets. L'objectif, les informations de base, les données justificatives et les actions sont regroupés en un seul endroit. La liste des activités, quant à elle, est parfaite pour hiérarchiser et exécuter les tâches. Ici, nous avons le meilleur des deux mondes, et le rapport A3 et la liste sont tous deux visibles pour moi, mon équipe et les autres équipes.
Dans TeamAssurance, toutes les informations sont en direct et mises à jour en temps réel. Des notifications sont automatiquement envoyées aux personnes. Les actions A3 sont répertoriées dans la liste des actions quotidiennes de l'équipe, avec les autres tâches.
Voici comment nous utilisons un modèle de rapport A3 allégé pour piloter nos projets.
Ordre du jour
Les conversations à bâtons rompus sont acceptables, mais pas dans le cadre d'un examen de projet. Le format A3 offre une vue structurée du contexte, des objectifs et des recherches du projet. Vous pouvez également joindre toutes les données justificatives afin qu'elles puissent être rapidement référencées.
Il n'y a pas non plus d'administration nécessaire pour préparer cela, car les données sont en direct et les actions sont exécutées tous les jours dans le cadre du DMS. L'A3 est toujours à jour, les actions sont classées par ordre d'échéance et leur statut est clair.
Objectif
Vous réunissez un groupe de personnes (à un coût non négligeable pour l'organisation) en vue d'atteindre un objectif particulier. Les détails de cet objectif et la manière dont il contribue aux objectifs de plus haut niveau doivent être clairs pour toutes les personnes impliquées. Les objectifs d'un rapport TeamAssurance A3 sont toujours liés à un arbre des objectifs, qui donne le contexte plus large de l'objectif du projet.
Le fait de garder cet objectif à l'esprit peut faciliter les discussions sur les actions ou les améliorations qui doivent être réalisées dans le cadre du projet, et sur celles qui sont de bonnes idées, mais hors du champ d'application.
Responsabilité
Chaque rapport A3 a un attributaire qui dirige le projet et est responsable en dernier ressort de la livraison. Cependant, il s'agit d'une responsabilité d'équipe. Lorsque l'assigné est absent pendant un certain temps, l'équipe du projet est au courant des actions parce qu'elles sont automatiquement incluses dans la liste des actions quotidiennes. Cette combinaison de transparence, de responsabilité individuelle et de responsabilité d'équipe constitue la tempête parfaite pour la réalisation d'un projet.
Vous pouvez voir ci-dessous à quel point les rapports A3 peuvent être riches lorsqu'ils font partie d'un système connecté :
Attribuer des actions
Le travail dont personne ne veut : Le procès-verbal. À moins que vous ne souhaitiez revenir dans cette salle pour discuter des mêmes points la prochaine fois, demandez à quelqu'un de mettre à jour et d'ajouter de nouvelles actions en temps réel, au fur et à mesure que les discussions se déroulent. Envisagez de changer le titre du rôle de preneur de notes en preneur d' actions, vous voyez ce que je veux dire. Les procès-verbaux sont passifs, les actions sont assertives - et nous sommes tous ici pour faire avancer les choses, n'est-ce pas ?
À la fin de la révision, résumez les nouvelles actions, assurez-vous qu'elles sont assignées à la bonne équipe - avec une date d'échéance. Mettez ensuite à jour la date du prochain rapport A3/de la prochaine revue de projet. Les actions sont automatiquement partagées avec toutes les équipes concernées et visibles dans votre système de gestion quotidienne. La transparence engendre la responsabilité. Cela signifie que vous ne partagerez pas les procès-verbaux dans un courriel ou un document Word.
Prendre des décisions
L'objectif d'une revue de projet est de prendre des décisions ou de prendre des mesures en vue de prendre ces décisions. S'il n'y a pas de décisions et que toutes les actions sont terminées à la fin de la session d'examen, vous avez atteint la fin de la phase de mise en œuvre (ou la session s'est transformée en un "bulletin météo" auquel les gens assistent par habitude au lieu de se diriger vers un résultat).
Poursuivre l'examen du projet après sa mise en œuvre et en mesurer l'impact. C'est un point essentiel ! Collectivement, vous avez investi beaucoup de temps et d'efforts, alors suivez le succès relatif et déterminez si cela a porté ses fruits.
Les projets A3 s'inscrivent dans le cadre de l'initiative Greater C.I.
L'A3 est un outil fondamental dans un processus idéal de gestion quotidienne. Il permet d'aligner les personnes sur les objectifs de l'organisation et du département chaque jour. En outre, il permet de concentrer les efforts et les conversations sur le(s) problème(s) à résoudre. Mais n'oubliez pas que l'utilisation des rapports A3 ne doit en aucun cas être une approche "prête à l'emploi". Le rapport A3 ne doit pas non plus être créé de manière isolée. Des techniques standardisées de résolution des problèmes, une documentation et un processus de gestion quotidienne par paliers soutenant l'ensemble de la boucle PDCA sont également essentiels pour tirer le meilleur parti d'un rapport A3.
L'image ci-dessous montre comment nous avons conçu TeamAssurance comme une plateforme interconnectée afin d'éviter les "solutions ponctuelles" déconnectées (numériques ou analogiques) qui peuvent conduire à une performance sous-optimale de vos efforts d'amélioration continue.
TeamAssurance soutient votre système de gestion quotidienne afin de stimuler la productivité et de favoriser l'amélioration continue. Si vous êtes une entreprise dans le besoin (ou un consultant avec des clients dans le besoin) et que vous souhaitez discuter des opportunités offertes par les aides numériques aux outils Lean, contactez-nous pour une démonstration.
