Les réunions de niveau allégé sont essentielles pour améliorer l'engagement et la collaboration avec votre personnel. Ces réunions quotidiennes offrent une plateforme structurée pour favoriser l'amélioration continue. Dans ce blog, nous abordons quelques éléments pratiques de la mise en œuvre de ces réunions au sein de votre organisation, afin d'en assurer le succès (et l'impact).
Si vous vous demandez ce qu'est une réunion à plusieurs niveaux, nous vous conseillons de commencer par lire ce qui suit. nous vous suggérons de commencer par lire : Les réunions à plusieurs niveaux sont la première étape vers l'excellence opérationnelle.
Impliquer toutes les parties prenantes
La première étape de la mise en œuvre des réunions à niveaux allégées consiste à reconnaître leur importance et à obtenir l'adhésion de toutes les parties prenantes. Communiquez sur la valeur de ces réunions en tant que moyen de libérer le potentiel de vos employés et d'améliorer la satisfaction des clients.
En soulignant le rôle essentiel du personnel de première ligne dans la réussite de l'organisation, le soutien dont il a besoin de la part de tous les autres niveaux et la manière dont les niveaux de gestion en bénéficieront, vous pouvez susciter le soutien et l'enthousiasme pour l'initiative dans l'ensemble de l'organisation.
Une structure de réunion à plusieurs niveaux offre les avantages suivants (et bien d'autres encore) :
- L'amélioration continue est un principe de base pour l'ensemble du personnel.
- L'information circule librement, horizontalement et verticalement, dans l'ensemble de l'organisation.
- Élimination des goulets d'étranglement managériaux et lutte contre les incendies.
- Activité d'amélioration autonome en première ligne.
- Contribution et connexion de l'ensemble de l'organisation à la planification et à l'exécution de la stratégie.
Les réunions de niveau allégées nécessitent une approche centrée sur les personnes
Pour donner le coup d'envoi aux réunions à plusieurs niveaux, n'oubliez pas le principe du "respect des personnes". Commencez par encourager les employés à exprimer leurs frustrations et leurs difficultés. Il s'agit de pertes pour l'entreprise. Elles sont parfaitement connues. Pourquoi ne pas commencer par là ?
Nous nous penchons sur la manière d'aborder les réunions de niveau fondamental (et la gestion quotidienne) dans le webinaire ci-dessous :
Créez un espace sûr où ils peuvent partager leurs expériences et contribuer à la résolution des problèmes. En répondant à ces préoccupations immédiates, vous établissez la confiance et montrez aux employés que leur voix est entendue et appréciée.
À partir de là, vous pouvez passer à une culture sans blâme où chacun assume la responsabilité de la réussite de vos initiatives. Cet environnement psychologiquement sûr est essentiel pour que les réunions à plusieurs niveaux soient durables et significatives.
Un autre de nos webinaires animé par Matt Mafrici, PDG de TeamAssurance, se concentre sur la façon de continuer à construire sur cette base pour capitaliser sur la synergie :
Vos collaborateurs sont plus enclins à garder un œil critique (et une perspective holistique) sur les processus et leurs propres performances. Ils se sentent à l'aise pour partager un retour d'information en sachant qu'il aura un sens, qu'il sera étayé par des preuves et qu'il aura un impact.
Tenir compte de la méthodologie et de l'évolutivité des systèmes
Élaborer une méthodologie qui réponde aux besoins spécifiques de votre organisation et s'aligne sur vos objectifs d'amélioration continue. Gardez le processus simple, en vous concentrant sur les mesures clés et les étapes réalisables.
Établissez un cadre clair pour la hiérarchisation des problèmes, la résolution des problèmes et les canaux de communication. Au fur et à mesure que vous acquérez de l'expérience et du succès, augmentez le nombre de problèmes traités tout en gardant le contrôle grâce à des processus opérationnels efficaces. C'est là qu'un système numérique de gestion quotidienne (DMS) est si utile - et c'est pourquoi les équipes les plus performantes l'utilisent.
Comme le montre l'étude de cas vidéo ci-dessus, un DMS tel que TeamAssurance vous permettra d'intégrer facilement les meilleures pratiques, de capturer les données et d'étendre votre amélioration continue. Les informations sont visibles et les décisions sont fondées sur des données. Ces informations sont communiquées et mises en œuvre principalement dans le cadre de la réunion de l'échelon le plus bas.
C'est pourquoi ces réunions quotidiennes sont un élément fondamental des systèmes de gestion quotidienne. C'est le meilleur outil pour travailler sur l'entreprise tout en travaillant dans l'entreprise. Tout en veillant à ce que tout soit simple et à ce que chaque information soit accessible à tous vos collaborateurs.
Un cadre C.I. et non des "îlots" optimisés au niveau local
Les réunions de niveau allégé ne sont qu'un élément du cadre d'amélioration continue. Il est toujours essentiel de développer simultanément les techniques de résolution des problèmes, les procédures opérationnelles normalisées (POS) et la gestion quotidienne globale. Pour réaliser des progrès constants dans le cadre de la boucle PDCA, les normes et les processus ne doivent pas être développés de manière isolée. Si l'on ne tient pas compte de tous les processus adjacents, on peut aboutir à un mauvais alignement des personnes, à des silos d'information et à des procédures sous-optimales.
L'illustration ci-dessous montre comment nous avons conçu la plateforme interconnectée TeamAssurance pour éviter les "solutions ponctuelles" (numériques ou analogiques) optimisées localement et déconnectées qui n'aident pas, et peuvent même entraver la progression vers vos objectifs.
Si vous êtes une entreprise dans le besoin (ou un consultant avec des clients dans le besoin) et que vous souhaitez explorer les opportunités offertes par les aides numériques aux réunions de niveau Lean, contactez-nous dès aujourd'hui pour une démonstration de la plateforme TeamAssurance.
Lean Tier Meetings FAQs
What are the key benefits of implementing lean tier meetings in an organisation?
Lean tier meetings facilitate continuous improvement as a standard practice for all staff. They encourage free-flowing information horizontally and vertically throughout the organisation. These meetings help in eliminating managerial bottlenecks and the need for constant firefighting. Autonomous improvement activities are enabled at the frontline and there is a connection to strategy planning / execution.
How should an organisation start implementing lean tier meetings?
- Begin with a people-first approach, respecting employees’ opinions and encouraging them to voice their frustrations and challenges.
- Create a safe, no-blame environment where employees feel heard and valued, and are comfortable sharing feedback.
- Focus on establishing trust and showing that employee voices have a meaningful impact on organisational processes.
How can an organisation scale lean tier meetings?
Develop a simple, effective methodology aligned with the organisation’s unique needs and continuous improvement goals. Establish a clear framework for issue prioritisation, problem resolution, and communication. Utilise a digital daily management system (DMS) to embed best practices, capture data, scale continuous improvement, and facilitate data-driven decisions.
