A APM simplificou o seu processo de desvios para melhorar a eficiência, os relatórios em tempo real e envolver profundamente os operadores na causa principal dos problemas de conformidade. Uma revisão da execução da sua estratégia, juntamente com a implementação do TeamAssurance, permitiu à APM alcançar os seguintes resultados:
- Visibilidade em todo o sítio do progresso e do estado do desvio
- Redução das escaladas para a liderança
- Redução do tempo de ciclo dos desvios
- Redução do atraso de desvios
Atrasos na comunicação entre equipas
A APM (Australian Pharmaceutical Manufacturers) é um dos maiores fornecedores de serviços de fabrico e embalagem de produtos nutracêuticos na Austrália e conta com muitos dos principais participantes no sector da saúde e do bem-estar como clientes.
Anteriormente, os desvios eram geridos num formulário em papel. Este facto dificultava a identificação de quem tinha o documento físico e em que fase se encontrava a investigação. Além disso, como se tratava de um documento escrito à mão, a legibilidade era por vezes difícil. Muitas vezes, só era preenchido depois de todas as acções terem sido concluídas, dependendo muito da memória das pessoas relativamente às decisões tomadas.
As acções e os escalonamentos eram escritos em post-its e adicionados ao quadro de uma equipa. O contexto para ajudar e acompanhar a conclusão era definitivamente um desafio com este sistema. As informações recolhidas e partilhadas nas reuniões de nível eram isoladas e de difícil acesso. O estado não era claro, as acções eram por vezes "estacionadas", o que resultava num atraso de desvio. Os escalonamentos exigiam a deslocação do post-it do quadro de uma equipa para outro. Consequentemente, apenas os principais processos estavam a ser transferidos de forma consistente e nem sempre era fácil encontrar o post-it de uma ação.
Comunicação em tempo real dos desvios de conformidade
A equipa de Qualidade pegou no seu formulário de desvio em papel e concebeu-o como uma lista de verificação do TeamAssurance. Disponibilizaram a lista de verificação aos Operadores, confiantes de que estes levantariam desvios porque se trata da mesma plataforma que utilizam para gerir as suas actividades diárias. O aumento do envolvimento da linha da frente e a melhoria da colaboração entre equipas reduziram o esforço de administração da conformidade da equipa de Qualidade. As acções viajam juntamente com o desvio, e qualquer pessoa a quem seja atribuída uma ação tem contexto através dos detalhes, fotografias, vídeos e comentários. Acabaram-se as correrias pelos corredores e as tentativas de encontrar e decifrar os últimos desenvolvimentos.
Uma delegação eficaz conduz a um melhor planeamento
Anteriormente, existia um atraso de desvio e havia problemas logísticos relacionados com o armazenamento de produtos que estavam à espera de ser expedidos. Atualmente, é raro que os desvios em atraso atrasem o lançamento de um lote.
A equipa de liderança tem visibilidade em tempo real de todos os desvios, e as actualizações de estado, responsabilidade e datas de vencimento podem ser alteradas no quadro digital. A equipa de liderança também é menos afetada pelos desvios, porque os escalonamentos são agora uma exceção e não a regra.
"Estávamos a ter muitos atrasos na obtenção de desvios. Os desvios surgiam como uma escalada - digamos, até ao nível da equipa de liderança, e depois era tomada a decisão de os levantar. Porque é que o desvio ainda não foi levantado? E essa pergunta estava a ser feita muitas vezes. Agora estamos a conseguir que as coisas sejam levantadas de imediato por todos os níveis da empresa"
- Alison Rose, Gestora da Qualidade
Anteriormente, a equipa de Qualidade tinha uma visão de duas semanas e reagia a notas de post-it. Agora têm visibilidade muito para além da quinzena seguinte. Podem estabelecer prioridades e planear o trabalho de desvio para gerir eficazmente o calendário de lançamentos.
Compliance is Just One Part of the C.I. Framework, Not Just Locally Optimised ‘Islands’
Para que qualquer um dos processos acima referidos não só seja sustentado, mas também prospere, deve ser apoiado por ferramentas e sistemas adjacentes. As organizações devem ter em mente a forma como os vários elementos se interligam - e garantir que não os optimizam ou desenvolvem isoladamente.
As técnicas normalizadas de resolução de problemas, a documentação clara e as pistas de auditoria, a gestão visual e um sistema de gestão diária por níveis devem ser integrados para gerir todo o ciclo PDCA.
A imagem abaixo, da plataforma TeamAssurance, mostra como concebemos uma plataforma interligada que evita "soluções pontuais" desconexas (digitais ou analógicas) que não ajudam, ou até funcionam como barreiras, para alcançar uma estrutura de IC optimizada.
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