Aujourd'hui, plus que jamais, il est temps de revoir votre investissement (et votre attention) dans la gestion et le développement des compétences. Si les chiffres varient d'un pays à l'autre et d'un secteur à l'autre, une chose est claire : le manque d'avancement professionnel, de formation et d'épanouissement sont les principales raisons pour lesquelles les gens partent vers des horizons plus verdoyants.
Cette situation, associée à la pénurie de travailleurs qualifiés, fait de la fidélisation des employés une priorité pour les organisations du monde entier.
Les compétences sont en passe de devenir la monnaie d'échange par laquelle les gens trouvent un emploi et les organisations évaluent leur personnel. Il est donc essentiel que les organisations disposent des systèmes adéquats pour faciliter la visibilité et identifier les lacunes en ce qui concerne les compétences des employés.
Non seulement pour rester en phase avec les systèmes externes mis en place pour le futur marché des compétences, mais aussi pour créer un facteur de différenciation concurrentielle pour l'organisation elle-même. Alors que la conformité est souvent gravée dans le marbre par des forces extérieures, de nombreux éléments doivent être pris en compte lors de l'élaboration de vos programmes de formation et de développement internes.
Il existe trois perspectives clés pour encadrer la réflexion lorsqu'il s'agit d'améliorer la façon dont vous construisez et réalisez des initiatives de formation :
La visualisation de ces éléments par rapport à notre cadre d'amélioration continue permet de clarifier le niveau que chaque élément soutient :
En utilisant un tel cadre, vous pouvez mieux définir les objectifs de vos programmes. En outre, vous pouvez identifier les avantages que les améliorations dans ces domaines apporteront et mettre en évidence le coût de l'inaction. N'oublions pas que l'adhésion de toutes les parties prenantes est essentielle à la réussite de toute initiative d'IC.
Now this is a particularly meaty topic – one which can’t be summarised within one blog. So there’ll be a few articles in this skills management series I imagine as we look to discuss these perspectives in detail. Nevertheless, in this article we’ll try and capture the ins and outs, main motivations and assumptions when it comes to dynamic skills management.
La gestion des compétences n'est en aucun cas un processus linéaire ; divers éléments et considérations doivent être pris en compte simultanément. Mais pour faciliter la compréhension, nous allons passer en revue les perspectives mentionnées ci-dessus dans l'ordre.
Commençons par le point de vue de l'organisation...
Le point de vue de l'organisation en matière de compétences et de conformité
En matière de conformité, il est assez évident qu'il est important que le personnel respecte les normes réglementaires et détienne les certifications appropriées. En bref, la conformité nous permet de rester en activité et d'offrir en toute sécurité (et de manière efficace) de la valeur à toutes nos parties prenantes.
The way that we train our staff, however, is an area ripe for improvement in order to achieve benefits beyond a simple tick in the ‘compliant’ checkbox. Establishing a skills management framework for development is a strategic endeavour that leads to ongoing efficiencies and supports / accelerates growth.
Start with key, value-creating skills management processes
La documentation (et l'accessibilité) constitue l'étape fondamentale dans la mise en place d'une base solide pour des programmes d'IC efficaces. Cela permet de formaliser et de normaliser les pratiques, d'intégrer une méthode de travail qui peut être étendue à l'ensemble de l'organisation.
In terms of skills development that means not only recording the various processes, but also the skills and/or certifications required to complete them. The act of documenting standards, creating training schedules, assigning trainers, and recording compliance requirements will highlight where skills management value is created.
Ces processus critiques que le personnel doit comprendre et auxquels il doit adhérer sont intrinsèquement ceux qui apportent de la valeur. Ces processus intrinsèques, et souvent idiosyncrasiques, sont à la base du succès de l'organisation. Ainsi, en identifiant ces processus et les exigences de conformité, vous pouvez mieux comprendre quels actifs incorporels doivent être protégés.
Faire de la connaissance organisationnelle un atout
La mise en place d'une formation standardisée qui peut être suivie au même degré par chaque employé transforme le "savoir-faire" de l'entreprise en un atout. Vous sortez les connaissances spécialisées de la tête des gens et vous les intégrez dans une documentation/des processus qui peuvent être répétés. Par conséquent, toutes ces informations cruciales (et cette façon de faire) restent au sein de l'entreprise, même lorsque les employés quittent l'entreprise.
Cela nous aide à atténuer le "risque lié aux personnes clés", c'est-à-dire le risque qu'un employé propriétaire d'un processus soit écarté de celui-ci. Par exemple, il peut être débauché par une autre entreprise, tomber malade, se blesser, voire changer de secteur de l'organisation ou partir à la retraite.
Le fait d'avoir de la documentation en place (et accessible) permet d'atténuer les problèmes liés aux changements de personnel. Avec une plateforme comme TeamAssurance, l'information est là pour identifier les capacités actuelles et notifier de manière proactive au personnel les lacunes en matière de compétences. Cela permet de planifier l'amélioration des compétences du personnel existant, de procéder à des recrutements proactifs et de s'assurer que les informations nécessaires à la formation des futurs remplaçants sont disponibles.
Comme nous le verrons plus loin dans cet article, l'objectif devrait toujours être de conserver les employés le plus longtemps possible. Vos équipes bénéficient d'une source de mentorat et d'une expérience précieuse, et l'organisation peut conserver un responsable de processus très performant. Cependant, pour garder ces employés qualifiés et performants à n'importe quel niveau sur ce marché, vous devez montrer que vous avez de grands espoirs et des projets concrets pour leur carrière.
Identifier le potentiel du personnel (et savoir s'il le réalise)
Maximiser le potentiel de votre personnel n'est pas seulement une démarche positive, c'est aussi une démarche responsable d'un point de vue fiscal. Après tout, vous payez pour l'ensemble de la personne, vous voulez donc obtenir un retour maximal sur votre investissement, n'est-ce pas ?
Lorsque les organisations disposent de normes documentées et d'enregistrements précis des compétences des employés, il est facile d'identifier quand le personnel atteint son potentiel. En cas de lacunes dans les compétences, l'organisation peut demander au membre du personnel de suivre la formation adéquate ou désigner un collègue pour l'aider par le biais d'un mentorat.
Des programmes de formation concrète et continue permettent également aux membres du personnel de s'améliorer au-delà du statu quo. Ils leur donnent l'occasion de se perfectionner, ce qui permet à l'entreprise de disposer d'un employé plus complet.
On that note, training doesn’t have to be delivered in just one form. In order to offer your employees the best chance of achieving their potential you must consider both formal and self-paced training opportunities across multiple channels and formats. This is another area where a digital skills management module outperforms traditional ‘point solutions’ for training.
Il peut avertir le responsable et le stagiaire lorsqu'une formation est requise ou achevée, ainsi que de la méthode par laquelle elle doit être dispensée.
Ce qui nous amène à une autre considération essentielle pour nos cadres de formation et de conformité : le processus.
Applying Process Perspective to Skills Management & Compliance
En matière de formation et de conformité, le processus joue un rôle important dans l'efficacité de votre programme. Après tout, ce sont les systèmes par lesquels votre personnel apprend à créer de la valeur pour l'entreprise. Pour bien faire, il faut comprendre comment la formation est dispensée, comment les apprentissages et les compétences sont classés par ordre de priorité et quels sont les outils ou la documentation mis à la disposition de votre personnel.
Nous devons nous assurer que nous avons une idée de ceux qui doivent exister, de ce dont ils ont besoin pour fonctionner efficacement et de ceux de nos collaborateurs qui devraient y participer. Il ne s'agit pas d'un projet "prêt à l'emploi" ; il faut s'engager à procéder à des révisions régulières par l'équipe de direction, à recueillir les réactions de vos équipes et à expérimenter des méthodologies.
Un bon point de départ - comme pour la plupart des choses en matière d'allégement - est de réfléchir à la manière dont les personnes s'intègrent dans l'équation.
La mise en évidence du processus permet d'identifier les responsables du processus.
Lorsque vous prenez le temps d'identifier vos processus critiques, vous gagnez également en visibilité sur les personnes qui doivent en être responsables. En d'autres termes, s'il y a quelqu'un qui s'en occupe - nous y reviendrons plus loin.
C'est extrêmement précieux, car cela nous permet de mettre en place des personnes pour ces processus orphelins et de veiller à ce que tous les membres de l'organisation aient une vision claire des responsabilités.
Cela signifie qu'aucun processus n'est laissé sans propriétaire ou sans amélioration à long terme. La responsabilisation mène à l'efficacité ; l'efficacité produit de la valeur plus rapidement. Une valeur pour l'organisation, pour l'employé, pour le client et pour le processus lui-même. Tout ce qui crée de la valeur doit être considéré comme prioritaire et protégé en tant qu'actif intégral de l'entreprise.
Il s'agit d'une recette auto-entretenue d'amélioration continue :
- Examiner et valider les processus clés
- Créer une documentation
- Attribuer des responsables et déléguer la formation
- Recueillir les réactions des parties prenantes et les rapports de la plateforme
- Ajuster ou mettre en œuvre le processus sur la base des informations.
- Retour à l'étape 1
Bien entendu, l'objectif est atteint de manière optimale lorsque l'information est facile à saisir ou à introduire, et que les personnes concernées y ont facilement accès.
Sommes-nous en train d'associer les bonnes compétences (et les bonnes personnes) aux bons processus ?
Pour s'assurer que les processus sont respectés à chaque fois, les organisations doivent veiller à ce que le personnel possède les compétences adéquates pour la tâche à accomplir. Cela signifie qu'il faut identifier et documenter les compétences / certifications requises pour chaque processus. Cela permet de s'assurer que le nombre de personnes formées pour cette tâche est suffisant et d'identifier les domaines dans lesquels il est nécessaire d'augmenter les effectifs ou d'investir dans des formations complémentaires.
Il offre également davantage d'opportunités de recueillir un retour d'information significatif afin d'améliorer ou de développer les processus. Cela contribue à rendre l'organisation plus résiliente et les programmes de formation plus solides.
Il en résulte une plus grande confiance du personnel dans les outils et les systèmes, ainsi qu'une confiance dans l'organisation qui l'aidera à développer ses compétences.
Anticiper les déficits de compétences
Lorsqu'il existe des responsables de processus clairs et que les exigences en matière de compétences sont exposées de manière transparente, une organisation est parfaitement en mesure de se défendre contre les lacunes en matière de compétences. Elle devient plus efficace en s'assurant que les bonnes personnes sont disponibles pour chaque processus à tout moment. Il devient très clair (très rapidement) qui possède les compétences requises lorsque tout est documenté et visualisé de manière efficace.
La matrice des compétences est un moyen simple mais efficace de suivre les progrès réalisés en matière de certification et de développement des compétences. Le fait que cet outil soit connecté au système de gestion quotidienne et qu'il recueille les données en temps réel élimine la charge administrative liée à la mise à jour de la formation. L'évaluation des capacités d'une équipe, d'un échelon ou d'une fonction peut se faire en quelques clics. Il en va de même pour la délégation de la formation et l'attribution de la propriété des processus.
Les organisations peuvent anticiper les lacunes potentielles en formant leur personnel, en organisant des formations de recertification ou en transférant des employés d'autres domaines possédant les compétences requises. Cela permet d'atténuer le "risque de personne clé" susmentionné et de renforcer le potentiel des équipes.
Même lorsqu'il n'y a pas de problème urgent, des opportunités se présentent lorsque vous savez où les personnes pourraient être formées davantage ou quand leurs certifications arrivent à échéance. Vous pouvez programmer plus efficacement les formations, assigner des activités d'apprentissage à votre rythme ou simplement avoir des conversations plus constructives avec les employés sur leurs attentes et leurs souhaits en ce qui concerne le développement de leurs compétences.
Vous pouvez constater que les personnes (y compris vous-même) sont les premières concernées par les actions à entreprendre et qu'elles en tirent le plus grand bénéfice. Ce qui nous amène à...
L'importance de la gestion des compétences du point de vue des employés
Toute décision au sein d'une organisation qui ne met pas les personnes au premier plan est vouée à manquer sa cible. Le marché concurrentiel des compétences a entraîné une évolution globale vers une dynamique de travail centrée sur l'employé. Sans compter que l'exclusion de nos collaborateurs de la conversation va à l'encontre du "respect des personnes" - un principe fondamental de Lean.
Ainsi, lorsque vous envisagez la formation et la conformité du point de vue de l'employé, l'amélioration et le renforcement de l'engagement doivent être au cœur de votre réflexion.
La formation renforce la confiance et la loyauté de votre personnel
Lorsque vous mettez en place des plans solides de développement de carrière et de formation, vous dites implicitement : "Nous voulons que vous restiez avec nous à long terme. Voici toutes les choses que nous allons réaliser ensemble".
Les employés se sentent en sécurité, sachant ce que l'on attend d'eux pour progresser, comment démontrer leur valeur pour l'organisation et ce qu'ils recevront en retour. Ils ne se posent plus de questions telles que : "Est-ce que je fais du bon travail ?" ou "Est-ce que je suis fait pour ce poste ?". ou "Suis-je fait pour ce poste ?".
Le sentiment de sécurité de l'emploi, ainsi que le respect de l'organisation, sont des facteurs importants qui déterminent si les employés commencent à chercher un nouveau poste. En fait, selon une étude récente, 76 % des salariés sont plus enclins à rester dans une entreprise qui propose une formation continue.
Un manque de confiance ou une faible perception de la sécurité de l'emploi peut amener les employés à faire du shopping. Souvent, ils le font avant d'être sanctionnés ou licenciés. Il s'agit souvent d'un mécanisme de défense pour éviter de se sentir gêné.
En revanche, lorsque les employés se sentent en confiance et responsabilisés, ils sont plus susceptibles d'évangéliser au nom de l'organisation. Cela peut conduire à une réserve régulière de nouveaux talents et à une réduction des coûts de recrutement - un résultat gagnant-gagnant.
Identifying learning opportunities and facilitating continuous skills management.
Du point de vue de l'engagement, une grande partie de notre vie tourne autour du travail - d'où le dilemme de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il est donc logique que nous tirions une valeur intrinsèque et extrinsèque de cet investissement important de notre temps.
Le modèle de base de l'emploi consiste à démontrer sa valeur et à mettre en œuvre ses compétences au travail en échange d'un revenu, mais cela ne suffit souvent pas à procurer un sentiment de satisfaction profonde sur le long terme.
Tout comme la mise en place de plans de formation soutient l'organisation, elle offre également de la valeur aux employés en développant leur potentiel et en leur offrant des possibilités d'apprentissage.
Une culture de l'apprentissage et de l'amélioration nourrit notre désir inné de nous remettre en question. Elle joue sur notre propension, en tant qu'employés, à devenir plus complets et, par conséquent, sur notre sentiment de valeur sur le lieu de travail.
C'est là qu'un système de formation et de conformité robuste se distingue vraiment. Il permet d'assigner des événements de formation, de suivre leur progression et de capturer des données pour valider l'efficacité du système et de ses processus.
Évaluer le personnel en fonction de ses actes et non de ses paroles
Nous aimons tous penser que nos actions, nos compétences et notre valeur sont remarquées par nos collègues et nos dirigeants. Nous croyons également à l'idéal selon lequel l'avancement professionnel est basé sur le mérite.
Dans la réalité, ce n'est pourtant pas le cas sur de nombreux lieux de travail. Trop souvent, la gestion des compétences est un exercice de conformité et de cochage de cases sans signification.
Il n'est pas toujours facile d'identifier notre potentiel ou de faire en sorte qu'un travail de qualité soit remarqué et/ou documenté.
Bien sûr, les gros contrats que nous concluons, les améliorations globales des processus que nous apportons ou les échecs importants que nous évitons sont loués - mais qu'en est-il de nos succès et de nos contributions au jour le jour ? Qu'en est-il du fait d'avoir les bonnes personnes pour un projet ou un rôle qui requiert certaines compétences ?
En l'absence d'un système permettant d'enregistrer nos activités quotidiennes, nos actions et nos certifications, les organisations ont d'énormes zones d'ombre.
When an organisation has visibility of all of these elements they can easily identify their ‘rock stars’ and ensure talent is nurtured and rewarded. It also allows people to self-identify the areas they need to improve in and makes clear what needs to be undertaken in order to qualify for career progression.
La clarté et la visibilité tout au long de notre développement renforcent la confiance dans le système et, par conséquent, la confiance dans le fait que nos actions seront reconnues à leur juste valeur.
Comme vous pouvez le constater, la confiance est le dénominateur commun de ce que nous recherchons en tant qu'employés.
La clarté au service de la formation et de la conformité
Lorsque vous examinez vos systèmes de formation et de conformité (ou leur absence), vous devez tenir compte de plusieurs points de vue pour identifier la bonne voie à suivre. Un point commun à toutes ces perspectives est que la visibilité et la clarté sont sources de valeur.
Cette clarté n'est possible qu'en examinant régulièrement nos initiatives de formation et en s'y concentrant. Nous devons entreprendre ces examens en adoptant plusieurs points de vue et en nous posant les bonnes questions. Ce n'est qu'alors que nous pourrons identifier les systèmes nécessaires à la gestion des compétences.
Les compétences étant la monnaie de l'avenir, les organisations ont besoin d'un moyen d'identifier, d'organiser et de développer des ensembles de compétences afin d'attirer et d'entretenir leur main-d'œuvre.
La question à un million de dollars est donc la suivante : vos programmes de formation et de conformité sont-ils prêts ?
La gestion des compétences intégrée dans le cadre du C.I. - pas un système isolé
Pour parvenir à aligner tous nos collaborateurs sur les objectifs et les attentes, nous devons réfléchir à la manière dont nos différents processus et systèmes sont reliés entre eux. L'alignement de nos outils Lean, tels que les techniques standardisées de résolution des problèmes, les procédures opérationnelles normalisées (POS) et un processus de gestion quotidienne par paliers qui soutient l'ensemble de la boucle PDCA, est la clé de la réussite à cet égard.
L'illustration ci-dessous montre comment nous avons conçu une plateforme TeamAssurance interconnectée afin d'éviter les "solutions ponctuelles" (numériques ou analogiques) optimisées localement et déconnectées, qui obscurcissent notre compréhension des objectifs et des attentes.
Si vous êtes une entreprise dans le besoin (ou un consultant avec des clients dans le besoin) et que vous souhaitez explorer les opportunités offertes par les outils numériques d'aide à l'allègement, contactez-nous dès aujourd'hui pour une démonstration de la plateforme TeamAssurance.
