Plus nous construisons nos systèmes de communication et de résolution des problèmes, plus nos processus d'amélioration (ou tout autre processus en fait) seront fluides.
En tant que dirigeant, l'optimisation du flux d'informations et de matériaux dans votre processus est une priorité essentielle.
Toutefois, pour y parvenir, il faut mettre en place des structures efficaces de communication et de résolution des problèmes qui facilitent l'exposition des performances des processus et le flux de communication entre les individus, les équipes et les fonctions.
Gestion visuelle pour la communication et la résolution de problèmes
Le système de management visuel quotidien est un outil important pour mettre en place des structures de communication et de résolution de problèmes efficaces. Ce système doit fournir une représentation visuelle claire des performances du processus et mettre en évidence les domaines où des améliorations sont nécessaires.
Grâce à des repères visuels appropriés, les équipes peuvent rapidement déterminer quand une action est nécessaire et les dirigeants peuvent suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs.
Réunions et collaboration à plusieurs niveaux
Les réunions quotidiennes à plusieurs niveaux constituent une autre structure importante pour la résolution des problèmes. Ces réunions permettent aux équipes interfonctionnelles de se réunir, de discuter des progrès accomplis, d'identifier les problèmes potentiels et de convenir des mesures à prendre pour améliorer la situation. Bien entendu, l'engagement ne se limite pas à la tenue d'une réunion quotidienne.
Il s'agit de créer un environnement où l'information circule librement et se concentre sur les bons éléments pour permettre une action et une amélioration réelles.
Vous pouvez voir la résolution collaborative de problèmes et l'amélioration menée par la première ligne en action dans la vidéo ci-dessous. Regardez comment la mise en œuvre du système 5S dans un atelier est soutenue par de multiples équipes et niveaux, qui y contribuent :
Nous devons toujours viser à permettre "un fonctionnement et une gestion en un clin d'œil". Cela signifie qu'il faut prendre le temps de consulter nos publics lors de l'élaboration et de la mise en œuvre de tout outil et de l'organisation de réunions régulières.
Nous devons comprendre ce qu'ils veulent voir et comment ils ont besoin de le voir. Il est essentiel que nous expliquions et communiquions clairement les raisons de ce besoin. Ensuite, nous devons veiller à ce que les éléments visuels soient clairs et exprimés dans les termes les plus simples et les plus compréhensibles.
Il ne doit pas y avoir d'ambiguïté ou de confusion lorsque l'on regarde un tableau visuel. Les personnes qui ne connaissent pas du tout le processus doivent être en mesure de comprendre ce que les images communiquent.
Cela vaut pour tous les niveaux de notre organisation. Tout comme notre personnel de première ligne devrait se réunir quotidiennement ou par équipe, le personnel d'encadrement et de direction devrait également se réunir à un rythme régulier.
En veillant à ce que tous les niveaux de l'organisation participent à des réunions régulières, vous pouvez encourager la collaboration et vous assurer que tout le monde travaille pour atteindre les mêmes objectifs.
L'influence de la normalisation sur la communication et la résolution de problèmes
Pour permettre une résolution collaborative des problèmes et une communication efficace, les dirigeants doivent fournir un cadre permettant aux équipes de travailler ensemble. Lorsque ce cadre est en place, nos équipes peuvent identifier et rectifier les causes sous-jacentes des problèmes, plutôt que de se contenter de traiter les symptômes. Cette approche garantit que les bonnes améliorations sont apportées, ce qui permet d'obtenir des résultats durables.
L'exemple ci-dessous illustre l'impact d'un tel cadre, lorsqu'il est soutenu par un système de gestion quotidienne allégée:
La normalisation est un autre élément clé d'une communication efficace et de structures de résolution des problèmes. Les dirigeants doivent mettre au point des processus standard et un travail standard qui sont pratiqués avec discipline au fil du temps. Cela permet de s'assurer que tout le monde travaille de manière cohérente et qu'il est plus facile d'identifier et d'améliorer les domaines où l'on s'est écarté de la norme.
Un cadre pour l'I.C. Pas d'îlots isolés et optimisés au niveau local
À l'instar des structures de communication et de résolution des problèmes évoquées plus haut, des outils tels que les procédures opérationnelles standard (POS) et un processus de gestion quotidienne par paliers soutenant l'ensemble de la boucle PDCA permettront à chacun de s'aligner sur les objectifs de l'organisation et du service au quotidien. C'est la clé de la réussite et de la résolution des problèmes au quotidien. Elle facilitera la concentration et stimulera les conversations sur ce dont nous avons exactement besoin pour résoudre les problèmes de manière efficace.
Mais nous devons éviter de considérer chaque élément de nos efforts d'amélioration continue comme une île optimisée au niveau local.
Le graphique ci-dessous montre comment nous avons développé TeamAssurance en tant que plateforme interconnectée afin d'éviter les "solutions ponctuelles" déconnectées (numériques ou analogiques) qui peuvent entraver vos efforts d'amélioration continue.
Si vous êtes une organisation dans le besoin (ou un consultant avec des clients dans le besoin) et que vous souhaitez discuter des aides numériques aux outils Lean, contactez-nous pour une démonstration de la plateforme TeamAssurance.
